Comment comparer deux feuilles Excel (pour trouver les différences)

Table des matières

Introduction

Comparer deux fichiers Excel (ou comparer deux feuilles dans le même fichier) peut être délicat, car un classeur Excel ne montre qu’une seule feuille à la fois. Cette tâche devient plus difficile et sujette aux erreurs lorsque vous avez beaucoup de données à comparer. Heureusement, Excel propose des fonctionnalités intéressantes qui vous permettent d’ouvrir et de comparer facilement deux fichiers Excel.

Dans ce tutoriel Excel, je vous montrerai plusieurs façons de comparer deux fichiers Excel différents (ou des feuilles) et de rechercher les différences. La méthode que vous choisirez dépendra de la structure de vos données et du type de comparaison que vous recherchez. Commençons !

Comparer deux feuilles Excel dans des fichiers Excel séparés (côte à côte)

Si vous souhaitez comparer deux fichiers Excel séparés côte à côte (ou deux feuilles dans le même classeur), Excel dispose d’une fonctionnalité intégrée pour cela. Il s’agit de l’option “Afficher côte à côte”. Cependant, cette méthode est recommandée uniquement lorsque vous avez un petit ensemble de données, car la comparaison manuelle de ces fichiers est susceptible d’être moins chronophage et moins sujette aux erreurs. Si vous avez un ensemble de données volumineux, je vous recommande d’utiliser la méthode conditionnelle ou la méthode de formule, comme expliqué plus loin dans ce tutoriel. Voici comment utiliser cette fonctionnalité lorsque vous devez comparer deux fichiers séparés ou deux feuilles dans le même fichier :

Ouvrez les fichiers que vous souhaitez comparer.
Dans chaque fichier, sélectionnez la feuille que vous souhaitez comparer.
Cliquez sur l’onglet “Affichage”.
Dans le groupe “Fenêtre”, cliquez sur l’option “Afficher côte à côte”. Cette option n’est disponible que lorsque vous avez ouvert deux fichiers Excel ou plus.

Dès que vous cliquez sur l’option “Afficher côte à côte”, Excel arrange les classeurs horizontalement. Les deux fichiers sont visibles côte à côte, et vous êtes libre de les modifier/comparer pendant qu’ils sont disposés côte à côte. Si vous souhaitez les aligner verticalement, cliquez sur l’option “Réorganiser tout” (dans l’onglet “Affichage”).

Comparer plusieurs feuilles dans des fichiers Excel séparés (côte à côte)

Avec l’option “Afficher côte à côte”, vous ne pouvez comparer que deux fichiers Excel à la fois. Si vous avez plusieurs fichiers Excel ouverts, lorsque vous cliquez sur l’option “Afficher côte à côte”, une boîte de dialogue “Comparer côte à côte” s’affiche, où vous pouvez choisir quel fichier vous souhaitez comparer avec le classeur actif. Si vous souhaitez comparer plus de deux fichiers à la fois, ouvrez tous ces fichiers, puis cliquez sur l’option “Réorganiser tout” (dans l’onglet “Affichage”). Dans la boîte de dialogue “Réorganiser les fenêtres”, sélectionnez “Vertical” ou “Horizontal” et cliquez sur OK. Cela arrangera tous les fichiers Excel ouverts dans l’ordre sélectionné (vertical ou horizontal).

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Comparer deux feuilles (côte à côte) dans le même classeur Excel

Si vous souhaitez comparer deux feuilles distinctes dans le même classeur, vous ne pouvez pas utiliser la fonction “Afficher côte à côte” (car elle fonctionne uniquement pour les fichiers Excel séparés). Cependant, vous pouvez toujours effectuer la même comparaison côte à côte grâce à la fonctionnalité “Nouvelles fenêtres” dans Excel, qui vous permet d’ouvrir deux instances du même classeur. Une fois que vous avez ouvert deux instances, vous pouvez les disposer côte à côte, puis les comparer. Voici comment procéder :

Ouvrez le classeur contenant les feuilles que vous souhaitez comparer.
Cliquez sur l’onglet “Affichage”.
Dans le groupe “Fenêtre”, cliquez sur l’option “Nouvelle fenêtre”. Cela ouvrira la deuxième instance du même classeur.
Dans l’onglet “Affichage”, cliquez sur “Réorganiser tout”. Cela ouvrira la boîte de dialogue “Réorganiser les fenêtres”.
Sélectionnez “Vertical” pour comparer les données dans les colonnes (ou sélectionnez “Horizontal” si vous souhaitez comparer les données dans les lignes).
Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus disposeront les deux instances du classeur verticalement. À ce stade, les deux classeurs auront la même feuille sélectionnée. Dans l’un des classeurs, sélectionnez l’autre feuille que vous souhaitez comparer avec la feuille active.

Comparer deux feuilles et mettre en évidence les différences (à l’aide de la mise en forme conditionnelle)

Bien que vous puissiez utiliser la méthode ci-dessus pour aligner les classeurs et comparer les données ligne par ligne, cela n’est pas recommandé si vous avez beaucoup de données, car la comparaison manuelle peut entraîner de nombreuses erreurs. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser la puissance de la mise en forme conditionnelle pour mettre rapidement en évidence les différences dans les deux feuilles Excel. Cette méthode est particulièrement utile si vous avez deux versions dans deux feuilles différentes et que vous souhaitez rapidement vérifier ce qui a changé. Voici comment procéder :

Sélectionnez les données dans la feuille où vous souhaitez mettre en évidence les différences. Par exemple, si je veux vérifier comment les prix ont changé de janvier à février, je sélectionne les données dans la feuille de février.
Cliquez sur l’onglet “Accueil”.
Dans le groupe “Styles”, cliquez sur “Mise en forme conditionnelle”.
Dans les options qui apparaissent, cliquez sur “Nouvelle règle”.
Dans la boîte de dialogue “Nouvelle règle de mise en forme”, cliquez sur “Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme”.
Dans le champ de formule, saisissez la formule suivante : =B2<>Jan!B2.
Cliquez sur le bouton “Format”.
Dans la boîte de dialogue “Format de cellule”, cliquez sur l’onglet “Remplissage” et sélectionnez la couleur avec laquelle vous souhaitez mettre en évidence les données non correspondantes.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur OK.

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Les étapes ci-dessus mettront instantanément en évidence les différences dans l’ensemble de données des deux feuilles.

Comparer deux fichiers/feuilles Excel et obtenir les différences à l’aide d’une formule

Si vous êtes uniquement intéressé par la comparaison rapide et l’identification des différences entre deux feuilles, vous pouvez utiliser une formule pour n’afficher que les valeurs différentes. Pour cette méthode, vous devez avoir une feuille de calcul distincte où vous pouvez afficher les différences. Cette méthode fonctionnera si vous souhaitez comparer deux classeurs Excel distincts ou des feuilles de calcul dans le même classeur. Voici comment procéder :

Insérez d’abord une nouvelle feuille de calcul (appelons cette feuille “Différence”).
Dans la cellule A1, saisissez la formule suivante :
=SI(Jan!A1<>Février!A1, "Valeur janvier : " & Jan!A1 & CHAR(10) & "Valeur février : " & Février!A1, "")
Copiez et collez cette formule sur une plage de manière à couvrir l’ensemble des données des deux feuilles. Étant donné que j’ai un petit ensemble de données, je vais copier et coller cette formule dans la plage A1:B10.
La formule ci-dessus utilise une condition SI pour vérifier les différences. En cas de similitude des valeurs, elle renvoie une cellule vide, et en cas de différence, elle renvoie les valeurs des deux feuilles sur des lignes séparées dans la même cellule.
La bonne chose avec cette méthode est qu’elle ne vous donne que les différences et vous montre exactement quelle est la différence. Dans cet exemple, je peux facilement voir que le prix de la cellule B4 et B8 est différent (ainsi que les valeurs exactes de ces cellules).

Comparer deux fichiers/feuilles Excel et obtenir les différences à l’aide de VBA

Si vous avez besoin de comparer fréquemment des fichiers ou des feuilles Excel, il est conseillé d’avoir un code VBA prêt à l’emploi et de l’utiliser chaque fois que vous avez besoin de faire la comparaison. Vous pouvez également ajouter le macro dans la barre d’outils d’accès rapide pour y accéder d’un simple clic et savoir instantanément quelles cellules sont différentes dans les différents fichiers/feuilles. Supposons que vous ayez deux feuilles, Janvier et Février, et que vous souhaitiez comparer et mettre en évidence les différences dans la feuille Janvier. Vous pouvez utiliser le code VBA suivant :

Sub ComparerFeuilles()
    Dim cellule As Range
    For Each cellule In Worksheets("Janvier").UsedRange
        If Not cellule = Worksheets("Février").Cells(cellule.Row, cellule.Column) Then
            cellule.Interior.Color = vbJaune
        End If
    Next cellule
End Sub

Le code ci-dessus utilise la boucle “Pour Chaque” pour parcourir chaque cellule de la feuille “Janvier” (l’ensemble de la plage utilisée) et la compare avec la cellule correspondante de la feuille “Février”. En cas de différence (vérifiée à l’aide de l’instruction “Si-Alors”), il met en surbrillance ces cellules en jaune.

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Vous pouvez utiliser ce code dans un module ordinaire dans l’éditeur VBA. Et si vous avez besoin de le faire souvent, il est préférable de sauvegarder ce code dans le classeur macro personnel et de l’ajouter à la barre d’outils d’accès rapide. De cette manière, vous pourrez effectuer cette comparaison en un seul clic.

Voici les étapes pour obtenir le classeur macro personnel dans Excel (il n’est pas disponible par défaut, vous devez donc l’activer). Vous trouverez également les étapes pour enregistrer ce code macro dans le classeur macro personnel et l’ajouter à la barre d’outils d’accès rapide.

Utilisation d’un outil tiers – XL Comparator

Une autre façon rapide de comparer deux fichiers Excel et de vérifier les correspondances et les différences est d’utiliser un outil tiers gratuit tel que XL Comparator. Il s’agit d’un outil basé sur le web où vous pouvez télécharger deux fichiers Excel et il créera un fichier de comparaison qui contiendra les données communes (ou les données différentes en fonction de l’option que vous avez sélectionnée). Supposons que vous ayez deux fichiers contenant des ensembles de données clients (comme le nom et l’adresse e-mail) et que vous souhaitiez rapidement vérifier quels clients sont présents dans le fichier 1 et non dans le fichier 2. Voici comment procéder pour comparer deux fichiers Excel et créer un rapport de comparaison :

Ouvrez https://www.xlcomparator.net/.
Utilisez l’option “Choisir un fichier” pour télécharger deux fichiers (chaque fichier ne peut pas dépasser 5 Mo).
Cliquez sur le bouton “Suivant”.
Sélectionnez la colonne commune dans ces deux fichiers. L’outil utilisera cette colonne commune pour rechercher les correspondances et les différences.
Sélectionnez l’une des quatre options, selon que vous souhaitez obtenir des données correspondantes ou différentes (en fonction du fichier 1 ou du fichier 2).
Cliquez sur “Suivant”.
Téléchargez le fichier de comparaison qui contiendra les données (en fonction de l’option que vous avez sélectionnée à l’étape 5).

Voici une vidéo qui montre comment fonctionne l’outil XL Comparator.

Lorsque vous utilisez un outil tiers pour comparer des fichiers Excel, vous pouvez vous soucier de la confidentialité. Si vous avez des données confidentielles et que la confidentialité est vraiment importante, il est préférable d’utiliser les autres méthodes décrites ci-dessus. Notez que le site web XL Comparator mentionne qu’il supprime tous les fichiers une heure après la comparaison.

Ce sont quelques-unes des méthodes que vous pouvez utiliser pour comparer deux fichiers Excel différents (ou des feuilles de calcul dans le même fichier). J’espère que vous avez trouvé ce tutoriel Excel utile.

Conclusion

Comparer deux fichiers Excel (ou deux feuilles dans le même fichier) peut être un défi, mais avec les bonnes méthodes, vous pouvez repérer rapidement les différences. Que ce soit en utilisant la fonction “Afficher côte à côte”, la mise en forme conditionnelle, les formules ou même des outils tiers, il existe différentes approches pour comparer et analyser les données dans Excel. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre situation et exploitez pleinement le potentiel de comparaison d’Excel.

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