1. Une bonne tenue du livre de caisse
Pour les commerçants effectuant des ventes au détail payées en espèces, il est essentiel de tenir un livre de caisse. Compta-Facile rappelle les bonnes méthodes à adopter pour bien gérer sa caisse et ses espèces.
En théorie, le livre de caisse ne devrait contenir que les espèces. Cependant, dans certaines activités comme les commerces de détail, les cafés, les hôtels ou les restaurants, il est possible de mentionner d’autres moyens de paiement tels que les chèques ou les cartes bancaires. La tenue du livre de caisse requiert un certain formalisme :
- Les encaissements en espèces doivent être distingués des encaissements par chèque (ventilation) ;
- Lorsque des chèques sont déposés en banque, le montant doit être crédité à la caisse ;
- Les décaissements doivent être différenciés des encaissements (utilisation de deux colonnes distinctes).
À la fin de la journée, le total des recettes et des dépenses doit être calculé et inscrit dans le livre de caisse.
Lorsque les mouvements de la caisse sont simples et peu nombreux (un seul taux de TVA, un seul type de ventes), il est possible de reprendre le détail des recettes directement dans un agenda de caisse.
En revanche, lorsque les mouvements sont nombreux et complexes (différents taux de TVA, différents types de ventes), il est essentiel de disposer d’un outil permettant de justifier le détail des recettes (bande de caisse enregistreuse ou brouillard de caisse). Dans ce cas, seules les récapitulations sont reportées dans l’agenda de caisse (sauf pour les entrées/sorties de caisse non gérées par la caisse enregistreuse). Les rouleaux servent de pièces justificatives (tickets journaliers ou tickets récapitulatifs) qui doivent être conservées précieusement en cas de contrôle fiscal. Les bandes de caisse enregistreuse (ou les brouillards de caisse en l’absence de caisse enregistreuse) doivent mentionner certaines informations, telles que la date de vente, la désignation des articles vendus et leur prix de vente.
Dans certains cas, il peut être judicieux d’acquérir un terminal point de vente ou un logiciel de caisse. Cela permet de gagner un temps considérable et d’éviter les erreurs de calcul. Le chef d’entreprise devra s’assurer que cet outil fonctionne comme une caisse enregistreuse, c’est-à-dire qu’il permet de justifier le détail des recettes, d’enregistrer d’autres mouvements de caisse (achats en espèces par exemple), de déterminer le solde de caisse, d’éditer un journal de caisse, etc.
Lien entre la caisse et la comptabilité : voici un article qui traite des modalités de comptabilisation des mouvements de caisse.
2. Contrôler et concilier les mouvements de la caisse
A. Confronter le solde théorique de caisse avec le solde réel
Il est indispensable de procéder régulièrement à des contrôles de caisse. Ces contrôles permettent de s’assurer que le solde du livre de caisse correspond bien aux espèces réellement présentes en caisse.
En pratique, il convient de compter les espèces disponibles dans la caisse à l’ouverture du magasin et de comparer ce montant avec celui figurant dans le livre de caisse (ou calculé par le logiciel de caisse). Tout écart doit être identifié, analysé et justifié. Ce contrôle peut également être effectué en fin de journée, après la fermeture du magasin.
Remarque : les logiciels de caisse disposent généralement d’une fonctionnalité similaire.
B. Maîtriser le processus de gestion de la caisse
Il est nécessaire de mettre en place des procédures afin d’éviter tout problème lié à la gestion de la caisse. On parle ici de contrôle interne, qui englobe l’identification des bonnes pratiques. Voici les principales recommandations :
- Séparer les tâches (la personne chargée des encaissements n’est pas celle qui effectue les enregistrements comptables, celle qui établit les factures clients n’est pas celle qui procède à leur recouvrement, etc.) ;
- Effectuer des dépôts en banque (chèques, espèces) aussi souvent que possible, idéalement tous les jours ;
- Protéger les espèces contre le vol en utilisant un coffre ou une armoire fermant à clé ;
- S’assurer que le montant d’espèces détenu en caisse ne dépasse pas le montant assuré ;
- N’effectuer des paiements en espèces qu’en présentant une pièce justificative (par exemple, une facture) ;
- Limiter le nombre de paiements en espèces ;
- Déposer systématiquement les sommes en banque lorsque la caisse atteint un montant préalablement défini ;
- Comparer la liste des encaissements reçus avec la liste des chèques déposés en banque.
Il faut garder à l’esprit qu’une mauvaise gestion de la caisse (entraînant la création d’un compte “caisse” créditeur, par exemple) peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise, notamment un rejet de comptabilité.
Attention : les retraits et les paiements en espèces font l’objet d’une réglementation spécifique.
En conclusion, la caisse est un aspect crucial de la gestion d’une entreprise. Il est essentiel d’y accorder une attention particulière et de la gérer correctement.
