Le processus manuel d’impression et d’envoi de documents tels que les factures, les documents de paiement, les avis et les confirmations de toutes sortes semble être une tâche simple. Cependant, cela demande énormément de temps et de ressources, surtout en cas de gros volume d’impression. Les employés passent beaucoup de temps sur cette tâche, car tout le processus est lié à de nombreuses tâches manuelles et à des processus manuels. Cela comprend des tâches telles que le lancement de l’impression, la surveillance du processus d’impression, le remplissage du papier et du toner, la vérification de la qualité de l’impression et la réimpression éventuelle des pages. Ensuite, les documents imprimés doivent être triés, pliés, mis sous enveloppe et affranchis. Cela augmente les coûts de processus et prive en même temps les employés de précieux temps.
Les machines de mise sous pli, les machines de pliage et d’affranchissement peuvent faciliter ce processus extrêmement laborieux, mais elles ne sont qu’une étape intermédiaire vers des processus entièrement automatisés et modernes. Pourquoi ?
Des questions importantes sur la mise sous pli pour commencer
Quels sont les avantages d’une machine de mise sous pli ?
Les avantages d’une machine de mise sous pli sont évidents : elle permet un processus de traitement du courrier automatisé et offre ainsi un énorme soulagement aux employés concernés. Que ce soit pour les factures, les confirmations de commande ou les rappels – en particulier pour les volumes de courrier moyens à grands, la mise sous pli automatique est rentable. La machine de mise sous pli se charge de regrouper les documents avec plusieurs pages, de les plier et de les mettre sous enveloppe. Grâce à une machine de mise sous pli, vous pouvez donc faire mettre sous enveloppe des lettres et les préparer individuellement pour l’envoi postal dans différents formats.
Machine de mise sous pli en panne – Et alors ?
L’utilisation de machines de mise sous pli comporte également des imprévus. En particulier, les coûts de maintenance élevés et les fonctionnalités limitées sont un inconvénient. Les autres problèmes liés aux machines de mise sous pli sont les suivants :
- Coûts de maintenance élevés en cas de panne de la machine de mise sous pli.
- Fonctionnalités limitées des machines de mise sous pli, par exemple, les documents autres que le format standard, tels que les supports publicitaires ou les prospectus, ne peuvent pas toujours être mis sous pli.
- Unités de lecture insuffisantes. Certaines machines de mise sous pli ne peuvent pas reconnaître le nombre de pages d’un document.
- Erreurs de mise sous pli.
- Erreurs de fonctionnement de la fonction OME (reconnaissance des caractéristiques optiques). Les pages pliées de manière incorrecte peuvent entraîner une mise sous pli défectueuse.
- Certaines machines de mise sous pli peuvent traiter des produits imprimés uniquement jusqu’à une certaine grammage (par exemple, de 70 g/m² à une épaisseur de papier de 300 g/m²).
À l’ère de la numérisation, il doit exister une solution beaucoup plus rapide et plus efficace, n’est-ce pas ?
Mieux que n’importe quelle machine de mise sous pli – La livraison postale peut également être numérique
Mettre des lettres sous pli à l’aide d’une machine de mise sous pli présente de nombreux avantages, mais en termes d’efficacité, la mise sous pli automatique ne peut en aucun cas rivaliser avec la livraison postale numérique. Si vous recherchez une optimisation, une modernisation ou une normalisation de la mise sous pli des lettres, vous finirez tôt ou tard par opter pour une solution numérique.
Fini les maintenances et les coûts élevés de la machine de mise sous pli – grâce à la livraison postale numérique
La livraison numérique de documents est non seulement plus efficace en termes de temps que la mise sous pli à l’aide d’une machine de mise sous pli, mais elle réduit également les coûts associés, tant pour l’expéditeur que pour les destinataires de la poste numérique. En effet, ces derniers gagnent du temps et des nerfs lorsque tous les documents électroniques sont classés dans les archives numériques. Cela présente des avantages tels qu’une meilleure recherche et disponibilité. Tous les documents sont facilement accessibles à tout moment, que ce soit sur un smartphone ou via un portail Web, par exemple via une application pour les employés.
Les services postaux hybrides font d’une pierre deux coups
Si vos destinataires, qu’il s’agisse d’employés, de clients ou de fournisseurs, ne sont pas prêts pour la distribution électronique du courrier, ils peuvent opter pour un service postal hybride. Cela signifie que vous avez la possibilité de distribuer le document à la fois de manière numérique et/ou postale. Dans ce cas, un fournisseur de services basé sur le cloud, comme d.velop, se charge de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la distribution du courrier. Selon le choix, le destinataire peut consulter le document en ligne ou le recevoir sous forme papier.
Faites mettre des lettres sous pli grâce au service postal hybride
Avec la technologie hybride, vous continuez à générer les documents dans votre entreprise comme d’habitude, par exemple sous forme de fichiers Word ou PDF. Ensuite, vous transférez les données sous forme de flux d’impression via un canal de transmission sécurisé vers votre fournisseur de services. Celui-ci se charge ensuite de la distribution et de la livraison des documents, que ce soit en ligne ou traditionnellement par courrier. Faire imprimer, mettre sous pli et affranchir des lettres sont donc des tâches dont vous n’avez plus à vous soucier.
En cas d’envoi numérique, il est vérifié si le destinataire dispose d’un compte pour la réception électronique. Si tel est le cas, le document est livré de manière numérique. Si aucun compte n’est disponible, la livraison est effectuée automatiquement par voie postale, et le prestataire de services se charge de la mise sous pli et des autres processus nécessaires. Cela signifie que vous n’avez plus à vous soucier de la mise sous pli des lettres.
Livraison postale numérique au lieu de mettre des lettres sous pli – Les avantages pour tous les secteurs et départements
Peu importe le secteur ou le département auquel vous pensez – partout, vous trouverez des documents qui peuvent être livrés plus facilement de manière numérique. Pas d’impression, pas de pliage, pas de mise sous pli – l’avenir est numérique ! Quels sont les départements qui peuvent bénéficier de l’envoi postal numérique ?
Les municipalités – Distribution de notifications
En raison de la loi sur la facturation électronique, l’administration publique est tenue depuis le 27 novembre 2020 de traiter les factures uniquement sous forme numérique. Les municipalités sont donc tenues de facturer électroniquement pour les commanditaires publics fédéraux. La distribution postale numérique rend cela possible !
Les bureaux de facturation – Envoi de factures
Les processus manuels au sein du service de facturation se traduisent directement par des coûts de personnel et d’infrastructure. L’impression et la mise sous pli des lettres, c’est du passé – optez pour la distribution postale numérique et faites un pas important vers un bureau sans papier.
Les services des ressources humaines – Distribution de documents du personnel tels que les relevés de salaire et les relevés horaires
La numérisation du service des ressources humaines est un facteur clé pour une future réussite numérique. Même si le service des ressources humaines ne participe pas directement au chiffre d’affaires de l’entreprise, la numérisation du service des ressources humaines a un impact indirect sur la productivité. Tournez le dos à la mise sous pli et aux coûts de maintenance élevés de la machine de mise sous pli et optez pour le dossier du personnel numérique.
Intrigué ?
Vous trouverez ici toutes les informations sur la transition vers la poste numérique ou la communication documentaire dans votre entreprise.
