1. Comprendre les différentes options de signature électronique
Lorsqu’il s’agit de signer des contrats et des accords d’entreprise, il est essentiel de choisir une solution qui offre une fiabilité juridique. Vous voulez vous assurer que les signataires sont bien identifiés et que le contrat sera reconnu en cas de litige. C’est là que les signatures électroniques de confiance entrent en jeu.
2. Les avantages d’une signature électronique de confiance
Les signatures électroniques de confiance offrent une fiabilité supérieure par rapport aux signatures électroniques de base. Elles sont disponibles sur des plateformes de signatures électroniques telles que ConsignO Cloud de Notarius. Contrairement aux signatures électroniques classiques, les signatures électroniques de confiance associent l’identité d’un signataire à au moins un facteur d’authentification. Sur ConsignO Cloud, nous utilisons deux facteurs d’authentification, tels que l’e-mail et le téléphone, pour garantir une sécurité renforcée. Cette méthode est largement adoptée par les grandes institutions bancaires.
3. Protégez vos documents contre les altérations
Pour garantir l’intégrité de vos documents signés, la plupart des plateformes apposent généralement une signature numérique générique d’organisation. Sur ConsignO Cloud, nous allons plus loin en associant une signature numérique générique incluant les informations des signataires à chaque étape de signature. Cela garantit la traçabilité et la sécurité de vos informations tout au long du processus.
4. Un suivi détaillé de vos activités de signature
Les plateformes de signatures électroniques génèrent souvent un journal d’audit pour chaque document signé. Cependant, la plupart de ces journaux sont ajoutés directement au document signé, ce qui les rend vulnérables. Sur ConsignO Cloud, nous générons un journal d’audit indépendant qui contient toutes les activités liées aux signatures, ainsi qu’une copie des documents originaux et finaux. De plus, ce journal d’audit est numériquement signé pour assurer sa protection.
5. L’archivage sécurisé de vos documents
Pour assurer la pérennité de vos documents et de vos signatures électroniques, il est recommandé d’utiliser le format d’archive PDF/A, norme ISO 19005. ConsignO Cloud vous permet de convertir gratuitement vos documents au format PDF/A et rend vos signatures conformes à la norme PAdES. Ainsi, vos documents signés et votre journal d’audit seront lisibles et vérifiables pendant des décennies.
La signature électronique de confiance de ConsignO Cloud offre une fiabilité juridique inégalée. Elle facilite et accélère le processus de signature, que ce soit avec des signataires internes ou externes à votre organisation. De plus, elle garantit la sécurité de vos documents grâce à des mécanismes avancés.
N’hésitez pas à essayer ConsignO Cloud dès aujourd’hui et découvrez comment simplifier vos processus de signature en toute confiance.
