Créer un document dans Google Docs et collaborer avec des équipes est l’une des tâches les plus faciles de votre quotidien professionnel. Que ce soit pour des articles, des plans de projet, des offres ou des contrats, Google Docs est l’outil incontournable. Mais pour créer un contrat, vous devez y apposer une signature. C’est là que ce guide intervient pour répondre à la question : comment ajouter une signature dans Google Docs ?
Lorsqu’il s’agit de signatures, il est courant de se poser des questions comme “Comment ajouter une signature dans Google Docs ?” et “Sont-elles juridiquement contraignantes ?” Ce guide répondra à ces questions et bien d’autres.
1. Comment ajouter une signature dans Google Docs ?
Ajouter une signature dans Google Docs est similaire à ajouter une signature dans un PDF. Mais au lieu de passer par plusieurs étapes supplémentaires, vous pouvez le faire directement sur votre document Google. En fait, vous pouvez réduire jusqu’à 90 % des erreurs de traitement en passant au numérique.
Cependant, gardez à l’esprit que, même si votre organisation peut envoyer une invitation à signer un document Google à l’adresse e-mail du signataire, ces signatures peuvent varier en termes de validité légale et de vérification. Leur légalité dépend des politiques du pays concernant la signature électronique.
Cela étant dit, il existe quatre façons d’ajouter une signature à Google Docs :
Méthode 1 : Utilisation de l’outil de dessin Google Docs pour dessiner une signature
Étape 1 : Allez dans le coin supérieur gauche de votre document Google et cliquez sur “Insertion > Dessin > Nouveau”.
Étape 2 : Google Docs ouvre une toile vierge où vous pouvez utiliser l’option “Gribouillage” dans le menu déroulant “Ligne” pour écrire votre signature.
Étape 3 : Sélectionnez “Enregistrer et fermer”, et votre signature apparaît à l’endroit où se trouve votre curseur.
Méthode 2 : Utilisation d’une extension de signature Google Docs
Étape 1 : Dans le coin supérieur gauche, allez dans “Extensions > Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires”.
Étape 2 : Recherchez “e-sign” ou “e-signature” dans la barre de recherche et vous aurez plusieurs options. Choisissez celle qui convient le mieux.
Astuce : La recherche de “e-sign” ou “e-signature” donne des résultats plus pertinents que “signature”.
Étape 3 : Installez une extension, pourquoi pas Oneflow ?
Étape 4 : Une fois que vous l’avez installée en suivant les instructions qui s’affichent à l’écran, accédez à l’extension en allant dans “Extensions” en haut à gauche.
Étape 5 : Ajoutez votre nom et choisissez l’un des styles proposés par l’extension, ou dessinez votre signature manuellement. Certaines extensions vous permettent également de télécharger une image de votre signature.
Étape 6 : Cliquez sur le bouton “Insérer la signature” et ajoutez-la à votre document.
Étape 7 : Vous pouvez faire glisser et ajuster la signature comme elle apparaît dans votre document.
Méthode 3 : Insérer une image en tant que signature dans Google Docs
Cette méthode est simple mais un peu bricolée.
Étape 1 : Signez une feuille de papier vierge et prenez une photo.
Étape 2 : Téléchargez cette photo sur votre ordinateur.
Étape 3 : Allez dans “Insertion > Image” dans la barre de menu de Google Docs et ajoutez l’image là où vous avez besoin de la signature.
Sachez simplement que la validité juridique de cette méthode de signature peut varier d’un pays à l’autre, alors assurez-vous de vérifier les lois locales avant de l’utiliser. Si vous avez le feu vert, cela devrait ressembler à cela à la fin.
Méthode 4 : Utilisation d’une police manuscrite pour ajouter une signature dans Google Docs
Utilisez une police manuscrite pour écrire votre nom ou vos initiales et les rendre plus visibles.
Bien que cela puisse ne pas être votre signature réelle, cela sert de bon substitut en attendant la vraie. Cette méthode est particulièrement rapide si vous ne recherchez pas une sécurité de haut niveau dans vos documents.
Voici une liste de polices manuscrites proposées par défaut dans Google Docs :
- Caveat
- Lobster
- Pacifico
Pour ajouter d’autres polices, cliquez sur “Plus de polices” dans le menu déroulant de la police et choisissez celle qui correspond à votre esthétique ou à votre image de marque.
Maintenant que vous avez ajouté votre signature à votre document Google, la question qui se pose est : est-elle légalement contraignante ?
Est-ce qu’une signature électronique transforme Google Docs en contrats ?
Cela dépend des termes énoncés dans le contrat, à moins qu’il ne s’agisse d’un service de signature électronique intégré à Google Docs, comme Oneflow. Avec une intégration de ce type, vous pouvez signer électroniquement des documents Google en toute tranquillité d’esprit, en sachant que tous vos contrats sont sûrs, sécurisés et juridiquement contraignants.
Comment signer un Google Doc avec une signature électronique légalement contraignante ?
Bien que toutes ces options pour ajouter une signature à Google Docs fonctionnent, vous pouvez avoir besoin d’une solution plus facilement vérifiable et juridiquement solide.
C’est là que le logiciel de gestion de contrats comme Oneflow peut vous aider. Signer un document avec Oneflow crée automatiquement un certificat en ligne avec la date et l’heure de la signature. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez utiliser Oneflow pendant toute la durée de vie de votre contrat. Que vous créiez des contrats ou que vous en ayez à renouveler, l’intégration de Google Docs de Oneflow peut vous aider. Voici comment signer un document Google avec Oneflow :
- Inscrivez-vous à Oneflow.
- Créez votre document, cliquez sur Extensions et obtenez le module complémentaire Oneflow.
- Donnez un nom à votre contrat, sélectionnez un modèle et l’espace de travail auquel vous souhaitez que le contrat appartienne.
- Ajoutez les participants au contrat et cliquez sur “Créer le contrat”.
- Vous serez redirigé vers la vue du contrat dans Oneflow et vous pourrez y ajouter un message avant de l’envoyer.
- Signez votre document Google avec une signature électronique légalement contraignante provenant de Oneflow.
- Suivez l’état de vos contrats créés dans Google Docs.
Inscrivez-vous pour un essai gratuit et commencez à signer des documents Google avec des signatures électroniques légalement contraignantes.
