Une carte carburant adaptée aux besoins de chaque entreprise
Il est indéniable que les besoins d’une petite entreprise ou d’un travailleur indépendant diffèrent de ceux d’une multinationale. Pour une petite entreprise, il est important de prendre en compte la zone géographique dans laquelle vous opérez. Si celle-ci est restreinte, il peut être préférable d’opter pour une carte carburant monomarque. En revanche, pour une multinationale, avec un plus grand nombre de collaborateurs, un budget plus conséquent et un pouvoir de négociation plus élevé, il convient de prendre en compte tous les éléments pour faire le meilleur choix.
Il est également essentiel de tenir compte du type de conducteur. En effet, les besoins en carburant ne seront pas les mêmes pour un conducteur de camion que pour un conducteur d’un véhicule standard. Le conducteur d’une voiture peut utiliser son véhicule à des fins personnelles, tandis qu’un conducteur de camion n’ira pas faire ses courses avec son véhicule.
Les critères essentiels pour choisir une carte carburant
- Prix fixe ou variable : optez pour un tarif fixe, mensuel ou hebdomadaire, qui sera le même dans toutes les stations, pays et régions que vous fréquentez.
- Monomarque ou multimarque : choisissez une carte utilisable chez un seul fournisseur ou plusieurs.
- Type de carburant : vérifiez si la carte convient au carburant utilisé par vos véhicules.
- Frais cachés : soyez attentif aux éventuels frais de facturation, frais supplémentaires, frais de gestion, etc. pour éviter les mauvaises surprises.
- Services d’administration : optez pour l’offre qui correspond le mieux à vos besoins en termes de gestion en ligne, géolocalisation des stations-essence ou autres outils de gestion.
L’importance de la concurrence entre les fournisseurs de cartes carburant
Le développement des distributeurs de cartes carburant offre aujourd’hui une grande diversité d’offres, ce qui permet de mieux répondre aux besoins des entreprises. Une entreprise dont le personnel se déplace dans tout le pays se tournera plus facilement vers les grands distributeurs. En revanche, une entreprise régionale pourra profiter d’un fournisseur plus local, concentré sur sa région.
Il en va de même pour les prix proposés. La différence entre les différents fournisseurs peut parfois être très importante. Il est donc essentiel de comparer le prix de la carte carburant, les réductions proposées sur le carburant lui-même, ainsi que les services supplémentaires tels que les réparations, les péages, les cours d’éco-conduite ou les produits d’entretien.
Le marché étant en pleine croissance, de nouveaux concurrents et de nouvelles offres de plus en plus attrayantes ne cessent d’apparaître pour les entreprises.
Les différents types de cartes carburant
Il existe différents types de cartes carburant parmi lesquels vous pouvez choisir :
Carte multi-enseignes
Les cartes multi-enseignes sont très populaires. Elles offrent des avantages intéressants, comme un large réseau de stations-service. Vous pourrez ainsi faire le plein dans plus de 150 000 pompes à essence différentes dans toute l’Europe. Trouver une station devient alors beaucoup plus simple.
De plus, vous bénéficierez d’un service de qualité. Étant donné que les stations-essence sont en concurrence les unes avec les autres, elles s’efforcent de proposer des services et une qualité équivalents, voire supérieurs, pour conserver leur part de marché. Vous ne serez pas déçus !
Cette carte vous permet d’aller n’importe où, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Plus besoin de chercher la station-service la plus proche lorsque vous avez besoin de faire le plein, et fini les pannes, la pompe la plus proche sera à votre disposition.
De plus, vous bénéficierez de prix bas constants, mis à jour de manière hebdomadaire.
Carte hybride
Les cartes carburant hybrides vous permettent non seulement de faire le plein d’essence, mais également d’accéder aux bornes de recharge pour les véhicules électriques.
Carte prépayée
Comme son nom l’indique, la carte carburant prépayée vous permet de charger un montant prédéfini à l’avance. Vous rechargez la carte une fois que le montant est épuisé.
Cela vous permet, en tant qu’employeur et chef d’entreprise, de garder le contrôle sur la consommation de carburant de vos collaborateurs et employés, tout en ayant une maîtrise plus précise des coûts. En effet, ce coût, qui peut être variable, devient plus prévisible et fixe.
Lors de l’activation de la carte, vous devrez charger un montant compris entre 15 € et 250 €. La carte est valable 1 an et est gratuite, sans frais supplémentaires.
Carte Europe
Une carte Europe vous permet de faire le plein d’essence partout en Europe. Elle augmente la productivité de vos employés et facilite la gestion de cet aspect pour tous.
Comment commander des cartes carburant ?
Pour commander votre carte carburant, vous pouvez vous adresser aux grandes enseignes existantes. Il est important de connaître précisément vos besoins avant de les contacter. Par exemple, déterminez votre zone géographique, vos délais de facturation, etc. Ces informations permettront aux fournisseurs de vous faire une offre adaptée.
Ensuite, vous devrez fournir certaines informations vous concernant, ainsi que des informations sur votre entreprise. Voici une liste des informations nécessaires :
Informations générales
- Nom de la société
- Votre prénom et nom
- Votre numéro de téléphone et adresse e-mail
- L’adresse postale de référence
- Le numéro SIREN de votre entreprise
- Le nombre de cartes carburant souhaitées
- Une estimation en litres de votre consommation mensuelle de carburant
Informations relatives à chaque véhicule
- La marque et le modèle
- L’immatriculation
- Le kilométrage de chaque véhicule
- Un code secret différent pour votre flotte, qui vous permettra d’effectuer des achats de carburant ou autres avec la carte
Informations de paiement
En ce qui concerne les informations de paiement, la carte carburant vous permettra d’obtenir les renseignements suivants :
- Le mode de paiement choisi, qu’il s’agisse d’un prélèvement automatique ou d’un paiement à la station
- La possibilité d’inclure les relevés de kilométrage sur vos factures
- La possibilité de retrouver sur vos factures des informations telles que le type de carburant, la station-service utilisée, la quantité de carburant, etc.
Avantages de la carte carburant
Les premiers bénéficiaires de la carte carburant sont les employés. Voici leurs principaux avantages :
- Pratique et simple à utiliser. Ils peuvent utiliser leur carte dans plusieurs stations-service.
- Les conducteurs n’ont plus besoin d’avancer de l’argent pour leur carburant. Fini les notes de frais et la gestion administrative qui les accompagne.
- De nombreux autres services sont associés à ces cartes, tels que l’entretien et le nettoyage du véhicule.
Bien que l’utilisateur de la carte carburant soit l’employé, celle-ci offre également des avantages à l’employeur. Voici quelques-uns de ces avantages :
- Réduction des coûts pour l’entreprise. En raison de la fidélité et de la souscription, certaines réductions seront accordées.
- Contrôle total des dépenses de l’entreprise. Un plafond de dépenses, un nombre d’utilisations limité, une limite géographique, entre autres, sont des moyens efficaces de contrôler la consommation de carburant de vos employés.
- Simplification de la gestion des notes de frais et des avances. Les cartes carburant fournissent des rapports complets sur la consommation de votre flotte, ce qui facilite la gestion administrative.
- Les cartes carburant sont similaires aux cartes bancaires classiques. Leur utilisation est sécurisée par un code PIN et d’autres systèmes anti-fraude.
Législation applicable
La carte carburant est régie à la fois par des lois sociales et fiscales, qui permettent tant à l’employeur qu’à l’employé de réaliser des économies.
Règles sociales
Les règles sociales régissant l’utilisation de la carte carburant s’appliquent dans deux cas : lorsque l’employé utilise son véhicule personnel ou lorsqu’il s’agit d’un véhicule de société.
Véhicule personnel
Lorsque la carte carburant est attribuée à un travailleur pour son véhicule personnel, trois situations sont possibles :
- Déplacements du domicile au lieu de travail : dans ce cas, l’utilisation de la carte est similaire au remboursement de notes de frais. La seule différence est que l’employé n’a pas besoin d’avancer de l’argent, il paie directement avec la carte essence. Dans ce cas, l’utilisation de la carte n’est pas soumise au calcul des cotisations de sécurité sociale.
- Déplacements strictement privés : ici, l’utilisation de la carte est soumise aux cotisations de sécurité sociale, car l’employé l’utilise uniquement pour ses déplacements personnels.
- Déplacements strictement professionnels : dans ce cas, la carte essence n’est pas soumise au calcul des cotisations de sécurité sociale.
Véhicule professionnel
Lorsque la carte carburant est utilisée uniquement à des fins professionnelles et associée à un véhicule de société, deux situations sont possibles :
- Déplacements du domicile au lieu de travail et déplacements strictement privés : dans ce cas, l’utilisation gratuite du véhicule et de la carte carburant n’est pas soumise aux cotisations de sécurité sociale. Cependant, une cotisation de solidarité doit être payée par l’employeur.
- Déplacements professionnels : dans ce cas, l’employeur n’est pas tenu de payer la cotisation CO2 de solidarité.
Règles fiscales
Différentes lois fiscales s’appliquent, tant à l’employeur qu’à l’employé.
Employé avec son propre véhicule
Si un employé utilise une carte carburant pour son propre véhicule, deux cas de figure sont possibles :
- Carte carburant à des fins privées : dans ce cas, la carte est considérée comme un avantage imposable, et la valeur réelle des frais de carburant est imposée.
- Carte carburant à des fins professionnelles : l’utilisation de la carte carburant n’est pas considérée comme un avantage imposable.
Employé avec un véhicule de société
Lorsque l’employé utilise une carte essence associée à un véhicule de société, deux situations sont possibles :
- Carte carburant à des fins privées : la carte carburant est déjà prise en compte dans le montant de l’avantage imposable du véhicule de société.
- Carte carburant à des fins professionnelles : la carte n’est pas considérée comme un avantage imposable pour le travailleur.
Employeur
Dans le cas de l’employeur, le régime fiscal est le même, qu’il s’agisse d’un véhicule personnel ou professionnel. En revanche, le type de déplacement est important.
- Carte carburant à des fins privées : les frais de déplacement sont déductibles, comme une rémunération.
- Carte carburant à des fins professionnelles : lorsque l’employé utilise la carte carburant à des fins professionnelles, les frais sont propres à l’employeur et déductibles comme des frais professionnels.
