Peu importe à quel point vous travaillez dur chaque jour, si vous n’êtes pas cohérent dans la façon de faire avancer les choses, vous risquez de gaspiller tous vos efforts. Être constamment productif est bien plus difficile que d’avoir un flux de travail naturel. C’est là que les processus entrent en jeu.
Chaque entreprise peut avoir un nombre différent de processus opérationnels, en fonction de son domaine d’activité et de la diversité de ses offres. Les fondateurs et les créateurs de nouvelles divisions au sein des entreprises ont souvent tendance à tout faire eux-mêmes, surtout dans les premiers stades de croissance. Ils se concentrent davantage sur l’accomplissement des tâches de toutes les manières possibles, plutôt que de se préoccuper de la manière dont elles sont effectuées de A à Z.
Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise évolue, vous ressentirez le besoin d’élargir votre équipe et de commencer à réfléchir à la manière de former les autres à effectuer les tâches que vous accomplissiez autrefois. Passer d’une approche de gestion quotidienne à une position de leadership plus globale nécessite une planification minutieuse pour créer un système de processus reproductibles que les autres pourront suivre avec succès.
Comme l’a écrit John C. Maxwell, un expert en leadership et un auteur renommé, “l’héritage n’est créé que lorsque quelqu’un met son organisation en position de réaliser de grandes choses sans lui”. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour créer votre héritage :
Faites l’inventaire de vos actions
Prenez le temps de vous pencher sur vos actions quotidiennes pour faire avancer votre entreprise. Chaque action est une occasion d’apprendre et de créer un processus. Ne présumez pas que quelqu’un qui essaie de reproduire ce que vous avez fait partagera votre intuition ou que certaines actions sont “évidentes”. Prenez le temps d’écrire vos processus et de les afficher pour une meilleure visibilité. Vous pourrez toujours y apporter des modifications au fil du temps, mais une approche disciplinée vous donnera une meilleure compréhension du nombre de petites tâches impliquées dans la réalisation finale.
Impliquez votre équipe
Demander l’avis de votre équipe est essentiel pour améliorer continuellement vos processus. Créez des boucles de rétroaction pour recueillir des idées sur la manière d’améliorer les processus existants. Impliquez votre équipe dans la mise en œuvre des actions et tenez-les responsables de les respecter. Soyez ouvert aux améliorations possibles et considérez cette phase comme un test bêta.
Donnez aux autres les moyens d’apporter leur contribution
Il est bénéfique d’impliquer les membres de votre équipe dans la construction de leurs propres processus, surtout au début. Cela permet de partager la propriété des idées et de récompenser ceux qui ont identifié des problèmes ou des solutions innovantes. Évitez de créer des processus en silos. Laissez les membres de votre équipe contribuer à la manière de faire les choses, en reconnaissant que certaines équipes peuvent être moins supervisées que d’autres.
Ne compliquez pas les choses inutilement
Gardez à l’esprit que la simplicité est souvent la clé du succès. Concentrez-vous sur les processus essentiels et évitez de surcharger votre entreprise avec des processus inutiles. Simplifiez votre approche en comprenant les besoins, collectez les données nécessaires, puis passez à l’action. Améliorez vos processus au fur et à mesure que votre entreprise se développe, mais n’oubliez pas de documenter les étapes pour les nouveaux membres de l’équipe.
La mise en place de processus solides permet aux fondateurs de gérer leur entreprise avec plus de rigueur tout en améliorant considérablement les chances de réussite à long terme. Engagez-vous à partager et à former votre équipe aux processus afin que cela devienne une seconde nature pour eux. Vous serez ainsi sur la bonne voie pour créer un héritage durable.
Mettre en place de nouveaux processus peut sembler intimidant pour les équipes du monde entier. C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une stratégie de gestion du changement pour expliquer les avantages d’une nouvelle approche à vos collaborateurs.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement fait référence à la manière dont les personnes responsables préparent, équipent et soutiennent les employés pour qu’ils s’adaptent avec succès aux nouvelles méthodes de travail. Cela implique de suivre des règles, des conseils et des étapes pour mener à bien les projets et atteindre les objectifs de qualité. La gestion du changement de processus peut être plus simple en théorie qu’en pratique.
Cet article vous éclairera sur l’outil indispensable pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Vous pourrez ainsi cartographier vos processus et accéder à des informations essentielles. Prévoir les besoins et les préoccupations de votre équipe avant de mettre en place des changements facilite la transition.
La rédaction de procédures et de processus est souvent négligée dans les entreprises. Elle est perçue comme une réflexion après coup ou comme une tâche superflue. Pourtant, l’utilisation de processus et de procédures standardisés offre une structure et une cohérence à votre entreprise.
Même dans les entreprises créatives, il est important d’avoir des processus pour traiter les demandes des clients et gérer la structure de l’entreprise. Lorsque les règles sont clairement définies et que tous les membres de l’équipe les connaissent, cela facilite les relations avec les clients et renforce leur satisfaction.
Comment identifier des processus ?
Toutes les entreprises ont des processus, mais toutes ne prennent pas le temps de les identifier, de les analyser et de les cartographier pour optimiser leur efficacité. La première étape consiste à identifier les processus existants au sein de votre équipe. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Quels problèmes ou enjeux souhaitez-vous aborder avec la gestion des processus métier ?
- Comment ces processus interagissent-ils les uns avec les autres ?
- Comment ces processus affectent-ils les autres activités de votre entreprise ?
- Qui sont les parties prenantes de ces processus ?
Une fois que vous avez identifié les processus, vous pouvez les cartographier et les analyser pour trouver des moyens d’amélioration.
Comment mettre en place des processus efficaces ?
La mise en place des processus dépendra de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Il existe plusieurs méthodes de représentation des procédures selon les situations. Les processus peuvent être regroupés en trois catégories principales :
- Les processus métier : ils concernent la production de l’entreprise (biens, services).
- Les processus support : ils soutiennent les processus métier et les aident à fonctionner de manière optimale.
- Les processus de pilotage : ils permettent de diriger l’organisation des autres processus.
Chaque processus est composé d’acteurs, d’activités, de flux, de documents et d’objectifs spécifiques. Les outils de représentation et d’analyse des processus peuvent varier en fonction de vos besoins.
Pour faire respecter vos processus, il est essentiel de tenir compte des intérêts de toutes les parties prenantes. Un processus ne doit s’arrêter que lorsque tous les besoins sont satisfaits. Il est également important de distinguer clairement les tâches, les activités, les processus et les procédures.
En suivant ces règles fondamentales, vous pouvez garantir un référentiel de processus homogène et efficace pour votre entreprise. L’application de ces règles vous aidera à poser les bonnes questions lors de la modélisation des processus et à éviter les doublons inutiles. Il est également essentiel de prendre en compte les compétences nécessaires pour exécuter les tâches, mais cela viendra plus tard, lors de la définition des moyens nécessaires pour exécuter les processus.
N’oubliez pas de tenir compte des intérêts de toutes les parties prenantes et de bien déterminer les rôles et les responsabilités de chacun. En suivant ces règles, vous serez en mesure de mettre en place des processus efficaces et de créer un environnement propice au succès de votre entreprise.
