Der manuelle Druck und Versand von Dokumenten, wie Rechnungen, Bestätigungen oder Bescheide, mag auf den ersten Blick simpel erscheinen. Doch gerade bei einem hohen Druckvolumen kostet dieser Prozess eine Menge Zeit und Ressourcen. Die Mitarbeitenden müssen zahlreiche manuelle Tätigkeiten ausführen, wie das Starten des Druckauftrags, das Überwachen des Druckvorgangs, das Nachfüllen von Papier und Toner, das Prüfen der Druckqualität und eventuelles Nachdrucken von Seiten. Anschließend müssen die Dokumente sortiert, gefaltet, kuvertiert und frankiert werden. Dies führt zu hohen Prozesskosten und raubt den Mitarbeitenden wertvolle Zeit.
Wichtige Fragen rund um die Kuvertierung zum Einstieg
Was sind die Vorteile einer Kuvertiermaschine?
Die Vorteile einer Kuvertiermaschine liegen auf der Hand: Sie automatisiert den Postbearbeitungsprozess und entlastet die Mitarbeitenden. Vor allem bei einem mittleren bis großen Briefvolumen lohnt sich das automatische Kuvertieren. Die Maschine übernimmt das Zusammenführen mehrseitiger Dokumente, das Falten und Kuvertieren. Mit einer Kuvertiermaschine können Briefe individuell in verschiedenen Formaten für den Postversand vorbereitet werden.
Kuvertiermaschine kaputt – Was dann?
Bei der Nutzung von Kuvertiermaschinen müssen zusätzliche Herausforderungen berücksichtigt werden. Hohe Wartungskosten und eingeschränkte Funktionalität sind ein Nachteil. Weitere Probleme können auftreten wie:
- Hohe Wartungskosten im Falle eines Defekts
- Eingeschränkte Funktionalität für Unterlagen, die nicht dem Standardformat entsprechen
- Nicht ausreichende Leseeinheiten zur Erkennung der Seitenanzahl eines Dokuments
- Flüchtigkeitsfehler beim Kuvertieren
- Fehler der optischen Merkmalerkennung, der zu fehlerhafter Kuvertierung führt
- Die Verarbeitung von Druckprodukten nur bis zu einer bestimmten Grammatur
In einer Zeit der Digitalisierung muss es doch eine schnellere und effizientere Lösung geben, oder?
Besser als jede Kuvertiermaschine – Postzustellung geht auch digital
Obwohl das Kuvertieren mit einer Maschine viele Vorteile bietet, kann es in Bezug auf Effizienz nicht mit der digitalen Postzustellung mithalten. Wer nach einer Optimierung, Modernisierung oder Standardisierung sucht, wird früher oder später auf eine digitale Lösung stoßen.
Schluss mit Wartungen und hohen Kosten der Kuvertiermaschine – dank digitaler Postzustellung
Die digitale Zustellung von Dokumenten ist nicht nur zeiteffizienter als das Kuvertieren mit einer Maschine, sondern reduziert auch die Kosten. Dies betrifft sowohl den Versender als auch die Empfänger der digitalen Post. Empfänger sparen Zeit und Nerven, wenn alle Dokumente ordentlich im digitalen Archiv kategorisiert sind. Die Vorteile sind eine bessere Auffindbarkeit und Verfügbarkeit. Alle Dokumente können schnell über das Smartphone oder per Webportal, z.B. über eine Mitarbeiter-App, abgerufen werden.
Der hybride Postdienst schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe
Falls Empfänger, sei es Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten, noch nicht für die digitale Postzustellung bereit sind, können sie sich für einen hybriden Postdienst entscheiden. Hierbei besteht die Möglichkeit, ein Dokument sowohl digital als auch postalisch zuzustellen. Ein cloudbasierter Dienstleister wie d.velop übernimmt dabei Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung. Je nach Wahl kann der Empfänger das Dokument online abrufen oder in Papierform erhalten.
Briefe kuvertieren lassen dank hybridem Postdienst
Mit der hybriden Technologie kannst du Dokumente in deinem Unternehmen wie gewohnt erstellen, z.B. als Word- oder PDF-Datei. Anschließend überträgst du die Daten in Form eines Druckstroms über einen gesicherten Übertragungsweg an deinen Dienstleister. Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung der Dokumente, entweder online oder klassisch per Post. Das Drucken, Kuvertieren und Frankieren der Briefe entfällt somit.
Im Falle eines digitalen Versands wird geprüft, ob der Empfänger ein Konto für den elektronischen Empfang besitzt. Ist dies der Fall, erfolgt die digitale Zustellung. Wenn kein Konto vorhanden ist, wird das Dokument automatisch auf dem postalischen Weg zugestellt und der Dienstleister übernimmt die Kuvertierung und alle weiteren Prozesse. Dadurch entfällt der Aufwand beim Kuvertieren von Briefen.
Digitale Postzustellung statt Briefe kuvertieren – So profitiert jede Branche & Abteilung
In allen Branchen und Abteilungen gibt es Dokumente, die sich einfacher digital zustellen lassen. Kein Drucken, kein Falzen, kein Kuvertieren – die Zukunft ist digital! Welche Abteilungen können vom digitalen Postversand profitieren?
Kommunen – Zustellung von Bescheiden
Durch das E-Rechnungsgesetz sind Kommunen verpflichtet, Rechnungen nur noch digital zu verarbeiten. Die digitale Postzustellung macht dies möglich!
Verrechnungsstellen – Versand von Rechnungen
Manuelle Prozesse innerhalb der Verrechnungsstelle verursachen hohe Kosten. Drucken und Kuvertieren von Briefen gehören der Vergangenheit an – setze auf die digitale Postzustellung und mache einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro.
Personalabteilungen – Zustellung von Personaldokumenten
Die Digitalisierung der Personalabteilung ist ein zentraler Faktor für eine erfolgreiche, digitale Zukunft. Die Kuvertierung und die hohen Wartungskosten einer Kuvertiermaschine gehören der Vergangenheit an – setze auf die digitale Personalakte.
Neugierig geworden?
Hier findest du weitere Informationen zur Umstellung auf die digitale Post bzw. Dokumentenkommunikation in deinem Unternehmen.
