La réglementation encadre la numérotation des factures émises par une entreprise en se basant sur le Code de Commerce et le Code Général des Impôts. Pour une numérotation correcte, il est crucial de respecter une séquence chronologique continue et sans rupture.
Les règles de numérotation des factures
La numérotation des factures doit utiliser un numéro unique suivant une séquence chronologique continue et sans rupture. Pour une numérotation correcte des factures, vous devez donc maintenir une suite de numéros ininterrompue. Cela signifie qu’il ne doit y avoir ni possibilité d’ajouter des factures supplémentaires, ni de doublons.
Chaque facture possède un numéro unique, il est impossible d’avoir deux factures avec le même numéro. L’entreprise ne peut émettre des factures a posteriori.
La numérotation correcte des factures est l’une des nombreuses obligations à respecter en matière de facturation. Pour plus de détails, consultez notre guide complet sur la façon de créer des factures.
Comment commencer la numérotation de vos factures ?
La numérotation de vos factures n’est pas obligée de commencer par le numéro 1. Si vous ne souhaitez pas révéler que vous débutez vos activités de facturation, vous pouvez choisir de commencer la numérotation à 10 ou 100, par exemple.
Utilisation d’un préfixe temporel pour numéroter vos factures
Afin de faciliter le classement et l’archivage de vos factures, vous pouvez utiliser un préfixe temporel au début de votre numérotation :
- Une année, par exemple “2018-(numéro)” pour les factures émises en 2018,
- Une année et un mois, par exemple “2018-06-(numéro)” pour les factures émises en juin 2018.
Lorsque vous utilisez une numérotation basée sur une période (année, année et mois), il est préférable de ne pas recommencer à zéro au début de chaque nouvelle période. Dans le cas contraire, il est préférable de recommencer à zéro à la fin de chaque année, et non à la fin de chaque mois.
Il est impossible de numéroter vos factures en utilisant uniquement un préfixe mensuel. L’utilisation d’un préfixe annuel est obligatoire.
Exemple : Une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l’année 2018 avec la facture n°2018-0458. La première facture de l’année 2019 doit être numérotée 2019-0001.
Exemple : Une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier 2018 avec une facture numérotée 2019-01-025. La première facture émise en février 2018 doit être numérotée 2018-02-026. En janvier 2019, il est recommandé que la première facture émise soit numérotée 2019-01-(numéro de la dernière facture de 2018 + 1).
Utilisation d’un préfixe autre que temporel pour numéroter vos factures
Lorsque les conditions d’exercice de votre activité le justifient, vous pouvez utiliser des séries distinctes pour numéroter vos factures, avec un système de numérotation propre à chaque série.
Par exemple, l’utilisation de séries distinctes peut être utile pour les entreprises :
- possédant plusieurs sites de facturation,
- ayant différentes catégories de clients avec des règles de facturation différentes,
- utilisant plusieurs systèmes d’émission de factures rendant l’utilisation d’une série unique compliquée.
Pour chaque série distincte de factures, vous pouvez utiliser un système de numérotation propre à condition :
- que la numérotation soit effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l’émission des factures,
- qu’elle soit continue,
- et que le système utilisé dans l’entreprise garantisse qu’aucune facture émise la même année ne puisse avoir le même numéro. Il est conseillé d’utiliser un préfixe de numérotation distinct pour chaque série de factures afin d’éviter toute confusion.
Nos conseils pour une numérotation correcte de vos factures
Afin de respecter la réglementation, il est important d’utiliser un système de numérotation continue, sans aucun “trou” permettant l’ajout ultérieur d’une facture. De plus, chaque facture doit avoir un numéro unique, il ne peut y avoir de doublons.
Dans cette optique, nous vous recommandons de ne pas recommencer à zéro chaque année lorsque vous utilisez un préfixe temporel dans la numérotation de vos factures.
Pour plus de sécurité dans votre numérotation des factures, il est préférable d’utiliser un logiciel de facturation fiable lorsque vous émettez un volume important de factures. Un bon logiciel vous permettra non seulement de numéroter vos factures correctement, mais aussi de les émettre conformément à toutes les mentions obligatoires.
