Les commerçants qui effectuent des ventes au détail payées “au comptant” doivent tenir un livre de caisse. Dans cet article, nous vous rappelons les bonnes pratiques à adopter pour gérer efficacement votre caisse et vos espèces.
1. Tenir correctement votre livre de caisse
En théorie, votre livre de caisse ne devrait contenir que des espèces. Cependant, dans certaines activités telles que le commerce de détail, les cafés, les hôtels, les restaurants, il est possible de mentionner d’autres modes de paiement tels que les chèques ou les cartes bleues, par exemple. La tenue d’un livre de caisse demande un certain formalisme :
- Les encaissements d’espèces doivent être distingués des encaissements par chèques (ventilation).
- Lorsque vous déposez des chèques à la banque, votre caisse doit être créditée du montant déposé.
- Les décaissements doivent être dissociés des encaissements, il est donc nécessaire d’utiliser deux colonnes distinctes.
À la fin de la journée, vous devez calculer et inscrire le total des recettes et des dépenses dans votre livre de caisse.
Si les mouvements de votre caisse sont simples et peu nombreux (taux de TVA unique, même type de ventes), vous pouvez reprendre directement le détail des recettes dans un agenda de caisse. En revanche, s’ils sont nombreux et complexes (plusieurs taux de TVA applicables, différents types de ventes), il est nécessaire d’utiliser un outil capable de justifier le détail des recettes, tel qu’une caisse enregistreuse ou un brouillard de caisse. Dans ce cas, seules les récapitulations sont reprises dans l’agenda de caisse, tandis que les rouleaux constituent des pièces justificatives (tickets journaliers ou tickets récapitulatifs) à conserver précieusement en cas de contrôle fiscal. Les bandes de caisse enregistreuse (ou les brouillards de caisse en l’absence de caisse enregistreuse) doivent mentionner certaines informations, notamment la date de vente, la désignation des articles vendus et leur prix de vente.
Dans certains cas, il peut être judicieux d’acquérir un terminal point de vente ou un logiciel de caisse. Cela permettra de gagner du temps considérablement et d’éviter certaines erreurs de calcul. Veillez à ce que ce système fonctionne comme une caisse enregistreuse, c’est-à-dire qu’il puisse justifier le détail des recettes, enregistrer d’autres mouvements de caisse tels que les achats en espèces, déterminer le solde de caisse, éditer un journal de caisse, etc.
N’oubliez pas que votre caisse est liée à votre comptabilité. Pour en savoir plus sur les modalités de comptabilisation des mouvements de caisse, consultez notre article dédié.
2. Contrôler et rapprocher les mouvements de votre caisse
A. Rapprocher le solde théorique de caisse avec le solde réel
Il est essentiel de procéder à des contrôles de caisse périodiques afin de vous assurer que le solde de votre livre de caisse correspond bien aux espèces réellement détenues en caisse. Pour ce faire, vous devez compter les espèces présentes dans votre caisse à l’ouverture du magasin et comparer ce montant avec celui figurant dans votre livre de caisse (ou calculé par votre logiciel de caisse). Tout écart doit être identifié, analysé et justifié. Ce contrôle peut également être effectué en fin de journée, après la fermeture du magasin.
Remarque : la plupart des logiciels de caisse disposent d’une fonctionnalité de rapprochement de ce type.
B. Maîtriser le processus de gestion de votre caisse
Il est important de mettre en place des procédures pour éviter tout problème de gestion de votre caisse. C’est ce qu’on appelle le contrôle interne, qui se traduit par l’identification de bonnes pratiques, notamment :
- Séparer certaines tâches : la personne chargée des encaissements ne doit pas être celle qui effectue les enregistrements comptables, celle qui établit les factures clients ne doit pas être celle qui procède à leur recouvrement, et la personne qui paie en espèces ne doit pas être celle qui comptabilise la facture d’achat, par exemple.
- Effectuer des remises en banque (chèques, espèces) le plus souvent possible, idéalement tous les jours.
- Protéger les espèces contre le vol en utilisant un coffre ou une armoire verrouillée.
- S’assurer que le montant des espèces en caisse ne dépasse pas le montant assuré.
- N’effectuer des paiements en espèces que sur présentation d’une pièce justificative, comme une facture.
- Limiter le nombre de paiements en espèces.
- Remettre systématiquement des sommes en banque lorsque la caisse atteint un montant défini au préalable.
- Comparer la liste des encaissements reçus avec la liste des chèques remis en banque.
Il est crucial de ne pas négliger la gestion de votre caisse, car une mauvaise gestion, comme la présence d’un compte de caisse créditeur, peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise, y compris un rejet de comptabilité.
Attention : les retraits et les paiements en espèces sont soumis à une réglementation particulière.
En conclusion, la gestion de votre caisse est un aspect crucial de la gestion de votre entreprise. Veillez à lui accorder une attention particulière et à la gérer correctement.
