Cet article vous présente l’état par défaut des balances comptables, mais avec une petite touche spéciale. L’état Balance comptable avec détail des transactions génère une balance comptable en incluant les transactions détaillées qui ont été validées dans chaque compte du grand livre. Et devinez quoi ? Vous pouvez même choisir d’inclure des transactions spécifiques non comptabilisées pour obtenir une balance comptable provisoire, accompagnée de toutes les transactions détaillées.
Configuration de la Gestion des états électroniques (ER)
Vous souhaitez utiliser la dernière version de l’état Balance comptable avec détail des transactions ? Alors, assurez-vous de configurer votre référentiel global en conséquence. Si vous avez besoin d’aide, consultez la section “Configurer le référentiel global” pour obtenir plus d’informations.
- Allez dans États électroniques.
- Sélectionnez Référentiels pour le fournisseur Microsoft.
- Cliquez sur Ouvrir.
- Faites défiler vers le bas ou ajoutez un filtre pour trouver le nom de la configuration qui commence par Balance.
- Choisissez Balance comptable avec détail des transactions (excel), puis cliquez sur Importer.
Maintenant, vous pouvez exécuter la version mise à jour de l’état et vous verrez les résultats s’afficher dans Microsoft Excel. Pratique, non ?
Gestion des fonctions
Pour afficher les données de synthèse des écritures de compte du journal des opérations diverses, il vous suffit d’activer la fonction Les détails de montant des écritures de compte du journal des opérations diverses sont affichées dans l’état Balance comptable avec détail des transactions dans la Gestion des fonctions. Rien de plus simple !
Options du rapport
Lors de la génération de l’état, vous avez différents choix pour les transactions détaillées du grand livre que vous souhaitez inclure :
- Transactions validées
- Transactions en attente
- Toutes les transactions
Notez que l’inclusion des transactions comptabilisées peut générer un grand ensemble de données. Soyez prêt à traiter une quantité importante d’informations si vous optez pour cette option.
De plus, gardez à l’esprit que l’état ne peut être généré que pour une période maximale de 31 jours. Ainsi, assurez-vous de choisir une plage de dates appropriée.
Si vous souhaitez inclure des transactions en attente dans l’état, vous devrez sélectionner les types de transactions non validées que vous souhaitez inclure. Rassurez-vous, seuls les types de transactions non comptabilisés répertoriés dans les paramètres de l’état peuvent être inclus dans l’état provisoire. Voici quelques exemples de types de transactions non comptabilisées :
- Écritures comptables avancées
- Journaux de répartition
- Journaux des budgets
- Écritures de registre budgétaires
- Journaux des paiements client
- Journaux quotidiens
- Factures financières
- Factures de projet
- Commandes fournisseur
- Demandes d’achat
- Factures fournisseur
- Journaux des factures fournisseur
- Journaux du registre des factures fournisseur
Toutefois, sachez que les transactions intersociétés non validées saisies dans le journal des opérations diverses (journal quotidien) ou les journaux des factures fournisseur ne seront pas affichées dans l’état. Les écritures “dues jusqu’à” et “dues à partir de” appropriées ne peuvent pas être générées avant la validation. Si ces écritures comptables ne sont pas générées, l’état affichera un déséquilibre comptable, car il inclut les écritures de compte uniquement pour l’entité juridique active.
Les écritures non validées pour la facture financière, la facture fournisseur, la facture de projet, la commande fournisseur et la demande d’achat afficheront les répartitions comptables pour le document, mais pas l’écriture comptable complète. Pour consulter l’écriture comptable complète, vous devrez vous rendre sur la page de saisie des transactions. Comme seules les répartitions comptables, et non le journal auxiliaire, sont affichées, l’état peut afficher une écriture comptable non équilibrée.
Détails de l’état
L’état Balance comptable avec détail des transactions comprend les informations suivantes dans les lignes :
- Solde d’ouverture
- Montant de débit ou de crédit
- Solde de fin
Quant aux détails de la transaction, ils sont affichés dans les colonnes suivantes :
- Date
- N° document
- Document
- Numéro de compte
- Description
- Compte de dimension comptable
- Nom de dimension comptable
- Débit
- Crédit
- Solde
Informations de transaction de l’état
Les informations affichées dans les colonnes Document et Description peuvent varier en fonction du type de transaction. Voici quelques exemples d’informations qui peuvent être affichées dans ces colonnes :
- Numéro de lot du journal et compte général ou compte général de contrepartie pour les journaux des opérations diverses – Comptes généraux uniquement
- Numéro de paiement, date de paiement et nom du fournisseur pour les journaux généraux – Comptes fournisseurs uniquement et journaux des factures
- Type d’écriture, numéro de facture en texte libre et numéro de journal pour les factures financières ou avoirs financiers
- Type de validation, numéro de facture, date de la facture et numéro de journal pour les factures fournisseur
- Numéro de paiement, date de paiement, nom du fournisseur ou nom du client pour les journaux des paiements fournisseur ou les journaux des paiements client
Et voilà ! Maintenant que vous avez toutes ces informations, vous pouvez utiliser l’état Balance comptable avec détail des transactions en toute confiance. N’hésitez pas à explorer toutes les options qui s’offrent à vous et à profiter de toutes les fonctionnalités pour gérer vos balances comptables de manière plus détaillée et précise.
