Bien organiser un déplacement professionnel : étapes et astuces

Les outils de communication d’aujourd’hui nous permettent de rester en contact avec des clients du monde entier, mais parfois, une rencontre physique est inévitable.

Les déplacements professionnels sont encore très courants et offrent une proximité que les modes de communication ne peuvent pas reproduire. Cependant, organiser un déplacement professionnel, notamment pour une équipe, peut être fastidieux. En plus de prendre en compte la politique de voyage de l’entreprise, voici les étapes clés pour planifier un voyage d’affaires.

Les étapes clés pour organiser un déplacement professionnel

1. Définir les objectifs du déplacement professionnel
2. Se renseigner sur les formalités et faire un planning du déplacement professionnel
3. Réserver les transports
4. Penser aux assurances
5. Choisir l’hébergement
6. Calculer les frais de déplacement
7. Établir une feuille de route de déplacement professionnel
8. Préparer les documents nécessaires et vérifier la liste la veille pour ne rien oublier

Poser le cadre du déplacement professionnel

Il est essentiel de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel afin de bien le préparer. Voici une liste des éléments à vérifier avant votre déplacement professionnel :

• Définir les objectifs et les motifs du déplacement professionnel
• Se renseigner sur la destination et choisir le moyen de transport pour s’y rendre
• Trouver un logement pour la durée du séjour professionnel
• Préparer le programme sur place : personnes à rencontrer, tâches à accomplir, lieux à visiter
• Listes des documents et matériels nécessaires pour le déplacement professionnel
• Déterminer la date de départ, la durée du séjour et tenir compte des impératifs professionnels et personnels
• Déterminer le budget à allouer au déplacement professionnel

Réserver les transports

Après avoir reçu l’ordre de mission pour le voyage d’affaires, il est temps de réserver les transports. Comparez les prix des différents moyens de transport, tels que le train, l’avion ou le covoiturage. Pensez également aux déplacements sur place et aux éventuels bagages supplémentaires. N’oubliez pas de prendre en compte les formalités nécessaires pour les voyages à l’étranger.

Penser aux assurances

N’oubliez pas de souscrire une assurance voyage pour couvrir les frais médicaux et éventuels incidents lors du déplacement professionnel. Vérifiez également si vos employés sont couverts par l’assurance de l’entreprise lors des voyages d’affaires à l’étranger.

Choisir l’hébergement

Choisissez un hébergement adapté à vos besoins, en tenant compte de la proximité des lieux de rendez-vous et des services proposés, tels que le petit-déjeuner et la maintenance en cas de problème.

Calculer les frais de déplacement

Si vous voyagez seul, il est important de savoir comment calculer les frais de déplacement professionnel. Prenez en compte les coûts du transport, de l’hébergement, des repas et des éventuelles participations à des congrès ou séminaires.

Établir une feuille de route de déplacement professionnel

Une feuille de route détaillée est essentielle pour chaque employé voyageant pour un déplacement professionnel. Elle résume l’ensemble du trajet, y compris les dates, la durée, les horaires de transport, les lieux de rendez-vous et les personnes à rencontrer. N’oubliez pas non plus de fournir aux employés toutes les informations nécessaires sur le pays visité.

En conclusion, bien organiser un déplacement professionnel nécessite de se préparer en amont et de prendre en compte tous les aspects essentiels, tels que les objectifs, les transports, l’hébergement, les assurances et les frais. Bon voyage !