Lorsque l’on dirige un service ou un département au sein d’une entreprise, l’organisation des responsabilités et le partage des tâches sont des préoccupations majeures en matière de gestion. La prise de poste à la direction, ainsi que les mois qui suivent, sont des moments opportuns pour “rebattre les cartes”. Mais pourquoi et comment changer l’organisation ?
4 bonnes raisons de changer l’organisation
- Par essence, il n’existe pas d’organisation parfaite. Un changement peut permettre de mieux servir les parties prenantes, tant internes qu’externes du département.
- Les habitudes rongent les motivations. Le jeu des chaises musicales au sein d’un service permet de donner de nouvelles perspectives, de nouveaux rôles, des opportunités de carrière, et de re-mobiliser les énergies.
- Pour le “patron”, changer l’organisation est un outil de communication. Cela lui permet de mettre en œuvre sa vision, son style de management, et de marquer sa personnalité.
- L’univers concurrentiel dans lequel évolue toute entreprise pousse à une adaptation régulière. Les métiers se transforment au gré des bouleversements technologiques, économiques, sociaux et réglementaires.
Comment s’y prendre pour changer une organisation d’humains au travail ? La résistance au changement est une donnée à prendre en compte. Même si nous rêvons tous d’un monde idéal, chaque individu a, à sa manière, une réaction de résistance au changement. Toutefois, l’univers est en perpétuelle expansion et évolution.
Voici une proposition de méthode pour changer l’organisation :
- Interviewer tout ou partie de l’équipe pour entendre leur point de vue et redonner de l’air en encourageant l’expression.
- Interviewer quelques “clients internes et/ou externes” pour évaluer l’adéquation de l’organisation du département par rapport aux services à rendre.
- Synthétiser les entretiens en mettant en exergue l’essentiel et en relativisant les épiphénomènes.
- Rechercher comment les concurrents et les partenaires sont organisés, afin d’obtenir une vision claire de l’état de l’art.
- Coucher sur le papier une “organisation cible”, sans les noms, pour évaluer sa pertinence par rapport à la mission du département.
- Soumettre cette organisation cible à l’avis de quelques personnes clés pour recueillir des réactions, commentaires, critiques, et apporter les ajustements nécessaires.
- Détailler le contenu de chaque boîte (missions, responsabilités, rôles, périmètre).
- Affecter les responsabilités évidentes.
- Réexaminer les entretiens initiaux et parler aux membres du département qui restent dans la liste des “dilemmes”, pour clarifier la place qu’ils devront prendre dans la nouvelle organisation.
- Remplir les noms dans les boîtes.
- Prévenir les acteurs clés du service en individuel et effectuer les derniers ajustements.
- Organiser une réunion de service pour annoncer la nouvelle organisation de manière pragmatique et opérationnelle, en répondant aux questions soulevées.
- Confirmer cette nouvelle organisation par écrit auprès de toutes les parties prenantes.
- Demander à chaque membre du département d’ajuster, préciser et signer son nouveau poste avec son responsable hiérarchique direct.
- Enregistrer ces changements auprès de la direction des ressources humaines, en veillant aux reconfigurations de métiers que ces transformations induisent.
Changer d’organisation est une étape à franchir régulièrement. Les commentaires négatifs seront inévitables, mais le courage managérial consiste à décider malgré tout. Parfois, certains collaborateurs peuvent quitter l’entreprise en raison de ces changements, mais cela peut être le prix à payer pour une organisation nécessaire.
En conclusion, le changement d’organisation doit être gouverné par quelques principes :
- L’organisation cible doit être simple à comprendre, même si elle adresse des enjeux complexes.
- L’organisation cible doit servir l’intérêt général et les services à rendre aux clients internes et externes.
- L’organisation cible peut tenir compte de certaines situations particulières et de profils singuliers qui jouent un rôle spécifique dans le système.
- L’organisation cible doit être présentée comme une version à durée de vie limitée, susceptible d’être adaptée à moyen terme.
- L’organisation cible doit être ressentie par le manager du département comme le vecteur de travail illustrant sa vision.
Changer d’organisation est un acte majeur de management, à forte valeur ajoutée, et qui nécessite du courage. Il peut être utile de se faire accompagner par un consultant externe pour faciliter cette transition.
NB: Cet article a été inspiré par une mission de transformation confiée par l’un de mes clients, que je remercie chaleureusement.
