L’optimisation des processus grâce à l’automatisation des workflows est essentielle pour la compétitivité des entreprises. Que ce soit en intégrant des machines dans les chaînes de valeur ou en planifiant les processus des fonctions de soutien, l’objectif est d’accroître la productivité tout en standardisant les résultats.
Dans le secteur des services financiers, où toute erreur humaine est inacceptable, l’automatisation des processus représente une véritable opportunité de concentrer les ressources humaines sur des tâches à forte valeur ajoutée tout en réduisant les risques d’erreur. En effet, selon Kofax France, l’utilisation de logiciels d’automatisation de la capture et des workflows permet d’automatiser entre 50% et 90% des processus financiers.
Alors, qu’en est-il de la digitalisation des entreprises françaises ? Quels sont les avantages qu’elles peuvent en tirer ?
La démocratisation de l’automatisation des processus dans les services financiers
La digitalisation des fonctions financières a commencé il y a déjà longtemps, avec l’introduction de l’informatique dans les entreprises. Depuis lors, de nombreuses tâches dans les services financiers ont été automatisées, passant de la tenue de livres papier à l’utilisation d’ERP intégrant des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR). Les progrès techniques ont ainsi allégé le fardeau des comptables, directeurs administratifs et financiers, et trésoriers, en éliminant de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée, souvent chronophages et source d’erreurs.
Aujourd’hui, l’automatisation des processus financiers se démocratise, grâce à une “intelligence artificielle” de plus en plus performante. Selon un rapport de PwC publié en 2017, près d’un tiers des activités existantes dans le domaine financier pourraient être automatisées. Cette tendance à toujours plus d’automatisation est déjà observée chez les directeurs administratifs et financiers, où 65% d’entre eux déclarent disposer de processus standardisés et automatisés, selon une étude menée par EY.
Qu’entend-on exactement par automatisation des processus financiers ?
L’automatisation des processus, ou RPA (Robotic Process Automation), consiste à confier à un logiciel (ou un robot) un ensemble de tâches répétables en reproduisant, de manière identique ou non, les flux de travail normalement effectués par des humains. Il peut s’agir de tâches manuelles simples telles que copier, coller, trier ou remplir.
Pour ce faire, le RPA peut effectuer un certain nombre d’opérations pour atteindre le résultat attendu :
- Collecte d’informations à partir de différentes sources (factures, bases de données, API de logiciels tiers…) ;
- Traitement de ces informations ;
- Déclenchement de réponses ;
- Communication avec d’autres systèmes d’information.
Le RPA peut intervenir à différentes échelles des processus financiers, que ce soit pour la saisie comptable ou pour des processus plus complexes comme le Procure to Pay (approvisionnement au paiement). L’automatisation du P2P permet ainsi de générer de manière autonome le cycle d’approvisionnement d’une entreprise, de la commande au paiement.
Dans ce contexte, le RPA agit de manière autonome, tandis que les services financiers jouent un rôle de supervision.
Les avantages de l’automatisation des processus financiers
Tout d’abord, l’automatisation des tâches permet d’améliorer considérablement la productivité des services financiers. Sans remplacer les ressources humaines, elle leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que le contrôle de gestion, le conseil et la stratégie.
En effet, l’automatisation permet de gérer de manière autonome de nombreuses tâches qui étaient auparavant dévolues aux services comptables : notes de frais, saisie d’écritures comptables, gestion de la paie, gestion de la facturation, etc.
Ces tâches étaient particulièrement chronophages sans pour autant être complexes. De plus, elles pouvaient occasionner des erreurs aux conséquences dramatiques pour l’entreprise, tant sur le plan fiscal que sur celui de la gestion de trésorerie.
Ainsi, l’automatisation des processus financiers permet d’assurer une meilleure gestion du risque dans l’entreprise. Elle peut également inclure l’automatisation de la vérification des référentiels de fournisseurs afin de limiter les risques de fraude. La solution Trustpair, par exemple, permet de contrôler automatiquement les coordonnées bancaires et l’identité des fournisseurs, garantissant ainsi l’absence d’erreurs dans l’ensemble du fichier.
En plus d’éliminer les erreurs humaines, l’automatisation des processus financiers permet d’avoir une comptabilité à jour en continu. Avant, les clôtures provisoires des comptes pour les arbitrages financiers étaient aussi fastidieuses que la clôture annuelle d’exercice. Grâce à l’automatisation, il est désormais possible de générer des rapports réguliers pour surveiller en continu les indicateurs financiers stratégiques tels que la trésorerie, la marge opérationnelle et l’état des stocks.
Cela favorise également une meilleure communication et collaboration entre les différents services de l’entreprise, puisque chacun dispose d’informations fiables permettant des prises de décision éclairées en fonction des indicateurs financiers. De plus, il est possible d’interconnecter les différents processus automatisés de l’entreprise afin d’agréger les données provenant des différents services. En somme, l’automatisation ouvre de nouvelles perspectives pour l’organisation.
En fin de compte, l’automatisation se traduit par une meilleure productivité, une plus grande fiabilité et des économies pour l’entreprise. Elle offre aux services financiers l’opportunité de se concentrer davantage sur des tâches importantes et doit donc être perçue comme une chance pour l’organisation.
Points à retenir
- L’automatisation des processus, ou RPA (Robotic Process Automation), consiste à confier à un logiciel (ou un robot) un ensemble de tâches répétables, en reproduisant ou non les flux de travail normalement effectués par des humains.
- Dans le domaine financier, l’automatisation des processus apporte de nombreux avantages, tels qu’une meilleure gestion du risque, l’optimisation des tâches de saisie de données financières, l’amélioration de la communication et de la collaboration entre les services.
- En d’autres termes, l’automatisation des tâches permet de digitaliser les workflows, généralement réalisés manuellement par les équipes financières, afin de libérer du temps aux professionnels et de leur permettre de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur des tâches opérationnelles et chronophages.
- C’est dans cette optique que Trustpair, une solution de lutte contre la fraude en entreprise, automatise les processus de contrôle des coordonnées bancaires des tiers. En limitant les risques d’erreurs humaines et les anomalies dans le référentiel des fournisseurs, les professionnels gagnent du temps sur ces contrôles et peuvent se concentrer davantage sur l’analyse et la prise de décision stratégique.
