La première étape : contacter le syndic par mail ou via l’espace sécurisé
La première démarche consiste à entrer en contact avec le gestionnaire du syndic en lui envoyant un message par mail ou en utilisant l’espace sécurisé disponible sur l’extranet de votre copropriété. Il est essentiel de décrire les faits de manière claire et de formuler vos demandes de manière précise.
Si vous choisissez d’utiliser l’extranet, n’hésitez pas à effectuer des captures d’écran pour conserver une preuve de ces échanges.
Dans le cas où le syndic n’apporte pas de réponse à vos messages, il sera alors nécessaire d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.
Etape 2 : Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception
Le deuxième réflexe à adopter est d’envoyer une lettre recommandée qui récapitule tous les éléments ainsi que vos demandes. En cas de litige ultérieur, il est essentiel d’avoir des preuves tangibles.
Il est important de choisir l’envoi avec accusé de réception, car cela permettra de prouver que la lettre a bien été reçue par le professionnel en cas de poursuites judiciaires ultérieures.
Etape 3 : Contactez les membres du conseil syndical
Il est possible que le problème que vous rencontrez soit commun à d’autres copropriétaires. N’hésitez pas à prendre contact avec les membres du conseil syndical de l’immeuble. Ils pourront vous dire si le problème est récurrent et ont le pouvoir d’agir dans certaines situations.
N’oubliez pas de consulter les documents de l’INC :
Fiche pratique “Copropriété : le conseil syndical”
Article “Comment trouver les coordonnées des membres du conseil syndical ?”
Article “Copropriété : le contrôle des comptes par le conseil syndical”
Vidéo Consomag “Quelles sont les nouvelles prérogatives du conseil syndical”
Etape 4 : Demandez à consulter les justificatifs des charges
Le conseil syndical joue un rôle essentiel dans le contrôle des charges enregistrées par le syndic dans les comptes de la copropriété. Une possibilité moins connue est que les copropriétaires peuvent demander à consulter les pièces justificatives des charges facturées. Cette faculté est expressément prévue par l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967.
Consultez l’article de l’INC “Copropriété : la consultation des pièces justificatives des charges”.
Etape 5 : Faites appel à un médiateur ou à un conciliateur de justice
Si vous êtes en litige avec le syndic lui-même, vous pouvez chercher une solution amiable en saisissant le médiateur de la consommation qu’il doit avoir désigné. Les coordonnées de ce médiateur se trouvent dans le contrat que vous avez signé avec votre copropriété ou sur le site du syndic. Vous pouvez également consulter la liste des médiateurs sur le site de la Commission d’évaluation et de contrôle de la médiation de la consommation, dans la rubrique “Immobilier, logement/syndics de copropriété”.
Vous pouvez également saisir un conciliateur de justice qui peut vous aider à résoudre certains conflits.
Etape 6 : Inscrivez votre question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Si la question concerne l’ensemble de la copropriété, vous avez la possibilité de demander à ce qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale de copropriétaires. Veillez cependant à respecter les conditions de forme, notamment en termes de délais.
Consultez les documents de l’INC :
Article “Copropriété : comment demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour d’une assemblée générale ?”
Lettre type “Vous demandez que des questions complémentaires soient ajoutées à l’ordre du jour d’une assemblée générale”
Etape 7 : Votez pour engager une action en justice contre votre syndic
Si la responsabilité du syndic peut être engagée, par exemple en cas de faute, les copropriétaires peuvent décider, lors de l’assemblée générale, d’engager une action en justice contre le syndic. Le projet d’action en justice doit être inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale. L’action sera ensuite menée par le nouveau syndic.
Il est important de noter que la délégation de pouvoir donnée au président du conseil syndical pour intenter une action en justice contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires, doit être votée à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (ou à la majorité des voix de tous les copropriétaires).
Lettres types pour agir :
Vous contestez les frais de relance facturés par votre syndic
Vous demandez que des questions complémentaires soient inscrites à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Vous souhaitez convoquer une assemblée générale car le syndic n’a pas satisfait à ses obligations
Vous vendez votre appartement et contestez le montant de l’état daté facturé par votre syndic
Vous vendez votre appartement et votre parking et contestez le montant de l’état daté facturé par votre syndic
Virginie Potiron, Juriste à l’Institut national de la consommation
