Pour en finir avec la gestion laborieuse des plannings, les maux de tête et les conflits qui les accompagnent souvent, optez enfin pour une solution simple et pragmatique pour améliorer votre gestion des plannings. Découvrez tous nos conseils pour élaborer des plannings efficaces en misant sur un logiciel fiable et convivial.
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Le planning du personnel constitue la base de votre organisation de travail et un outil indispensable de gestion pour suivre les disponibilités de tous vos employés. C’est un élément essentiel pour simplifier la gestion des horaires de votre équipe. Il doit permettre à vos employés de respecter les heures prévues dans leur contrat de travail, tout en veillant à respecter la législation en vigueur et les dispositions conventionnelles.
Ce planning doit inclure à la fois :
- Les horaires réels de vos employés en fonction des périodes concernées et leurs temps de repos ;
- Un suivi détaillé des plannings de chacun ;
- Un espace d’échange pour informer vos employés des modifications en leur donnant un accès facile à ce planning.
Pour rendre vos plannings accessibles, plusieurs solutions s’offrent à vous : les afficher sur les lieux de travail ou les rendre disponibles via une solution numérique en accès partagé ou par l’envoi de courriels.
Côté Combo, nous avons développé un outil intelligent qui relègue le modèle Excel au placard. Conformes à vos conventions collectives, notre objectif est d’envoyer vos plannings par e-mail, SMS ou via l’application Combo. Au quotidien, nos clients gagnent en efficacité, en tranquillité et améliorent leur communication avec leurs équipes. Vous voulez le tester par vous-même ?
Les 3 critères à analyser avant d’élaborer votre planning du personnel
Chaque planning est unique. Qu’il soit hebdomadaire ou quotidien, son modèle dépend de votre organisation, de la réglementation à laquelle vous êtes soumis et des disponibilités de vos employés. Aucun planning n’est idéal, mais le but est de concilier tous ces paramètres pour créer le planning le plus adapté à vos objectifs et vos contraintes.
Le fonctionnement de votre entreprise
Avant de commencer à établir un planning, prenez le temps d’analyser et de faire la liste des périodes clés de l’année et des pics d’activité. Cela vous permettra d’anticiper toutes les évolutions de votre activité et toutes les difficultés de planification de charge à intégrer dans votre agenda.
Par exemple, les fêtes de fin d’année sont des périodes intenses pour les commerces de détail et certaines activités touristiques, tandis que d’autres doivent se préparer à une charge de travail importante pendant la période estivale. Pour les restaurants, certaines plages horaires nécessitent une gestion minutieuse du planning pour avoir suffisamment de personnel pour servir la clientèle.
Les contraintes légales et réglementaires
Le Code du Travail et les conventions collectives doivent être impérativement respectés lors de la planification des périodes d’activités et de repos de vos employés. Pour vous en assurer, référez-vous aux textes en vigueur et paramétrez votre logiciel en fonction de toutes vos obligations légales. Ainsi, vous serez notifié dès qu’une anomalie est détectée.
Les souhaits de vos salariés
Vos salariés sont des êtres humains ! Ils ont besoin de pouvoir concilier au mieux leur vie personnelle et professionnelle pour être dans les meilleures conditions pour bien travailler. Tenez compte de leurs souhaits pour établir le planning le plus adapté à leurs aspirations individuelles. En respectant au mieux un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, vous gagnerez leur confiance et leur estime, et vous obtiendrez en retour plus d’engagement et d’efficacité dans la réalisation des missions que vous leur confiez. Des études le prouvent : la considération individuelle des collaborateurs est un élément clé du bonheur en entreprise. Rien de surprenant, dès lors, à ce qu’une gestion efficace et bienveillante de vos plannings de travail puisse booster l’engagement de vos salariés. Voici comment faire.
Concilier bien-être au travail et productivité de l’entreprise
La gestion des plannings de l’entreprise exige un minimum de pragmatisme. Les congés, les arrêts maladie ou les absences planifiées sont de vrais défis pour faire tourner une entreprise sans perdre en rentabilité. Le secret d’un bon climat de travail ? Ne pas lésiner ni sur l’employeur ni sur le salarié.
- Quels sont les pics d’activité prévisibles ?
- Quelles compétences nécessitent tel ou tel projet ?
- Quels employés sont absents ? Quand seront-ils de retour ?
- En dernier recours, quels événements peuvent être décalés ?
Avez-vous pensé à impliquer votre personnel dans l’organisation des plannings ?
Le plus simple pour satisfaire tout le monde reste encore de solliciter directement les principaux intéressés. Vos collaborateurs ont forcément des préférences personnelles. Pourquoi ne pas en tenir compte pour établir le planning de vos salariés ? Dans la mesure du possible, bien sûr.
Vous pouvez même aller encore plus loin !
- Donnez la possibilité à vos employés de permuter leurs tâches.
- Assignez les plages horaires libres aux volontaires.
Mettez en place un planning du personnel en rotation
La flexibilité est désormais un atout majeur dans les départements des ressources humaines des entreprises. Toutefois, il est évident que les secteurs de la restauration, du commerce de détail ou de la boulangerie ne s’y prêtent pas toujours. La solution est simple : le modèle de planning de travail en rotation.
Quel est l’intérêt d’un planning rotatif ?
Avec un planning en rotation, vous répartissez l’activité de vos salariés sur des plages horaires qui varient d’une semaine ou d’une période à l’autre. Ce sont les fameux quarts de travail. Si vous travaillez dans l’hôtellerie ou la restauration, ce système ne vous est probablement pas inconnu.
Le principal avantage de ce planning horaire est de prévenir le désengagement de vos équipes. En variant leurs tâches, vous leur offrez davantage d’opportunités d’apprentissage. Par ailleurs, vous pouvez attribuer de manière équitable les plages horaires les plus convoitées. Ainsi, pas de jaloux.
Concrètement, comment planifier ce roulement dans votre entreprise ?
Mettre en place des horaires de travail rotatifs nécessite une vue d’ensemble du fonctionnement de votre entreprise. Selon vos contraintes opérationnelles, la répartition des quarts peut être très simple… ou beaucoup plus complexe, semaines après semaines. C’est pourquoi il est intéressant de s’appuyer sur une application ou un programme dédié.
Prévoyez l’emplacement des pauses dans le planning de vos collaborateurs
Un collaborateur heureux (et efficace) est un collaborateur qui fait des pauses. Autant dire qu’il serait mal vu, voire illégal, de faire l’impasse sur cette étape lors de la création du planning de vos salariés. Pensez donc à les intégrer à l’avance dans votre calendrier quotidien ou hebdomadaire.
Pauses journalières
Le Code du travail prévoit 20 minutes de pause consécutives toutes les 6 heures. Pensez cependant à vérifier les spécificités de votre convention collective. Il est possible que la durée prévue pour votre établissement soit supérieure à 20 minutes.
Quoi qu’il en soit, veillez à éviter les chevauchements de pauses, en particulier lors des périodes de forte affluence dans votre établissement. Cela garantira que vous disposez toujours d’un nombre suffisant de salariés opérationnels sur le terrain.
Le bon plan : passez aux pauses automatiques pour éviter les erreurs.
Congés et jours fériés
Les congés payés sont obligatoires pour tous les salariés. Cependant, la gestion manuelle des congés peut rapidement devenir chaotique et prendre beaucoup de temps. Notre conseil : utilisez une application pour centraliser les congés de vos équipes. Vous gagnerez ainsi un temps précieux dans la création et l’affichage de vos plannings.
La question des jours fériés est plus délicate. Il existe trois types de jours fériés : les jours fériés ordinaires, chômés et garantis. Le 1er mai est le seul jour férié chômé. Pour les autres, vous pourrez être amené à demander à vos salariés de travailler. Il vous revient alors d’adapter votre planning en conséquence, en tenant compte des éventuelles indemnisations ou compensations qui en découlent.
Évitez autant que possible les plages horaires coupées
Les plages horaires coupées sont courantes dans le secteur de la restauration. Les employés commencent par exemple à travailler à 10 heures, font une pause à 15 heures, puis reprennent à 18 heures. Bien qu’elles puissent sembler inévitables, ces horaires de travail discontinus ont un impact sur la qualité de vie au travail.
Privilégiez les journées pleines
Bien sûr, l’idéal est de remplir le planning de vos salariés avec des journées complètes. L’objectif est de leur permettre de consacrer plus de temps à leurs loisirs et à leurs proches en fin de journée. En agissant ainsi, vous favorisez un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Concrètement, comment faire ? Vous pouvez, par exemple, inclure quelques tâches secondaires dans le modèle de planning quotidien ou hebdomadaire. Ainsi, vous éviterez à votre collaborateur de rentrer chez lui pour seulement deux ou trois heures.
Bon à savoir : l’amplitude horaire maximale est de 13 heures.
Insérez les heures supplémentaires de vos salariés dans votre calendrier
Il n’est pas rare que les périodes de forte activité entraînent des heures supplémentaires. Il est important de prévenir vos collaborateurs à temps (pas au dernier moment). Sinon, l’ambiance de votre lieu de travail pourrait en pâtir.
3 bonnes raisons de digitaliser la gestion des heures supplémentaires de vos équipes
- Vous évitez les problèmes liés à la réglementation : votre application vous rappelle à l’ordre si nécessaire.
- Vous anticipez plus facilement les heures supplémentaires de chaque employé.
- Vous facilitez les échanges d’informations en interne ou avec vos collaborateurs externes, comme votre comptable.
Les contraintes de la gestion de plannings sur Excel
Excel reste un outil très utilisé par les entreprises, notamment pour la gestion de la paie. Avec ses tableaux et ses feuilles liées entre elles, une utilisation correcte de ce logiciel peut vous aider à organiser votre planning en intégrant toutes les données utiles de chaque salarié, telles que ses horaires, ses absences ou ses congés.
Cependant, un outil aussi complet et complexe présente un inconvénient de taille… Voici une liste des points positifs et négatifs :
- La gestion d’un planning sur Excel est souvent fastidieuse et très chronophage.
- Peu flexible, Excel peut vous faire perdre beaucoup de temps à détecter les erreurs de saisie et à vérifier la conformité de vos formules pour rendre vos fichiers fonctionnels.
- Peu adapté au travail collaboratif, Excel ne propose aucune solution d’interface personnalisée pour définir des niveaux d’accès et d’écriture différents d’un utilisateur à l’autre.
- Vous ne pouvez pas stocker de ressources externes dans Excel, ce qui vous oblige à jongler entre différents fichiers ou à uniformiser toutes vos données pour les intégrer dans votre tableur.
Les avantages des outils de gestion de planning du personnel
Un logiciel de gestion de planning offre la flexibilité et la fiabilité nécessaires : la gestion des données est automatique et centralisée, et les options de paramétrage sont nombreuses pour vous aider à assurer un planning opérationnel et efficace.
Gain de temps
Votre temps est précieux ? Gagnez-en grâce à un outil simple et rapide à utiliser ! Gérez plus efficacement le temps de vos salariés pour améliorer l’efficacité de leur travail et l’atteinte de leurs objectifs. Des plannings clairs améliorent également la qualité des relations humaines au sein de votre entreprise. Maintenir une bonne ambiance de travail est essentiel pour booster la productivité de vos équipes.
Centralisation des données
L’élaboration des plannings nécessite de prendre en compte de nombreuses données individuelles et réglementaires. Cumulées pour chaque salarié, ces contraintes peuvent devenir un véritable casse-tête. Heureusement, des solutions numériques performantes permettent de centraliser toutes les informations et de révolutionner la planification des horaires de travail au sein de vos services.
Moins d’erreurs
L’intégration manuelle de toutes les ressources dans un outil tel qu’Excel peut entraîner des erreurs de saisie ou des incompréhensions lors de la transmission de vos plannings. Les conséquences peuvent être importantes et perturber l’organisation de l’ensemble de vos salariés, réduisant ainsi la performance de votre entreprise.
“Un logiciel de gestion de planning permet de limiter ces erreurs et d’optimiser la productivité de votre entreprise.” – Quote
Meilleur suivi
À mesure que votre équipe grandit, il devient de plus en plus difficile d’assurer un suivi dédié des horaires de chaque employé. Un outil de gestion de planning facilite le suivi de chaque salarié en regroupant toutes les données essentielles le concernant (horaires de travail et congés). Vous pouvez également mieux gérer les imprévus, tels que les absences de dernière minute, en trouvant facilement des remplaçants disponibles.
Comment choisir le bon logiciel de planning du personnel ?
Vos besoins
Pour créer vos plannings, un outil simple d’utilisation offrant une ergonomie intuitive est indispensable. Il est également essentiel que votre logiciel soit collaboratif pour permettre à d’autres collaborateurs de contribuer facilement.
Fonctionnalités
Un logiciel de planification peut vous offrir la possibilité d’utiliser des codes couleur en fonction des tâches ou des postes occupés. Il doit également vous permettre de créer des interfaces personnalisées en fonction des profils des différents utilisateurs du logiciel et faciliter le partage des plannings en ligne et par courrier électronique. Idéalement, l’outil devrait vous permettre de dupliquer facilement les plannings d’une semaine à l’autre pour éviter de recommencer à zéro à chaque fois.
Simplicité d’utilisation
Un bon logiciel de planification doit être intuitif et accessible à tous, quel que soit le niveau en informatique. Toutes les fonctionnalités doivent être faciles à comprendre et à utiliser, permettant ainsi à chacun de contribuer librement et sans perdre de temps à la mise à jour des plannings et des informations associées.
Accessibilité
L’accès à tous les documents en ligne (plannings, rapports détaillés) doit être facile et rapide. Les notifications doivent être visibles immédiatement pour informer les personnes concernées de toutes les nouvelles importantes pour votre organisation et le travail de vos équipes.
Personnalisation
La personnalisation de votre logiciel de gestion de planning doit être suffisamment avancée pour adapter l’interface aux différents projets et besoins de votre entreprise.
Système collaboratif
Un logiciel de gestion de planning doit faciliter la communication entre tous les collaborateurs et les services de votre organisation. La visualisation des plages horaires d’activité de chacun doit être claire et facile à lire. L’idéal est que votre logiciel propose également une application dédiée à la discussion entre les membres de votre équipe pour améliorer la communication et offrir un espace d’échange pour faciliter la collaboration.
Budget
Certains logiciels proposent des versions d’essai gratuites et des offres sans engagement, ce qui est idéal pour choisir la solution qui vous convient. Prévoir un budget pour l’acquisition d’un outil de planification est un investissement rentable pour améliorer votre efficacité au travail et la productivité des managers de votre entreprise. Prenez conscience que le temps que vous économisez en gestion de planning est automatiquement transféré vers des tâches à plus grande valeur ajoutée pour la performance de votre entreprise.
Pour discuter de votre projet de planning avec l’un de nos experts, contactez-nous ici.
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