La signature électronique est devenue incontournable dans la dématérialisation des services d’entreprises et constitue le cœur des innovations digitales. Elle permet de certifier et d’authentifier les documents, y compris ceux qui ont une valeur légale et juridique. Bien que de nombreux sites proposent de certifier des documents en ligne, il est également possible d’ajouter une signature à un document dans certains programmes Microsoft Offices, tels que Excel. Découvrez comment ajouter une signature électronique sur Excel.
Qu’est-ce qu’une signature électronique Excel ?
La signature électronique pour un document numérique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document papier. Elle atteste l’approbation du signataire et engage ce dernier vis-à-vis du document. Des logiciels adaptés permettent de signer un document numérique en utilisant une technique de cryptographie spécifique. Il est possible de signer différents types de fichiers tels que Word, JPEG, Excel, XML, etc.
Une signature électronique Excel peut être apposée sur une feuille de calcul pour garantir l’authenticité de son auteur. Tout comme une signature manuscrite, la signature électronique a une véritable valeur légale. Elle engage le signataire et peut être utilisée comme preuve lors de contrôles ou de litiges. Mais à quoi ressemble une signature numérique ? C’est une question légitime à se poser.
Une signature électronique n’est pas une simple signature manuscrite apposée sur un document numérique. Il s’agit d’une suite de chiffres associée à un fichier et à la personne qui l’a créé. Elle est générée par des logiciels. Une signature numérique est le résultat d’un calcul effectué par un programme informatique à partir de données spécifiques. D’autres logiciels permettent l’authentification des signatures électroniques dans un souci de sécurité. Il est également possible d’ajouter une date aux documents grâce à un logiciel d’horodatage électronique, ce qui garantit l’existence du fichier à une date précise et sa sincérité.
Les avantages et critères de validité d’une signature électronique
Une signature numérique présente de nombreux avantages. C’est une véritable révolution dans le domaine de l’authentification des documents. Ses principaux avantages résident dans les garanties qu’elle offre. En effet, elle garantit l’authenticité, l’intégrité, la notarisation électronique et la non-répudiation du document signé.
- L’authenticité : elle confirme l’identité du signataire.
- L’intégrité : elle garantit que le contenu du document n’a pas été modifié ni falsifié depuis sa signature.
- La notarisation électronique : les signatures électroniques Excel et autres, horodatées par un serveur sécurisé, ont une valeur de notarisation électronique.
- La non-répudiation : la signature prouve à tous l’origine du fichier signé.
En plus de ces garanties, la signature électronique permet d’utiliser un document numérique sans avoir besoin de l’imprimer. Elle fait gagner du temps en offrant la possibilité d’échanger des contrats directement par e-mail et d’éviter les systèmes d’archivage papier.
Pour offrir toutes ces garanties, la signature elle-même doit répondre à certains critères. Elle doit être valide et être associée à un certificat non expiré. Chaque personne doit obtenir un certificat de signature pour créer et utiliser une signature numérique. Ce certificat prouve l’identité du signataire. Il est émis par une autorité de certification et a une durée de validité déterminée, généralement d’un an.
Le signataire doit être approuvé et son certificat de signature doit avoir été délivré par une autorité reconnue. Une signature électronique n’est pas valide si elle ne respecte pas ces critères. Tout document signé et correctement horodaté est considéré comme ayant une signature valide, indépendamment de la révocation ou de l’expiration du certificat de signature.
Les différentes étapes pour ajouter une signature électronique sur Excel
Pour ajouter une signature électronique sur une feuille de calcul Excel, vous devez d’abord créer une ligne de signature, puis la signer. Cette ligne de signature est similaire à l’espace réservé à une signature sur un document imprimé, mais elle fonctionne différemment. Lorsque vous insérez une ligne de signature dans un fichier Excel, vous spécifiez les instructions et les informations destinées au signataire. Lorsque ce dernier reçoit une copie électronique du fichier, il voit la ligne de signature ainsi que la notification indiquant que sa signature est requise.
Le signataire peut taper une signature, sélectionner l’image d’une signature manuscrite ou utiliser la fonctionnalité d’entrée manuscrite pour en ajouter une. Pour créer une ligne de signature, placez le curseur dans une cellule vide à proximité de l’emplacement où la signature sera apposée. Ensuite, suivez le chemin Insertion > Signature > Ligne de signature Microsoft dans le ruban. Enfin, configurez la signature à l’aide du formulaire qui s’affiche et appuyez sur OK.
Une fois la configuration terminée, Excel place un objet graphique représentant la ligne de signature près de la cellule où se trouvait le curseur. Cet objet est suivi du nom et du titre du signataire. Double-cliquez sur cet objet pour créer une identification numérique à l’aide de la boîte de dialogue qui s’affiche. Le futur signataire doit cliquer dans la case “Signer” du dialogue afin d’ajouter une signature.
Conclusion
En conclusion, la signature électronique sur Excel est un excellent moyen d’authentifier les feuilles de calcul. C’est une méthode simple et pratique. Les signatures numériques ont autant de valeur que les signatures manuscrites. Le programme Excel lui-même permet de signer les fichiers, bien que d’autres programmes soient également capables de le faire.
La signature électronique pour les fichiers PDF
Excel n’est pas le seul logiciel à proposer des signatures électroniques. Il en existe de nombreux autres. Si vous souhaitez signer un fichier PDF en toute simplicité, la plateforme You Sign est faite pour vous. Cette application vous permet de signer vos fichiers PDF rapidement et facilement, simplifiant ainsi la distribution de vos contrats.
Pourquoi privilégier le format PDF ?
Le format PDF est très utilisé dans toutes les entreprises car il facilite l’échange de documents, veillant à ce que tous les ordinateurs et appareils mobiles affichent les mêmes informations. En effet, lors de l’envoi d’un fichier dans un format autre que PDF, des erreurs et des problèmes d’affichage peuvent survenir à l’ouverture si l’appareil n’est pas suffisamment performant.
Le format PDF permet de conserver la mise en page d’origine, y compris les polices, les images et la disposition du texte, sur tous les écrans. Il est donc très pratique d’adopter ce format pour fluidifier les échanges avec vos collègues, employés ou clients.
Un autre avantage majeur du PDF est qu’il prend en charge l’outil de signature électronique, ce qui permet de sécuriser les échanges et les accords à distance.
Pourquoi opter pour la signature électronique ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi la signature électronique est si pratique. Sachez que si vous collaborez ou échangez avec des personnes vivant loin de vous, que ce soit dans une autre ville ou même dans un autre pays, vous serez reconnaissant de cette invention et vous gagnerez un temps considérable. Voici les avantages de cette pratique :
- Les échanges sont automatiquement simplifiés et accélérés.
- La signature électronique apporte une sécurité à vos documents, qui sont protégés par cette signature.
- La signature électronique a une valeur légale garantie.
