La note d’honoraires est un document essentiel pour tout avocat qui réalise des prestations de services pour ses clients, qu’ils soient professionnels ou particuliers. Bien rédiger cette note est une précaution indispensable pour se prémunir contre d’éventuelles difficultés ou retards de paiement.
Les mentions obligatoires
Une facture se compose toujours de trois parties : l’en-tête, le bas de facture et le corps de la facture. Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer sur la facture :
En-tête et/ou bas de facture : informations sur le prestataire
- Si vous exercez en tant qu’avocat individuel, vous devez indiquer votre dénomination et votre adresse (il est vivement recommandé de mentionner également votre numéro SIRET).
- À partir du 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels doivent utiliser une dénomination incorporant leur nom ou nom d’usage, précédée ou suivie immédiatement des mots “entrepreneur individuel” ou “EI”.
- Si vous exercez au sein d’une structure d’exercice, vous devez indiquer la forme juridique de la structure, le montant de son capital social, son numéro SIREN, et éventuellement la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe.
- Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez indiquer votre numéro de TVA intracommunautaire.
- Si vous avez adhéré au Visa Fiscal d’un expert-comptable conventionné (ANAFAGC) ou d’une AGA, vous devez mentionner cette adhésion ainsi que l’acceptation des règlements par chèque et/ou par carte bancaire.
En haut à droite : informations sur le client
- Vous devez indiquer la dénomination et l’adresse du client.
- Si le client est un assujetti établi dans un autre État membre de l’Union européenne, vous devez également préciser son numéro de TVA intracommunautaire.
Dans le corps de la facture
- La date de la facture (idéalement émise le jour de l’achèvement de la prestation).
- Le numéro de facture (la numérotation doit respecter une séquence chronologique et continue).
- La désignation précise des services fournis, ainsi que leur quantité.
- Le prix unitaire hors taxe.
- Toute réduction de prix acquise à la date de la prestation et directement liée à celle-ci.
- Si la prestation est soumise à la TVA : le taux de TVA applicable, le montant de TVA à payer, le montant non soumis à TVA (débours) et le montant TTC (Net à payer).
- En fonction de certaines situations, des mentions particulières relatives à la TVA :
- Si vous bénéficiez de la franchise de TVA : “TVA non applicable – article 293 B du CGI”.
- Si votre client est un assujetti établi dans l’Union européenne : “Autoliquidation”.
- Si votre client est établi hors de l’Union européenne : “TVA non applicable – articles 259 et s. du CGI”.
- La date de règlement (la mention “payable à réception” signifie que la facture est à régler sous 30 jours, mais un délai supplémentaire peut être négocié entre les parties).
- Les conditions de règlement : avec ou sans escompte.
- Les pénalités applicables en cas de retard de paiement.
- Le taux des pénalités de retard ne peut être inférieur à 3 fois celui de l’intérêt légal (pour le deuxième semestre 2020, il a été fixé à 0,84%).
- Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (40 €).
Modalités d’émission
Une facture papier doit être rédigée en double exemplaire. Il est également possible d’émettre des factures dématérialisées ou strictement électroniques, à condition de pouvoir prouver que vous les avez émises et que le client et l’administration fiscale peuvent les lire facilement.
Obligations de conservation
En matière comptable, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. En matière fiscale, les pièces doivent être conservées pendant 6 ans. Pour éviter tout litige, il est recommandé de conserver vos factures pendant au moins 10 ans à partir de la clôture d’un exercice.
Sanctions
Les infractions aux règles de facturation peuvent entraîner l’application de sanctions administratives et fiscales, notamment une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale. De plus, des amendes fiscales de 15 € par omission ou inexactitude peuvent être appliquées, ainsi qu’une remise en cause du droit à déduction de la TVA du client.
En suivant ces recommandations, vous pourrez rédiger vos notes d’honoraires de manière conforme aux exigences légales et vous assurer un meilleur suivi de vos prestations de services. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de facturation, tel que AID’AVOCAT GESTION, pour faciliter cette tâche et éviter les erreurs fréquentes.
