Choisir le meilleur télésecrétariat médical pour votre cabinet

Table des matières

Sommaire

Le pré-requis : transfert d’appels
Identifier vos contraintes téléphoniques
Définir vos besoins et demander des devis
Choisir un télésecrétariat ou une permanence téléphonique médicale adapté(e)
Les valeurs et points de vigilance à surveiller
La mission d’un télésecrétariat médical
Les télésecrétariats offshore ou délocalisés
Externalisation ou travail en freelance : que choisir ?
Les différentes offres de permanences téléphoniques sur le marché
Les plateformes de prise de rendez-vous en ligne utilisées par votre télésecrétariat médical
Les signes de qualité d’une permanence téléphonique
L’importance du duo télésecrétariat et prise de rendez-vous en ligne
Les critères de choix

Vous êtes un professionnel de la santé et vous souhaitez externaliser la gestion de vos appels téléphoniques et de la relation avec vos patients grâce à un télésecrétariat médical ou une permanence téléphonique médicale externalisée ? Dans cet article, nous allons vous expliquer comment mettre en place une permanence téléphonique médicale ou un télésecrétariat pour optimiser la gestion des appels dans votre cabinet ou votre maison de santé. Vous découvrirez les points essentiels à maîtriser avant de vous lancer, comment choisir le bon prestataire et éviter les pièges, afin de profiter des nombreux avantages que cela peut apporter.

Le contact humain est un élément central de la relation avec les patients, il est donc essentiel d’accorder une attention particulière à un accueil téléphonique de qualité. Externaliser la gestion des appels dans votre cabinet vous permettra de suivre précisément les appels et d’obtenir des données statistiques pour mieux comprendre votre activité et évaluer les périodes d’activité importantes. Vous pourrez ainsi comparer le temps passé à répondre en cabinet par rapport à votre télésecrétariat externalisé et contrôler votre budget en ne dépensant que pour les besoins téléphoniques réels.

En optant pour une permanence téléphonique spécialisée, vous bénéficierez de l’expertise et de l’expérience des télésecrétaires formé(e)s et qualifié(e)s dans votre domaine d’activité. Cela vous permettra d’améliorer le service perçu par vos patients.

1. Le pré-requis : transfert d’appels

Avant de commencer, vérifiez la possibilité d’effectuer des transferts d’appels via votre opérateur téléphonique. Assurez-vous également de bien comprendre le fonctionnement des transferts d’appels en effectuant des tests entre votre mobile et votre téléphone fixe. Si nécessaire, contactez votre fournisseur.

2. Identifier vos contraintes téléphoniques

Il est important de connaître le nombre d’appels professionnels que vous recevez quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement et annuellement. Faites un suivi de vos appels en les identifiant et en les classifiant selon leur type. Définissez également vos jours de congé, vos périodes de vacances et les moments où vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

3. Définir vos besoins et demander des devis

Déterminez vos exigences et renseignez-vous sur les options complémentaires proposées par les prestataires. Demandez des devis personnalisés basés sur vos besoins.

4. Choisir un télésecrétariat ou une permanence téléphonique médicale qui vous correspond

Il est important de choisir un prestataire qui correspond à vos besoins et contraintes. Différenciez les télésecrétariats médicaux spécialisés des secrétariats externalisés généralistes ou spécialisés dans d’autres secteurs d’activité. Optez pour un télésecrétariat médical qui comprend les spécificités de votre discipline et qui dispose des compétences nécessaires.

5. Les valeurs et points de vigilance à surveiller

La confiance entre vous et votre prestataire est essentielle. Assurez-vous de sa fiabilité, de sa réactivité, de sa disponibilité et de sa confidentialité. Vérifiez également son mode de gestion, sa transparence dans la communication et son professionnalisme. Sélectionnez un prestataire qui saura répondre à vos besoins et vous permettra de gagner du temps sans perdre des patients.

6. La mission d’un télésecrétariat médical

Externaliser la gestion des appels patients permet de gagner du temps. Certains prestataires proposent des forfaits qui incluent la gestion des appels la nuit, le weekend et les jours fériés, ce qui vous permet d’assurer les prises de rendez-vous pendant vos moments de repos.

Voici quelques exemples de services proposés par les télésecrétariats médicaux :

Pré-décroché personnalisé à votre nom
Réponse rapide
Rappel de rendez-vous par SMS ou téléphone
Dossier en ligne accessible 24/7
Filtrage des appels
Gestion de votre agenda
Prise en charge des déplacements de rendez-vous
Envoi de rappels de rendez-vous par SMS, email ou téléphone
Accueil téléphonique et renseignements aux patients
Réponses rapides aux patients
Et bien plus encore…

7. Les télésecrétariats dits “offshore” ou délocalisés

Certaines entreprises délocalisent leurs équipes et plateformes à l’étranger pour des raisons économiques. Il est important de choisir un prestataire local dont la plateforme d’appels, l’équipe et le siège social sont en France pour faciliter la résolution des problèmes éventuels et établir une relation de confiance.

8. Service de permanence téléphonique externalisé ou prestataire freelance : que choisir ?

Il existe également des professionnels indépendants qui proposent des services de télésecrétariat. Toutefois, ces prestataires offrent moins de garanties de continuité de service.

9. Les offres de permanences téléphoniques sur le marché

Il y a différentes offres de permanences téléphoniques, certaines fonctionnant à l’abonnement et d’autres à l’appel. Il est important de ne pas se fier uniquement au prix, car le plus bas ne garantit pas forcément la qualité et le professionnalisme.

10. Les plateformes de prise de rendez-vous en ligne utilisées par votre télésecrétariat médical

Renseignez-vous sur les plateformes de prise de rendez-vous en ligne utilisées par la permanence téléphonique médicale. En général, toutes les permanences téléphoniques sont partenaires de plateformes reconnues telles que Doctolib, Click RDV, etc.

11. Les signes de qualité d’une permanence téléphonique

La taille de l’entreprise et son ancienneté sont des indicateurs de qualité et d’expérience. Demandez l’avis de vos confrères qui travaillent déjà avec la permanence téléphonique que vous envisagez de choisir.

12. L’importance du duo télésecrétariat et prise de rendez-vous en ligne

La prise de rendez-vous en ligne peut créer une distance entre le patient et le praticien. En combinant la prise de rendez-vous en ligne avec une permanence téléphonique, vous pouvez être disponible à tout moment tout en maintenant un lien humain avec vos patients.

13. Les critères de choix

Les valeurs, la réactivité et la disponibilité sont des critères importants dans le choix d’une permanence téléphonique médicale. Définissez vos besoins et attentes pour trouver le prestataire qui correspond le mieux à votre cabinet.

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