Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce règlement concerne le traitement des données personnelles par les entreprises et impose une plus grande responsabilité en matière de collecte, traitement, regroupement et analyse des données clients. Son objectif est de renforcer et d’harmoniser la protection des données personnelles des résidents de l’Union Européenne, en adaptant les principes de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 aux nouvelles pratiques du web et aux évolutions technologiques.
Aujourd’hui, la plupart des entreprises en ligne récoltent et utilisent les données personnelles de leurs clients ou visiteurs, telles que les adresses email, les coordonnées et les noms. Par conséquent, elles doivent être très strictes en ce qui concerne la collecte et l’hébergement de ces informations sensibles. La conformité au RGPD constitue un enjeu majeur pour la plupart des TPE et PME. Mais comment mettre en place le RGPD au sein de votre entreprise ?
RGPD : les bonnes questions à se poser
Le règlement RGPD concerne toutes les entreprises et organisations qui collectent, traitent et stockent des données personnelles de personnes résidant dans l’Union Européenne. Votre entreprise est donc directement concernée et doit l’appliquer. Mais par où commencer ? Voici quelques questions essentielles :
- Votre entreprise stocke-t-elle des données personnelles ?
- Comment ces données ont-elles été obtenues ?
- Les personnes concernées peuvent-elles consulter, modifier ou supprimer ces données ?
- Comment ces données sont-elles utilisées ?
- Les personnes concernées ont-elles été informées de l’utilisation qui sera faite de leurs données personnelles (emailing par exemple) ?
- Comment les données sont-elles exploitées et dans quel but ?
- Qui traite les données ?
- Où sont-elles hébergées ?
- Sont-elles suffisamment protégées contre le vol et les intrusions ?
RGPD étape 1 : Recenser l’ensemble des données collectées
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou activité, collectent un certain nombre de données sur leurs clients, fournisseurs, partenaires ou employés. Selon la RGPD, les données personnelles comprennent le nom, le prénom, le genre, l’âge, l’adresse, l’email, l’adresse IP, la situation familiale, l’opinion politique ou religieuse, l’orientation sexuelle, les données biométriques et les données relatives à la santé. Si votre entreprise collecte ce type de données, vous devez appliquer les recommandations de la CNIL et vous conformer au RGPD.
RGPD étape 2 : Obtenir le consentement explicite des utilisateurs
Désormais, les entreprises doivent prouver qu’elles ont obtenu le consentement préalable et explicite de chaque utilisateur dont elles collectent les données personnelles. L’utilisateur doit exprimer son consentement de manière claire et active, par exemple en cochant une case.
RGPD étape 3 : Prendre les principales mesures de protection des données
La RGPD impose aux entreprises de mettre en place des mécanismes et des procédures internes pour respecter les règles relatives à la protection des données. Voici quelques mesures essentielles :
- Désigner un Data Protection Officer chargé de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise.
- Prendre des mesures spécifiques de traitement et d’hébergement des données les plus sensibles.
- Mettre en place des procédures internes et s’assurer de leur respect par les collaborateurs.
- Documenter toutes les actions liées à la protection des données.
Les risques en cas de non-respect du RGPD
La CNIL veille à l’application du RGPD dans les entreprises françaises. En cas de non-conformité, votre entreprise peut être sanctionnée. Vous recevrez tout d’abord un avertissement, puis, si vous ne prenez pas les mesures nécessaires, vous pourriez être condamné à une amende administrative pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de votre chiffre d’affaires. De plus, en cas de violation de données, vous avez l’obligation d’en avertir la CNIL dans les 72 heures suivant l’incident. Il est donc primordial de protéger les données de votre entreprise et de détecter rapidement toute intrusion.
Comment protéger les données au sein de l’entreprise ?
Si votre entreprise ne dispose pas de service informatique interne, vous pouvez faire appel à un prestataire en infogérance pour vous accompagner dans la sécurisation de vos données et vous conformer au RGPD. Voici quelques conseils :
- Former tous les collaborateurs aux bonnes pratiques de protection des données informatiques.
- Mettre en place une politique stricte de Data Loss Protection et gérer les droits d’accès aux données.
- Mettre à jour les applications et logiciels de l’entreprise.
- Prévoir des processus de traitement et d’accès aux données ainsi que des procédures en cas d’attaque ou d’intrusion.
- Mettre en place des outils de protection des données informatiques tels que des antivirus, une détection comportementale et un filtrage.
- Sauvegarder régulièrement les données de l’entreprise.
- Mettre en place un système de monitoring pour détecter rapidement toute activité suspecte.
- Solliciter les conseils d’experts pour sécuriser votre infrastructure et limiter les failles de sécurité.
Qu’est-ce qui change en 2023 ?
En 2023, la CNIL est de plus en plus sévère avec les entreprises. Elle est moins patiente en cas d’erreur et distribue plus facilement des amendes en cas de non-respect du RGPD. De plus, elle a renforcé les règles de conformité pour les sites internet, en particulier en ce qui concerne la collecte de données via des outils d’analyse tels que Google Analytics ou des cookies. Les principes clés à respecter sont la protection des données personnelles, le respect des règles sur les cookies et traceurs, ainsi que la cybersécurité des sites web.
L’objectif du RGPD n’est pas d’empêcher les entreprises de traiter des données, mais plutôt de les responsabiliser pour protéger les droits et libertés des individus. Il est donc toujours possible de traiter des données en respectant les obligations imposées par le RGPD. Les experts informatiques de Nowteam peuvent vous aider à garantir la conformité de votre entreprise à ce règlement. N’hésitez pas à les contacter pour bénéficier des conseils d’un interlocuteur dédié.
