La conservation des documents administratifs est essentielle pour chacun d’entre nous. Que ce soit pour répondre aux exigences de l’administration ou pour justifier nos opérations et prises de décisions, il est crucial de les avoir à portée de main. Malheureusement, le stockage des documents n’est pas toujours réalisé de manière adéquate, ce qui peut avoir des conséquences graves. Pour éviter cela, il est primordial de faire un classement efficace. Que vos dossiers soient en format papier ou électronique, voici différentes méthodes pour les classer facilement.
Réaliser un classement par ordre alphabétique
Une première méthode consiste à classer vos documents administratifs par ordre alphabétique. Pour cela, il vous suffit de suivre la logique des lettres de l’alphabet et de créer des rubriques correspondantes. Si vos documents importants concernent des noms de personnes, classez-les en considérant leur patronyme. Les prénoms doivent être inscrits entre parenthèses, juste après les noms de famille. Il est important de faire un travail d’indexation préalable avant de ranger vos documents.
Effectuer un classement par ordre numérique
Une autre idée intéressante est de classer vos documents administratifs par ordre numérique. Il vous suffit d’attribuer un numéro à chaque dossier en respectant l’ordre chronologique de leur arrivée. Vous pouvez procéder par ordre croissant. N’oubliez pas d’ajouter un libellé à chaque élément classé afin de gagner du temps lors de vos recherches urgentes.
Faire un classement par thème
Une autre option consiste à classer vos dossiers par thème. Pour cela, tenez compte des centres d’intérêt de vos papiers administratifs. Considérez le sujet ou le thème de chaque dossier. Cette méthode est très pratique car elle permet de retrouver rapidement un document en cas d’urgence. Par exemple, regroupez ensemble les chèques, les avis de versement et les relevés de compte, qui sont des documents bancaires. Les avis d’imposition, les fiches de paie et les preuves de paiement peuvent quant à eux être regroupés dans la catégorie des documents comptables. En fonction du document que vous recherchez, vous n’aurez qu’à vous rendre dans la section correspondante pour le retrouver facilement.
Classement de ses documents par catégorie
Une autre possibilité est de réaliser un classement de vos documents administratifs par catégorie. Répartissez vos dossiers en fonction de la nature du document. Par exemple, conservez les papiers d’identité et les documents personnels dans des dossiers personnels. Pour les papiers liés au fonctionnement de votre entreprise, rangez-les dans la catégorie des documents d’entreprise. Ce classement vous évitera de perdre du temps à fouiller inutilement. Vous pouvez également choisir de classer vos documents en fonction de la région. Cette approche peut être très utile si vous gérez la paperasse d’une administration publique, car elle facilite l’organisation des informations provenant de différentes personnes et régions.
Éléments utilisables pour ranger ses documents administratifs
Pour optimiser le classement de vos documents administratifs, vous pouvez utiliser différents éléments. Les étagères, par exemple, vous permettent de classer idéalement les documents courants. Avec un porte-étiquette sur chaque dossier, vous pourrez rapidement identifier leur contenu.
Utilisez des pochettes pour séparer les différents thèmes de vos documents. Choisissez des pochettes de différentes couleurs pour différencier les sujets. Les chemises à soufflet et les boîtes avec intercalaires sont également pratiques pour classer les dossiers volumineux. Vous pouvez utiliser des classeurs à anneaux pour consulter facilement vos documents. Installez des intercalaires à l’intérieur pour classer vos papiers selon différents thèmes. Par exemple, vous pouvez avoir un classeur pour les factures et un autre pour les relevés de compte.
Si vous devez conserver de nombreuses affaires ou gérer les papiers de toute votre famille, un meuble de classement peut être une option intéressante. Les tiroirs et les dossiers suspendus vous permettront de répartir chaque thème de manière organisée.
Conserver l’essentiel
Il est inutile de conserver des documents inutiles. Gardez uniquement l’essentiel. Après avoir reçu et lu un courrier, demandez-vous s’il est vraiment nécessaire de le garder. Si ce n’est pas le cas, débarrassez-vous-en. Ne laissez pas les documents sans importance envahir votre espace, car ils compliqueront le classement de vos dossiers. Cette précaution s’applique également aux fichiers électroniques.
En suivant ces conseils, vous pourrez classer vos documents administratifs de manière efficace et les retrouver facilement lorsque vous en aurez besoin. N’oubliez pas de mettre en place un système de classement adapté à vos besoins et de vous débarrasser régulièrement des documents inutiles. Votre tâche administrative sera ainsi simplifiée et vous gagnerez en efficacité.
