Selon MarketingManagement.io, 23% des entreprises ne sont pas en mesure de déterminer si leurs équipes de vente atteignent leurs objectifs ou non. Pourtant, il est essentiel de surveiller l’activité commerciale et de prendre des décisions stratégiques efficaces. La solution : créer un tableau de bord commercial. Cependant, avec la multitude de sources de données et les nombreux indicateurs liés à votre marché, il est facile de se perdre dans un océan d’informations. Dans cet article, nous allons explorer ensemble 13 étapes pour créer un tableau de bord commercial efficace qui permettra aux responsables de vente et aux commerciaux de suivre en temps réel l’évolution de leur activité et l’atteinte de leurs objectifs.
1. Identifier les sources de données
Avant toute chose, il est essentiel de recenser les différentes sources de données. Classez vos indicateurs clés de performance (KPI) en trois catégories :
- Les indicateurs qui peuvent être directement extraits des données disponibles.
- Les indicateurs qui peuvent être obtenus à partir des données existantes avec un traitement spécifique.
- Les indicateurs qui ne peuvent pas être obtenus faute de données disponibles.
Identifiez ensuite les sources de données disponibles. Elles peuvent provenir de divers outils tels que Google Analytics, votre CRM, ERP ou tout autre système de gestion. Pour les indicateurs impossibles à calculer, assurez-vous d’informer vos utilisateurs finaux et les parties prenantes afin d’éviter toute confusion ou problème ultérieur.
2. Impliquer l’équipe de vente dans la création du tableau de bord commercial
Un tableau de bord commercial ne peut être efficace sans la contribution des commerciaux. Ils fournissent les données essentielles pour sa création. Impliquez-les dans le processus en facilitant la saisie des données à l’aide d’un outil qui automatise la collecte. Assurez-vous que l’outil soit convivial et facile à utiliser pour tous. Si nécessaire, proposez des formations et mettez à leur disposition des FAQ et des tutoriels pour les aider à enrichir efficacement le tableau de bord.
3. Contextualiser les données
Il est important de définir les métriques, mais il est tout aussi essentiel de savoir comment les présenter et les utiliser. Gardez à l’esprit que l’objectif du tableau de bord commercial est d’aider les équipes à prendre des décisions plus éclairées et plus rapides. Après avoir répertorié les principaux KPI, déterminez :
- Si vous devez afficher un chiffre unique, une tendance ou une comparaison.
- L’action que chaque métrique incitera à prendre.
- Le contexte dans lequel l’information sera présentée.
- Les exceptions qui doivent être mises en évidence.
- La période de mesure.
- La fréquence de mise à jour de chaque donnée.
4. Assurer l’exactitude des données
Un tableau de bord commercial est inutile s’il est basé sur des données imprécises. Cela peut conduire à des prises de décision erronées. Il est essentiel de vérifier chaque source de données pour garantir leur exactitude et leur niveau de précision. Définissez également la fréquence de mise à jour des données. Étant donné que le tableau de bord est utilisé en temps réel, il est important de maintenir les données à jour et de vérifier régulièrement leur exactitude.
5. Organiser les données par ordre d’importance
Quels sont les indicateurs clés de performance les plus importants pour votre entreprise ? Ces indicateurs doivent être placés en tête, au-dessus de la ligne de flottaison de votre tableau de bord. Cela signifie qu’ils doivent être visibles sans avoir à faire défiler la page. En général, ces indicateurs présentent une synthèse de la situation, permettant de vérifier d’un coup d’œil si vous êtes en croissance ou en déclin. Cette visibilité immédiate aide également à la prise de décisions stratégiques rapides. Voici quelques KPI phares à intégrer dans votre tableau de bord commercial :
- Le chiffre d’affaires.
- La marge.
- Le nombre de ventes.
- Les délais de règlement.
- Les produits obsolètes.
- Les parts de marché.
- Les dépenses commerciales.
- Les promotions.
- Les quantités vendues.
- Les nouveaux produits.
- Les clients inactifs depuis un certain temps.
- Le nombre de réclamations traitées.
- Les délais d’attente et de livraison.
- Le taux de rupture/livraison.
- Les leads convertis.
Bien entendu, cette liste est non exhaustive et peut évoluer en fonction de votre activité et de vos objectifs.
6. Mettre en avant votre North Star Metric et les KPI importants
La North Star Metric (NSM) permet à tous les membres de votre équipe commerciale de comprendre l’objectif ultime qu’ils cherchent à atteindre. C’est également une métrique essentielle que tous les services doivent utiliser. Contrairement aux données purement commerciales, cette métrique se concentre sur la valeur apportée à vos clients. Une fois que vous avez défini votre propre North Star Metric, assurez-vous de lui donner une place de choix dans votre tableau de bord commercial, parmi les indicateurs clés. Cette métrique est essentielle pour la croissance de votre entreprise et doit faire l’objet d’un suivi régulier et d’une analyse approfondie.
7. Choisir une présentation pratique
Pour rendre votre tableau de bord commercial facilement compréhensible et exploitable, il est important de présenter les données de manière attrayante. Utilisez des graphiques linéaires, des diagrammes à barres, des tableaux, des cartes thermiques, des graphiques circulaires, etc. Il existe de nombreux formats disponibles ! Par exemple, les graphiques linéaires sont idéaux pour les données chronologiques, les graphiques circulaires permettent de visualiser la répartition de plusieurs informations, et les diagrammes à barres permettent de comparer différents groupes de données. Chaque indicateur peut avoir son propre type de graphique. L’essentiel est de visualiser rapidement l’évolution des données importantes. Vous pouvez également croiser les graphiques et les tableaux pour analyser un ensemble de données et en tirer des conclusions précises.
8. Personnaliser les vues
Bien que les vendeurs soient les principaux utilisateurs du tableau de bord commercial, d’autres départements de l’entreprise peuvent également l’utiliser. Il est donc utile de segmenter le tableau de bord. Par exemple, le département financier n’a pas besoin de consulter les données de performance d’une campagne publicitaire, contrairement au service marketing. L’idéal est d’utiliser des filtres. Les filtres permettent aux utilisateurs de simplifier l’affichage des données, en isolant rapidement les informations pertinentes pour leur analyse.
9. Utiliser des couleurs modérément
Dans la conception des tableaux de bord, il est recommandé d’utiliser des nuances d’une même couleur pour les graphiques. Vous pouvez éventuellement alterner entre deux ou trois couleurs, mais pas plus. L’utilisation excessive de couleurs risque de nuire à la lisibilité des résultats. De plus, privilégiez les couleurs qui permettent d’identifier rapidement un niveau (par exemple, le vert pour le positif, l’orange pour le moyen, le rouge pour les alertes).
10. Arrondir les chiffres
Est-il vraiment nécessaire d’afficher les chiffres avec des décimales ? Dans certains secteurs, une précision accrue est nécessaire (notamment dans la chimie ou l’industrie), mais pour d’autres, les chiffres entiers suffisent. De même, certains indicateurs nécessitent des décimales (surtout s’ils sont inférieurs à zéro), tandis que d’autres peuvent être arrondis. Par exemple, il est plus simple et efficace d’afficher un chiffre d’affaires de 850K plutôt que 850 010,25 €.
11. Célébrer les résultats
Motiver votre équipe de vente est l’un des principaux avantages d’un tableau de bord commercial. Pour cela, pensez à “célébrer” certains indicateurs. Par exemple, lorsque les performances de vente dépassent les objectifs ou surpassent les résultats de l’année précédente, ajoutez une couleur vive, une animation ou même un émoticône. Cela encouragera et motivera vos commerciaux.
12. Générer des alertes
Tout comme les résultats positifs sont célébrés, il est important de signaler les performances en dessous des attentes. Les tableaux de bord peuvent identifier les points de friction, les fuites dans le pipeline et les domaines à améliorer. Lorsqu’un indicateur descend en dessous d’un certain seuil, une alerte doit être générée. Cela peut se traduire par l’envoi d’un e-mail ou simplement en colorant la case en rouge. Dans tous les cas, le responsable commercial doit pouvoir rapidement identifier le problème, l’analyser et trouver une solution.
13. Choisir le bon outil
Excel, CRM, plateforme d’automatisation, ERP… Il existe de nombreuses solutions pour créer un tableau de bord commercial. Le choix dépendra de votre secteur d’activité et du nombre d’indicateurs à suivre et à analyser. Bien que l’utilisation d’un tableau Excel soit la solution la plus économique et la plus répandue, elle présente de nombreuses limites. Les mises à jour sont souvent lentes et manuelles, ce qui augmente le risque d’erreurs. Pour un suivi efficace, il est préférable d’opter pour un outil qui regroupe plusieurs sources de données et les présente de manière claire et attrayante.
Conclusion
Le tableau de bord commercial joue un rôle crucial dans le développement de votre entreprise. En suivant ces 13 étapes, vous serez en mesure de créer un outil utile et pratique pour surveiller l’évolution de vos activités et atteindre vos objectifs financiers. Vous avez besoin d’aide pour atteindre vos objectifs commerciaux ? Codeur.com met à votre disposition des assistants virtuels, des télémarketeurs, des consultants en Google Ads, des community managers et de nombreux autres freelances. Ils vous feront gagner du temps et vous permettront de vous concentrer sur votre développement commercial. Publiez gratuitement une annonce pour recevoir leurs devis !
