L’automatisation des processus métier aide les employés d’une entreprise ou d’une organisation en les déchargeant de tâches répétitives, chronophages et génératrices d’erreurs. D’après une étude du cabinet de conseil Deloitte, 69 % des DSI considèrent que les applications permettant d’automatiser les processus sont leur principale préoccupation.
La mise en place d’un logiciel métier personnalisé simplifie la gestion des données et d’un flux de travail complexe en apportant des solutions concrètes. Dans cet article, nous allons examiner pourquoi et comment automatiser des processus métier, quels en sont les avantages, et illustrer cette démarche avec quelques exemples concrets d’automatisation.
Qu’est-ce que l’automatisation de processus métier ?
En résumé, l’automatisation des processus métier consiste à robotiser des tâches récurrentes ou habituellement chronophages au sein des processus afin de les réaliser plus rapidement et sans erreurs grâce à la technologie.
Définition des acronymes : DPA, BPA, BPM et RPA
La transformation numérique a donné lieu à plusieurs termes et acronymes. Voici les principaux :
- DPA (Digital Process Automation) : automatisation digitalisée des processus
- BPA (Business Process Automation) : automatisation des processus d’entreprise
- BPM (Business Process Management) : gestion des processus métiers
- RPA (Robotic Process Automation) : automatisation robotisée des processus
Corrélation entre BPA et BPM
La gestion des processus métiers consiste à analyser, modéliser, automatiser, évaluer et corriger les processus afin de maintenir un niveau de compétitivité élevé. Le BPM n’est pas un logiciel en soi, mais plutôt une approche stratégique de réflexion.
L’automatisation des processus métier (BPA) est quant à elle caractérisée par une utilisation opérationnelle dans une application spécifiquement conçue pour répondre aux besoins d’une entité. Le BPA regroupe l’ensemble des automatisations et s’appuie sur les conclusions issues de la réflexion stratégique BPM pour maintenir des automatisations efficaces dans le temps.
Rapport entre BPA et RPA
L’automatisation robotisée des processus (RPA) peut être considérée comme une sous-partie du BPA, car elle concerne les actions réalisées par des robots, des bots informatiques, des robots logiciels ou encore l’intelligence artificielle.
Un exemple simple est l’exportation de flux de données depuis un logiciel CRM vers un ERP grâce à une synchronisation automatisée réalisée par des robots. Il est important de souligner que l’intelligence artificielle n’est pas obligatoire pour toutes les automatisations.
Pourquoi automatiser ses processus ? 5 grands avantages
L’automatisation métier présente de nombreux avantages pour améliorer les processus métier :
Avantage n° 1 : une rapidité et un gain de temps sans commune mesure
L’automatisation des processus métiers accélère le traitement des tâches et permet aux employés de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Cela permet de réduire les retards, de respecter les délais et d’anticiper les prochaines échéances.
Avantage n° 2 : une collaboration et une productivité accrues
Les automatisations de processus métiers facilitent la communication entre les collaborateurs et les parties prenantes externes grâce aux notifications, aux rappels automatiques et aux tâches attribuées automatiquement. Cela favorise le travail collaboratif et augmente l’efficacité et la productivité de chacun.
Avantage n° 3 : la quiétude absolue pour le DSI
Grâce à un système d’automatisation performant, le DSI peut enfin dormir tranquille. Les processus deviennent fiables, les données sont intégrées et la sécurité est renforcée. La traçabilité des tâches permet d’identifier et de prévenir les éventuels problèmes.
Avantage n° 4 : un nouvel élan de motivation pour les collaborateurs
L’automatisation des tâches répétitives soulage les employés d’une charge mentale importante. Ils peuvent se concentrer sur des tâches plus valorisantes et trouver une motivation renouvelée dans leur travail.
Avantage n° 5 : une compétitivité décuplée sur le long terme
L’automatisation métier permet aux services de s’adapter à un flux de données croissant et à la complexité des projets actuels et futurs. Elle réduit également les coûts de traitement et permet d’optimiser l’ensemble des processus pour une meilleure compétitivité à long terme.
Quels processus métier automatiser ? 7 exemples
Il existe de nombreux processus métier susceptibles d’être automatisés. Voici 7 exemples concrets :
1. L’automatisation des tâches liées à la relation client
Les services de support client peuvent bénéficier de l’automatisation de processus dédiés, tels que des réponses automatiques préenregistrées, des notifications d’état de commande ou des réponses personnalisées aux demandes des clients. Cela permet aux employés de se concentrer sur les cas les plus complexes.
2. La technologie OCR pour simplifier les notes de frais
La technologie OCR facilite la saisie des notes de frais en permettant de scanner les tickets de caisse ou les factures pour importer automatiquement toutes les données dans le logiciel. Cela évite les saisies manuelles fastidieuses et permet aux comptables de gagner du temps.
3. L’automatisation dans le secteur de l’audit
Lors des audits, l’automatisation du processus d’avertissement permet de faciliter la communication entre les auditeurs et les entreprises auditées. Lorsqu’un constat est publié dans une plateforme, un email est automatiquement envoyé au responsable de l’entreprise pour l’informer que le document est disponible en ligne.
4. Un processus simplifié pour le traitement des factures
L’automatisation peut être utilisée pour éviter les oublis de paiement ou de règlement. Par exemple, si une facture n’est pas réglée dans les 30 jours, une relance automatisée est envoyée au client par email. Cela permet de préserver la trésorerie du fournisseur et de maintenir une bonne relation commerciale.
5. L’automatisation robotisée des processus RH
Les ressources humaines peuvent bénéficier de nombreuses automatisations de processus, telles que la publication d’offres d’emploi sur plusieurs plateformes en même temps, l’envoi de réponses personnalisées aux candidats par email ou la gestion des congés payés.
6. La saisie de données importée
La saisie manuelle de données peut être source d’erreurs et de doublons. L’automatisation permet d’importer des formulaires et des données clients de manière fiable, évitant ainsi les erreurs humaines. Les employés peuvent alors se concentrer sur l’utilisation stratégique de ces données.
7. Les solutions d’automatisation à vocation commerciale
Les commerciaux peuvent bénéficier de processus robotisés tels que la génération automatique de contrats, la signature électronique, le suivi des prospects et l’organisation des rendez-vous. Cela leur permet de se concentrer sur la personnalisation de l’offre en fonction des besoins spécifiques de chaque client.
Comment automatiser ses processus ?
La réponse à cette question est propre à chaque organisation. Il est important de prendre en compte les ressources et les outils dont disposent vos collaborateurs pour réaliser leurs missions. Pour commencer, il est essentiel de se concentrer sur les objectifs à atteindre plutôt que sur les outils à utiliser.
Il est important de cartographier les processus existants afin d’identifier les points de souffrance et les étapes qui peuvent être automatisées. Il est également essentiel de définir les tâches qui peuvent être automatisées sans intervention humaine.
Enfin, il est recommandé de s’équiper d’un logiciel sur mesure qui répondra aux besoins spécifiques de votre organisation. Anakeen, fort de son expérience de plus de 20 ans en digitalisation des processus, peut vous accompagner dans la mise en place d’automatisations performantes au sein de votre application métier dédiée.
N’oubliez pas que l’objectif principal est de créer de la valeur et d’optimiser la performance de vos processus métier.
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