La numérotation des factures émises par une entreprise est soumise à des règlementations légales, telles que le Code de Commerce et le Code Général des Impôts. Afin d’établir une numérotation correcte, il est essentiel d’utiliser un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans interruption.
Les principes de numérotation des factures
La numérotation des factures doit être effectuée en utilisant un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans interruption. Pour garantir une numérotation correcte, il est donc nécessaire d’utiliser une suite ininterrompue. En d’autres termes, il ne doit y avoir ni possibilité d’ajouter des factures, ni de doublons.
Chaque facture possède un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec le même numéro. De plus, il est interdit d’émettre des factures a posteriori.
La numérotation correcte des factures est l’une des nombreuses obligations à respecter en matière de facturation. Nous vous proposons un guide complet sur comment établir vos factures.
Comment commencer la numérotation de vos factures ?
La numérotation de vos factures ne doit pas nécessairement commencer par le numéro 1. Si vous souhaitez éviter que vos clients sachent que vous débutez votre activité de facturation, vous pouvez choisir de commencer votre numérotation à 10, 100 ou tout autre nombre de votre choix.
Utiliser un préfixe temporel pour numéroter vos factures
Afin de faciliter le classement et l’archivage de vos factures, vous pouvez utiliser un préfixe temporel en début de numérotation :
- L’année, par exemple “2018-(numéro)” pour les factures émises en 2018.
- L’année et le mois, par exemple “2018-06-(numéro)” pour les factures émises en juin 2018.
Lorsque la numérotation est prévue sur une période (annuelle ou mensuelle), il est préférable d’éviter de repartir à zéro au début de chaque nouvelle période. Dans le cas contraire, il est préférable de recommencer à zéro à la fin de chaque année, plutôt qu’à chaque mois.
Il est impossible de numéroter vos factures en utilisant uniquement un préfixe mensuel. Le préfixe annuel est obligatoire.
Exemple : une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l’année 2018 avec la facture n°2018-0458. La première facture de l’année 2019 devra être numérotée 2019-0001.
Exemple : une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier de l’année 2018 avec une facture numérotée 2019-01-025. La première facture émise au mois de février de l’année 2018 doit être numérotée 2018-02-026. En janvier 2019, il est préférable que la première facture émise soit numérotée 2019-01-(numéro de la dernière facture de 2018 + 1).
Utiliser un préfixe autre que temporel pour numéroter vos factures
Lorsque les conditions d’exercice de votre activité le justifient, vous pouvez établir des séries distinctes pour la numérotation de vos factures, chacune ayant son propre système de numérotation.
Par exemple, l’utilisation de séries distinctes peut être utile pour les entreprises :
- ayant plusieurs sites de facturation,
- ayant différentes catégories de clients avec des règles de facturation différentes,
- utilisant plusieurs systèmes d’émission de factures, ce qui rend difficile l’utilisation d’une seule série.
Pour chaque série distincte de factures, vous pouvez utiliser un système de numérotation propre, à condition que :
- la numérotation soit effectuée de manière chronologique au fur et à mesure de l’émission des factures,
- elle soit continue,
- le dispositif retenu garantisse qu’il ne peut y avoir deux factures émises la même année portant le même numéro. Il est recommandé d’utiliser un préfixe distinct pour chaque série de factures afin d’éviter toute confusion éventuelle.
Nos conseils pour une numérotation correcte des factures
Afin de respecter les réglementations en vigueur, il est important d’utiliser un système de numérotation continue, sans “trous” permettant l’ajout ultérieur d’une facture. De plus, chaque facture doit être identifiée par un numéro unique, et il est interdit d’avoir deux (ou plus) factures avec le même numéro.
Dans un souci de sécurité accrue, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation fiable lorsque le volume de factures émises devient important. Un bon logiciel vous permettra non seulement de numéroter vos factures, mais aussi de les émettre en conformité avec toutes les mentions obligatoires qui doivent y figurer.
