L’automatisation des processus métier est une aide précieuse pour les employés d’une entreprise ou organisation en les déchargeant des tâches fastidieuses, chronophages et à risque d’erreur. Selon une étude du cabinet de conseil Deloitte, 69% des DSI considèrent que l’automatisation des processus est leur principale préoccupation. La mise en place d’un logiciel métier personnalisé simplifie la gestion simultanée des données et des flux de travail complexes, offrant de nombreuses solutions.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?
L’automatisation des processus métier consiste à robotiser certaines tâches récurrentes ou chronophages au sein des processus, afin de les effectuer plus rapidement et sans erreurs, grâce à la technologie. Il existe différents acronymes qui gravitent autour de l’automatisation, tels que RPA, DPA et BPM. Voyons ensemble ce qu’ils signifient.
Définition des acronymes : DPA, BPA, BPM et RPA
- DPA (Digital Process Automation) désigne l’automatisation digitalisée des processus.
- BPA (Business Process Automation) signifie l’automatisation des processus d’entreprise.
- BPM (Business Process Management) représente la gestion des processus métiers.
- RPA (Robotic Process Automation) correspond à l’automatisation robotisée des processus.
Corrélation entre BPA et BPM
La gestion des processus métier (BPM) consiste à analyser, modéliser, automatiser, évaluer et corriger les processus pour maintenir leur compétitivité. Le BPM n’est pas un logiciel en soi, mais une approche stratégique de réflexion.
L’automatisation des processus métier (BPA) est utilisée opérationnellement au sein d’une application personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques d’une entité. Le BPA représente l’ensemble des automatisations et s’appuie sur les conclusions du BPM pour maintenir des automatisations efficaces sur le long terme.
Rapport entre BPA et RPA
L’automatisation robotisée des processus (RPA) est une sous-partie du BPA, concernant les actions réalisées par des robots, des bots informatiques, des robots logiciels ou encore l’intelligence artificielle. Les robots peuvent par exemple exporter des données d’un logiciel CRM pour les importer dans un ERP grâce à une synchronisation automatisée.
Pourquoi automatiser ses processus ? 5 grands avantages
Voici les 5 avantages qui démontrent comment l’automatisation des processus métier améliore leur fonctionnement :
Avantage n° 1 : une rapidité et un gain de temps considérables
L’automatisation des processus métiers accélère les tâches, l’import/export de flux de données et libère les employés des tâches fastidieuses à faible valeur ajoutée. Cela permet de gagner un temps précieux, de respecter les délais et d’anticiper les prochaines échéances.
Avantage n° 2 : une collaboration et une productivité accrues
Les automatisations des processus métiers facilitent la communication entre les collaborateurs internes et externes à l’organisation grâce aux notifications automatiques, aux rappels et à l’attribution de tâches robotisées. Cela favorise le travail collaboratif et accroît l’efficacité et la productivité de chacun.
Avantage n° 3 : la sérénité pour le DSI
Grâce à l’automatisation fiable des processus métiers, le DSI peut enfin dormir sur ses deux oreilles. Les processus deviennent fiables, la sécurité est renforcée et les erreurs humaines sont éliminées. La traçabilité des tâches permet d’identifier et de prévenir les éventuels problèmes.
Avantage n° 4 : une motivation renouvelée pour les collaborateurs
Les employés se débarrassent des tâches répétitives et ennuyeuses grâce à l’automatisation. Cela les soulage de missions chronophages et à risque d’erreurs, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus valorisantes pour eux. L’automatisation informatique améliore la vitesse, l’efficacité et la productivité, ce qui engendre une motivation accrue.
Avantage n° 5 : une compétitivité renforcée sur le long terme
L’automatisation métier permet à l’entreprise de s’adapter à un flux de données croissant et à la complexité des projets actuels et futurs. Elle réduit considérablement les coûts de traitement et donne au pilote de l’organisation le temps nécessaire pour analyser et préserver la santé financière de l’entreprise. En optimisant de nombreux aspects, l’entreprise devient plus compétitive sur le long terme.
Quels processus métier automatiser ? 7 exemples
Voici 7 exemples d’automatisation des processus métiers qui aident les employés et les entreprises au quotidien :
1. L’automatisation des tâches liées à la relation client
Le service support peut bénéficier de processus automatisés qui simplifient les missions quotidiennes, comme les réponses automatiques pré-enregistrées pour les clients et les emails de suivi de commandes.
2. La technologie OCR pour simplifier les notes de frais
La technologie OCR facilite la saisie des notes de frais en scannant les tickets de caisse ou les factures, importants ainsi automatiquement toutes les données dans le logiciel. Cela permet d’économiser du temps pour les employés et les comptables.
3. L’automatisation des constats de non-conformité dans le secteur de l’audit
Lors d’audits, les auditeurs peuvent automatiser le processus d’avertissement en envoyant automatiquement un email au chargé d’audit lorsque le constat est publié.
4. Un processus simplifié pour les factures
Un processus automatisé permet d’envoyer automatiquement des rappels de paiement aux clients lorsque les factures ne sont pas réglées à temps, ce qui contribue à préserver la trésorerie et à maintenir de bonnes relations commerciales.
5. L’automatisation des processus RH
Les ressources humaines peuvent bénéficier de nombreuses automatisations de processus, comme la publication d’offres d’emploi simultanée sur différents jobboards, l’envoi de réponses personnalisées aux candidats par email et la gestion des congés payés.
6. La saisie de données importée
La saisie manuelle de données est chronophage et propice aux erreurs. L’automatisation permet d’importer des formulaires et des données clients de manière fiable, évitant ainsi les doublons et les erreurs.
7. Les solutions d’automatisation à vocation commerciale
L’automatisation peut aider les commerciaux en leur offrant des processus robotisés, tels que la génération de contrats, la signature électronique, le suivi des prospects chauds et la prise de rendez-vous en ligne.
Comment automatiser ses processus ?
La réponse à cette question est personnalisée en fonction des besoins et des ressources de chaque entreprise. Voici quelques conseils pour vous guider :
Garder la création de valeur à l’esprit
L’erreur la plus courante est de se concentrer sur les outils plutôt que sur les objectifs à atteindre. Il est important de définir les bénéfices attendus de l’automatisation et de se focaliser sur les points de souffrance des collaborateurs ainsi que sur les aspects à optimiser pour atteindre les objectifs de performance.
Cartographier les processus en place
Pour améliorer les processus métiers existants, il est essentiel d’évaluer les actions effectuées par les employés, d’analyser les étapes d’un workflow collaboratif, de vérifier si les processus intègrent les flux de données nécessaires et s’ils impliquent des parties prenantes externes.
Identifier les tâches pouvant être automatisées
Interrogez vos équipes métiers pour identifier les tâches chronophages et répétitives qui peuvent être automatisées. Il peut s’agir de la saisie de données, du partage de documents ou de la circulation de l’information. L’observation empathique des utilisateurs permet d’identifier les améliorations à apporter.
S’équiper d’un logiciel sur mesure
Pour obtenir les performances attendues, équipez vos collaborateurs d’une application métier spécifiquement conçue pour répondre aux besoins de votre organisation. Anakeen dispose de plus de 20 ans d’expérience en digitalisation des processus et peut vous accompagner dans la mise en place d’automatisations performantes. Contactez-nous et découvrez comment nous pouvons vous aider.
En résumé, l’automatisation des processus métier offre de nombreux avantages, tels qu’une rapidité accrue, une collaboration renforcée, une sérénité pour le DSI, une motivation des collaborateurs et une compétitivité durable. Pour automatiser vos processus, identifiez les tâches propices à l’automatisation, cartographiez vos processus existants et équipez-vous d’un logiciel sur mesure.
