Aujourd’hui, la communication entre collègues est omniprésente. Que ce soit pour dire bonjour à un collègue, prendre une pause café virtuelle avec un membre de l’équipe travaillant à distance ou envoyer un gif mignon au reste de l’équipe, nous sommes tous familiers avec ces petits échanges informels du quotidien. Cependant, il est important de noter que la communication efficace au travail est bien plus complexe et d’une importance cruciale.
La communication interne concerne tous les échanges que vous avez au sujet des activités de votre entreprise. Développer une stratégie de communication interne peut vous aider à éviter les erreurs de communication, renforcer le bien-être de votre équipe, optimiser la collaboration et maintenir un climat de confiance. Les équipes qui réussissent dans ce domaine sont mieux préparées pour faire face à des situations complexes.
Améliorer la communication de votre entreprise demande du temps et des efforts. C’est là qu’intervient Asana. Voici 12 astuces pour améliorer durablement la communication interne de votre entreprise :
Qu’est-ce que la communication interne en entreprise?
La communication interne englobe tous les échanges sur le lieu de travail concernant vos activités. Cela peut inclure des discussions sur les tâches individuelles, des mises à jour sur l’avancement des projets ou des retours d’information à vos managers, subordonnés ou collègues. Une communication interne efficace est essentielle pour optimiser la collaboration et l’esprit d’équipe. Si vous ne vous exprimez pas clairement, vous risquez de ne pas transmettre le message souhaité, de compliquer les choses ou même de blesser quelqu’un involontairement.
La communication interne peut prendre différentes formes, comme une discussion en personne, un échange écrit, l’utilisation d’un réseau social interne ou une réunion de groupe. Ces échanges peuvent être en temps réel ou différés, selon que vous communiquez sur vos projets en cours par e-mail, vidéo préenregistrée ou sur une plateforme de gestion de projet. Voici quelques exemples :
- Réunions d’équipe
- Séances de feedback individuelles
- Réception d’informations
- Communication sur l’état ou la progression d’un projet
- Collaboration sur des activités multidisciplinaires
- Communication non verbale
La stratégie de communication interne est généralement soutenue par le dirigeant, le responsable de la communication ou les ressources humaines.
Les principes clés de la communication interne
Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce qu’englobe la communication interne en entreprise, il est temps d’analyser les points à améliorer pour devenir un communicant hors pair. Voici quelques principes clés pour garantir une communication interne efficace, quelle que soit sa forme :
- S’exprimer clairement : que ce soit par le biais de Slack, d’un e-mail ou d’une réponse improvisée, cherchez à faire passer votre message de la manière la plus claire possible.
- Résoudre les conflits plutôt que d’en créer de nouveaux : la communication doit être utilisée pour résoudre les problèmes ou favoriser une collaboration efficace sur un projet ou une tâche. Veillez à ce que les échanges soient constructifs et permettent de progresser.
- Rester à l’écoute : la communication interpersonnelle est un échange, il est donc important d’écouter l’autre, même si votre interlocuteur communique uniquement de manière non verbale.
Le rôle de la communication interne
Une communication efficace et transparente au travail peut :
- Renforcer l’implication et le sentiment d’appartenance des employés
- Fédérer et encourager l’adhésion des équipes
- Augmenter la productivité et la motivation des salariés
- Favoriser une culture d’entreprise et un lieu de travail plus sains
- Réduire les conflits au sein de l’entreprise
- Fidéliser l’ensemble des salariés
Astuces pour développer la communication interne
L’efficacité de votre communication interne dépend du lieu, des modalités et du moment où s’effectuent les échanges. Voici sept astuces pour préparer votre plan de communication interne :
1. Choisissez le bon support de communication interne et le sujet à aborder
La communication peut prendre diverses formes : en personne, par e-mail, sur une plateforme interne, par messagerie instantanée, etc. Pour être efficace, assurez-vous de suivre les directives de communication de votre entreprise et de transmettre les bonnes informations, au bon endroit.
Identifiez le meilleur canal de communication interne pour chaque situation. Demandez-vous quel est l’outil le plus approprié pour poser des questions ou faire des commentaires. Avez-vous besoin d’un échange en temps réel ou un message différé suffit-il ?
2. Développez vos compétences en communication
La collaboration est essentielle pour une équipe efficace, quelle que soit sa taille. Pour développer de solides compétences en collaboration, vous devez établir une communication interne ouverte et honnête. Cela implique de savoir exprimer son désaccord et de développer un argumentaire pour expliquer un point de vue divergent.
La communication et la collaboration s’influencent mutuellement. Savoir communiquer efficacement est la clé de toute bonne collaboration, mais savoir collaborer est également essentiel pour établir une bonne communication interne.
Au fil du temps, développez vos compétences en collaboration et en communication interpersonnelle. Vous serez ainsi mieux préparé pour transmettre des informations et des opinions sur votre lieu de travail, que ce soit en personne ou à distance.
3. Privilégiez les conversations en personne lorsque cela est possible
Pour éviter les erreurs de communication, rien ne vaut une conversation en face à face. Si votre équipe travaille à distance, organisez des visioconférences. La communication en personne est particulièrement importante lorsqu’une discussion risque d’être difficile, car il est souvent délicat de trouver le bon ton à l’écrit. Dans l’idéal, il est préférable que vos collègues puissent voir vos expressions faciales et votre langage corporel.
Si votre équipe est décentralisée ou travaille à distance, privilégiez les appels téléphoniques plutôt que les visioconférences. Les visioconférences peuvent être fatigantes et compliquer la communication interpersonnelle, surtout lorsqu’on est en télétravail. Un appel téléphonique réduit la fatigue visuelle tout en permettant de bien entendre la voix et le ton de vos collaborateurs.
4. Soyez attentif à votre langage corporel et à votre voix
La communication ne se limite pas aux mots, mais englobe également votre façon de vous exprimer de manière générale. Veillez à ne pas croiser les bras ou à paraître trop brusque. Votre langage corporel peut influencer la manière dont les autres vous perçoivent, même si cela n’a rien à voir avec la situation que vous vivez sur le moment. Pour éviter de transmettre des signaux involontaires, essayez d’adopter un langage corporel et des expressions neutres.
5. Favorisez une communication ouverte et harmonieuse
En matière de communication, il est important d’écouter autant que de parler. Pour travailler en équipe et favoriser une collaboration saine, il est essentiel de ne pas imposer systématiquement ses idées, mais aussi de savoir écouter celles des autres.
Il existe deux types d’écoute principaux : écouter en pensant déjà à sa réponse et écouter pour comprendre au mieux son interlocuteur. Écouter pour comprendre consiste à être attentif au message de son interlocuteur, sans penser à sa propre réponse. En adoptant cette approche, vous éviterez de passer à côté d’informations clés et de répéter les paroles de votre interlocuteur.
6. Résistez aux mythes et aux « on-dit »
Il est courant de créer des récits à partir des faits, mais il est important de les distinguer. Les faits sont des événements réels, tandis que les témoignages sont des interprétations personnelles de la situation.
Il est essentiel de faire la distinction entre les faits et les témoignages. Évitez de vous fier uniquement aux rumeurs, à moins d’avoir une preuve de leur véracité. Pour dissiper les doutes, communiquez directement avec votre responsable et demandez-lui pourquoi il a choisi de vous faire un retour d’information de telle manière.
7. Adaptez votre communication à votre interlocuteur
Une communication interne efficace dépend à la fois de l’interlocuteur et du contenu du message. Assurez-vous de vous adresser à la bonne personne et de transmettre les informations dans le bon contexte. Si vous avez des doutes sur les destinataires appropriés, identifiez les parties prenantes clés de votre projet.
En suivant ces astuces, vous pourrez améliorer la communication interne de votre entreprise et créer un environnement de travail où chacun se sent à l’aise pour s’exprimer et collaborer efficacement.
Renforcer la capacité de communication des équipes de direction
Si vous êtes responsable d’une équipe, la mise en place d’une stratégie de communication interne relève de votre responsabilité. Une communication claire contribue à développer une culture d’entreprise saine, à instaurer un climat de confiance et à faire circuler l’information entre les équipes pluridisciplinaires. Voici cinq conseils pour renforcer la capacité de communication de votre équipe de direction :
1. Identifier et résoudre les problèmes
Avant de mettre en place des mesures pour améliorer la communication, assurez-vous qu’il n’y a pas de problèmes sous-jacents qui empêchent une communication ouverte et franche. Veillez à ce que chaque membre de l’équipe se sente à l’aise pour s’exprimer sans crainte. En tant que dirigeant, l’un de vos objectifs principaux est de créer un environnement où chacun se sent à l’aise et peut s’exprimer librement.
2. Demandez régulièrement des feedbacks
Si vous ne demandez pas l’avis de vos collaborateurs sur votre style de communication, vous ne pourrez jamais obtenir de feedback. La communication au travail a un impact sur toutes les autres interactions, mais cela peut ne pas être une priorité immédiate pour les membres de votre équipe. En demandant leur avis à vos collègues, vous pourrez continuer à développer des stratégies de communication claires pour votre équipe.
3. Identifiez les préférences de votre équipe
Pour une communication efficace, il est important de connaître les préférences de chaque membre de l’équipe en matière de communication. Demandez-leur quels sont les canaux ou les outils qu’ils préfèrent. Certaines personnes aiment les réunions structurées, d’autres préfèrent les séances de brainstorming. En comprenant leurs préférences, vous pourrez créer un environnement de travail favorable à chacun.
4. Organisez des activités de team building
Prenez le temps de vous intéresser à la personnalité de chaque membre de l’équipe, en dehors du cadre professionnel. Organisez des activités de team building pour permettre à vos collaborateurs de mieux se connaître et de développer des liens.
5. Définissez les normes de communication
En tant que responsable, il est de votre responsabilité de définir les normes de communication pour encourager des échanges ouverts et transparents au travail. Demandez régulièrement l’avis de votre équipe sur la communication interne. Souhaitez-vous encourager ou éliminer certaines habitudes de communication ? Favorisez une approche réflexive, plutôt qu’une liste de « bonnes pratiques » figées.
Quelques alternatives
La communication ne se limite pas au lieu de travail physique. Que vous interagissiez avec des collègues répartis dans différents bureaux ou avec des collaborateurs travaillant à distance, il existe de nombreuses façons de communiquer efficacement. Certaines bonnes pratiques s’appliquent à tous les types d’équipes, quelle que soit leur configuration.
Pour les équipes décentralisées
Les équipes décentralisées travaillent dans différents bureaux, à l’échelle nationale ou internationale. Elles peuvent couvrir différents fuseaux horaires et langues, et chaque bureau a sa propre culture d’entreprise et ses habitudes de travail. Pour maintenir une bonne communication dans ce contexte, communiquez régulièrement pour que tous les membres de l’équipe restent informés. Veillez à rassembler les documents et les ressources essentielles dans une source unique accessible à tous en ligne.
Pour les collaborateurs en télétravail
Lorsque vous travaillez avec une équipe en télétravail, il est essentiel de définir les outils de communication et la fréquence des échanges. Indiquez clairement les préférences de communication de chaque membre de l’équipe pour faciliter les interactions à distance.
Enfin, donnez à votre équipe le temps de tisser des liens. Organisez des activités pour favoriser les échanges informels et maintenir le contact, peu importe où se trouvent vos collaborateurs.
Un outil de gestion du travail pour une communication optimale
Pour une communication claire, il est important de disposer d’une source unique de référence regroupant toutes vos activités, informations et échanges. En utilisant un outil de gestion du travail tel que Asana, vous pouvez facilement coordonner les projets de votre équipe.
Améliorer la communication interne de votre entreprise demande du temps et des efforts, mais les résultats en valent la peine. En suivant ces conseils et en utilisant des outils adaptés, vous pouvez créer un environnement de travail où la communication est efficace et où chaque membre de l’équipe se sent à l’aise pour s’exprimer et collaborer.
