Que diriez-vous de gagner 2,5 heures dans votre journée de travail ? Pour la plupart d’entre nous, trouver plus de temps est un défi presque impossible. Mais rassurez-vous, il existe une solution utilisée par les grandes entreprises pour regagner des heures de productivité perdues : l’automatisation des processus d’entreprise (APB).
Dans une récente étude, les chercheurs ont découvert que nous passons en moyenne plus de 142 minutes par jour à effectuer des tâches administratives, de la paperasse et à saisir des données. Ce travail nous occupe tellement que 90% d’entre nous n’ont pas le temps de se concentrer sur des idées commerciales créatives. Ces tâches coûtent également cher aux organisations, avec des pertes estimées à plus de 534 milliards de dollars par an.
L’automatisation des processus d’entreprise consiste à confier à la technologie la responsabilité de ces tâches qui réduisent la productivité. Au lieu de perdre plus de 15 semaines par an à des activités banales et répétitives, nous pouvons faire appel à un logiciel pour les exécuter à notre place.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus d’entreprise ?
L’automatisation des processus métier (BPA) permet aux organisations de rationaliser leurs processus de base en automatisant une série de tâches répétitives. Au fur et à mesure que les organisations se développent, le nombre de personnes, d’équipes, de services et de tâches à coordonner augmente. Les méthodes manuelles créent des goulots d’étranglement et des erreurs qui peuvent devenir des obstacles désastreux.
Comparer à une simple plateforme de gestion des tâches, le BPA vous aide à créer, contrôler et gérer des flux de travail complexes à grande échelle. Il centralise tous les processus de votre organisation dans un seul portail.
Voici quelques exemples de tâches couramment automatisées dans un flux de travail :
- Approbations du marketing de contenu
- Processus d’intégration des nouveaux employés ou de départ du personnel
- Examen des demandes de congés
- Préparation des contrats de vente
- Remplissage automatique des accords et autres documents avec les informations de votre CRM
- Remplissage de feuilles de calcul
- Préparation des rapports
- Soumission de requêtes à une base de données en ligne
- Validation des données
- Attribution des tâches
L’automatisation est considérée comme un outil clé de transformation numérique, capable de libérer le potentiel inexploité des membres les plus performants de votre équipe. En leur permettant de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, l’automatisation peut augmenter la productivité de votre organisation de 20 à 25 %, selon les chercheurs.
Comment cela fonctionne-t-il concrètement ? L’automatisation des processus d’entreprise permet aux organisations d’accélérer leurs opérations quotidiennes, de prendre des décisions plus rapidement et en connaissance de cause, d’éliminer les goulots d’étranglement et de réduire les risques réglementaires. Elle permet également d’éliminer les processus manuels ou sur papier.
Il n’est donc pas surprenant que Gartner prévoie que 69 % des travaux de routine seront entièrement automatisés d’ici 2024.
Comment fonctionne l’automatisation des processus d’entreprise ?
L’APB se produit lorsque les organisations automatisent leurs processus, mais toutes les solutions de flux de travail ne se valent pas.
Le BPA permet à plusieurs applications de communiquer entre elles. Par exemple, un membre de l’équipe marketing peut créer une automatisation pour simplifier certaines parties d’un flux de travail, comme l’intégration d’une nouvelle adresse e-mail dans le CRM et une plateforme de marketing par e-mail distincte.
Une stratégie BPA efficace ne se limite pas à automatiser quelques tâches dispersées dans votre organisation. Il s’agit d’une initiative d’entreprise qui étend les avantages de l’automatisation à chaque rôle et à chaque équipe. Lorsque près de la moitié des travailleurs déclarent être trop occupés par des tâches administratives pour effectuer celles pour lesquelles ils ont été embauchés, il est crucial de donner à chaque employé le pouvoir de l’automatisation.
Pour gérer un programme BPA à grande échelle, les organisations se tournent vers la gestion des processus d’affaires (BPM).
BPA contre BPM : Quelle est la différence ?
Pour mieux comprendre le BPA, il est utile de comparer avec son cousin, la gestion des processus métier (BPM). Alors que le BPA se concentre sur l’automatisation d’une séquence de tâches, le BPM vise à gérer et à suivre ces flux de travail de bout en bout.
Sur le plan logiciel, le BPA permet l’automatisation. Une plateforme BPA offre l’architecture complète nécessaire pour gérer systématiquement chaque processus automatisé. Elle permet de faire circuler les tâches entre individus, départements et outils logiciels. Les plates-formes BPA offrent également une visibilité cohérente sur la progression des tâches depuis un point central.
Une plateforme d’automatisation des processus doit être à faible code, ce qui signifie que des travailleurs de tous les niveaux de compétence peuvent l’utiliser. En utilisant des applications de type glisser-déposer, les directeurs des ventes et les représentants du service client peuvent collaborer à la conception des flux de travail. Ces “développeurs citoyens” peuvent facilement intégrer des technologies avancées comme l’automatisation des processus robotisés ou l’intelligence artificielle pour étendre l’automatisation.
Les plateformes d’automatisation des processus numériques peuvent :
- Connecter des systèmes existants à des logiciels tiers pour renforcer l’automatisation
- Exploiter des intégrations d’IA tierces, l’apprentissage automatique et l’automatisation des processus robotiques (RPA) pour effectuer des tâches plus complexes telles que la lecture et l’extraction d’informations à partir de documents.
- Donner un sens aux données non structurées
- Apprendre et s’améliorer grâce à l’expérience
- Améliorer l’expérience client et employé
- Réduire les coûts opérationnels et augmenter les revenus
L’automatisation des processus numériques injecte de l’IA dans tous vos systèmes afin de minimiser le traitement manuel des données. En utilisant des logiciels plus efficaces et rapides, vous pouvez augmenter considérablement la vitesse de prise de décision et de traitement des informations au sein de votre organisation.
L’automatisation des processus d’entreprise en action
Les commerciaux passent traditionnellement une grande partie de leur journée à effectuer des tâches administratives telles que la création de rapports, la génération de listes ou la création de contrats. Avec des tâches fastidieuses et manuelles qui envahissent leur emploi du temps, ils ne consacrent que 25 % de leur temps à des activités à forte valeur ajoutée.
Prenons l’exemple courant de la génération de contrats pour les équipes de vente pour voir comment le BPA peut libérer un temps précieux.
Avant l’automatisation :
- Transfert manuel des informations
- Saisie intensive de données
- Navigation entre plusieurs applications
- Envoi de courriels aux responsables pour vérification des approbations
Après l’automatisation :
- Distribution automatique des informations aux bonnes parties
- Le contrat est acheminé vers un responsable pour approbation
- Saisie autonome des données
Grâce au BPA, les organisations réduisent non seulement le nombre d’étapes manuelles nécessaires pour effectuer les tâches, mais elles intègrent également différents systèmes pour former une machine connectée et efficace.
Comment démarrer avec l’automatisation des processus d’entreprise
L’adoption de l’automatisation des processus métier peut sembler décourageante. Pour lancer votre transformation numérique, nous vous recommandons de suivre trois étapes : commencer par automatiser un seul processus, définir votre logique métier et choisir une plateforme d’automatisation capable de répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise.
En suivant ces étapes, vous pourrez bénéficier des nombreux avantages de l’automatisation, tels que le gain de temps, l’augmentation de la productivité et la réduction des risques. Alors, n’attendez plus, lancez-vous dans l’automatisation des processus d’entreprise dès aujourd’hui !
