Si vous êtes comme de nombreuses personnes, vous utilisez Google Docs dans votre travail. Vous l’utilisez pour collaborer avec différentes équipes, rédiger de nouveaux contrats, écrire des mémos d’entreprise et des documents commerciaux importants. Alors pourquoi est-il si difficile d’ajouter une signature électronique dans ce logiciel en ligne si puissant ?
Bonne nouvelle : l’ajout d’une signature électronique dans Google Docs est bien plus facile que vous ne le pensez. Il vous suffit de connaître les bonnes techniques et les étapes clés pour y parvenir.
Pourquoi ajouter une signature électronique dans Google Docs ?
Il existe plusieurs raisons de vouloir ajouter une signature électronique dans Google Docs :
- Collaboration facile : Google Docs est idéal pour rassembler un grand nombre de personnes dans un seul document. Si vous avez besoin de collaborer sur un document et de le signer, Google Docs facilite grandement la tâche. Cela vous évite également de perturber votre flux de travail habituel.
- Travail à distance : Beaucoup d’entre nous utilisent Google Docs sur nos téléphones. Nous apprécions les services web et basés sur le cloud comme Google car ils nous permettent de travailler facilement dans une application et de la fermer sans avoir à télécharger quoi que ce soit. Ajouter une signature électronique dans Google Docs facilite l’accès à un contrat ou un document professionnel lorsque vous êtes en déplacement.
- Familiarité avec Google Docs : Si vous utilisez déjà Google Docs depuis des années, pourquoi changer ? Vous êtes déjà à l’aise avec cette plateforme. Vous rédigez vos contrats avec plaisir et vous appréciez l’organisation de tous vos documents dans Google Drive. Si vous l’utilisez correctement, vous n’avez pas à compromettre vos habitudes de travail.
Maintenant que vous savez pourquoi ajouter une signature électronique dans Google Docs, passons à la manière de le faire. Voici tout ce dont vous aurez besoin pour commencer :
Travaillez avec Google Docs dans Nitro Sign
Si vous apprenez à ajouter une signature électronique avec Nitro, vous trouverez des étapes familières. Voici les bases pour intégrer Nitro à vos fichiers Google Drive :
- Assurez-vous d’avoir un document Google contenant un contrat terminé (avec des lignes vides pour les signatures) dans votre compte Google Drive. Ensuite, connectez-vous à Nitro.
- Dans le tableau de bord, cliquez sur Outils dans le menu de gauche.
- Sélectionnez Signer.
Une fenêtre contextuelle s’ouvrira. Maintenant, vous avez le choix. Souhaitez-vous télécharger un document depuis vos fichiers locaux ou sélectionner un fichier dans Google Drive si vous travaillez sur un smartphone, par exemple ?
Une fois le document ouvert, vous pouvez accéder au panneau Signataires et cliquer sur votre nom et votre adresse e-mail. Cela fera apparaître une liste d’options de champ de formulaire.
Faites glisser et déposez les champs obligatoires dans le document. Par exemple, vous pouvez ajouter à la fois “Signatures” et “Date”.
Enregistrez le document. Il apparaîtra maintenant dans Mes documents. Vous êtes libre d’ajouter votre propre signature (en cliquant et en faisant glisser votre signature prédéfinie) ou d’envoyer le document pour que d’autres personnes le signent.
De cette manière, vous pouvez passer d’un document Google à un contrat prêt à être utilisé dans votre système de gestion des contrats. Vous pouvez effectuer toutes les modifications et la mise en forme dans Google Docs. Si vous préférez travailler de cette façon parce que vous êtes déjà à l’aise avec ce système, il n’est pas nécessaire de changer brusquement vos habitudes. Il vous suffit de connaître les étapes de base pour ajouter des champs de signature à partir d’un document Google stocké. À partir de là, Nitro peut gérer le reste.
Maintenant, passons à une autre méthode pour ajouter une signature électronique dans Google Docs.
Ajout d’une signature électronique sur Google Docs
Supposons que vous utilisez G Suite et que vous souhaitez insérer directement une signature électronique. Comment créer un nouveau document Google que vous pouvez réellement signer ? Ce n’est pas exactement un logiciel de signature de contrat que vous utilisez. Si vous utilisez cette méthode, les étapes peuvent être simples :
- Dans le menu supérieur de Google Docs, cliquez sur Insertion.
- Sélectionnez Dessin.
Une boîte de dialogue Dessin s’affichera.
- Cliquez sur l’icône Ligne pour faire apparaître l’outil de dessin.
- Sous “Ligne”, sélectionnez “Gribouiller”.
- Cliquez sur “Enregistrer et fermer”. L’image que vous venez de dessiner sera alors ajoutée au document. Vous êtes maintenant libre de l’insérer dans une ligne de contrat, par exemple.
Cependant, cette méthode peut poser quelques problèmes si vous souhaitez gérer efficacement vos contrats. Voici ce dont vous aurez besoin :
- Un logiciel qui vous rappelle qui a signé et qui n’a pas encore signé. Idéalement, votre logiciel de gestion des contrats peut le faire automatiquement et envoyer des rappels par e-mail si nécessaire.
- Un logiciel qui facilite la conversion entre Google Docs et les PDF, par exemple. Idéalement, vous pouvez créer des documents centralisés faciles à enregistrer.
- Une séparation entre vos contrats et le reste de vos documents Google. Pourquoi ? Si vous faites tout dans Google Docs, il peut être difficile d’organiser vos contrats signés et non signés parmi tous vos autres documents, comme les mémos d’entreprise par exemple.
Pour améliorer la gestion de vos contrats, nous vous recommandons d’utiliser un service comme Nitro.
Conseils pour utiliser Google Docs pour vos contrats
Revenons à la question initiale : pourquoi s’embêter avec Google Docs ? Vous pouvez certainement utiliser Nitro pour plus que la gestion des contrats, mais de nombreuses personnes aiment travailler avec Google Docs. Si c’est votre cas, vous connaissez déjà certaines des fonctionnalités qui rendent Google Docs si facile à utiliser. Voici quelques conseils importants pour vous faciliter la vie lorsque vous rédigez vos contrats :
- Utilisez l’outil Explore de Google Docs pour faciliter votre travail dans l’application. C’est particulièrement important si vous travaillez sur un appareil mobile ou une tablette, mais cela peut également vous aider sur votre ordinateur de bureau. L’outil Explore vous permet de rechercher des informations essentielles sans avoir constamment besoin d’ouvrir d’autres onglets ou navigateurs.
- Installez l’application Docs sur votre appareil mobile ou votre tablette. Vous pourrez ainsi modifier vos contrats en déplacement. Comme Nitro est basé sur le web, vous ne perdrez rien lorsque vous passerez sur mobile. Vous pourrez donc éditer vos contrats dans Google Docs, puis les envoyer et les enregistrer avec Nitro. Et vous pourrez le faire de n’importe où, tant que vous avez une connexion internet.
- Configurez l’accès hors ligne dans Google Drive pour pouvoir travailler en mode hors connexion avant de télécharger de nouveaux contenus. Cela vous permettra de travailler même en voyage.
Pensez-vous qu’il est difficile de gérer vos contrats avec Google Docs ? Ce n’est pas nécessairement le cas. Cependant, il peut être très utile d’avoir un excellent logiciel à vos côtés. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit de Nitro Sign pour découvrir comment utiliser Google Docs pour vos contrats.
