Vous avez besoin de créer un planning ? Voici comment le réaliser très simplement avec Excel. Pour cet exemple, nous allons établir un planning de congés pour vous et vos collègues.
Si vous devez régulièrement créer des plannings de toutes sortes, vous devriez commencer par lancer la commande “Fichier > Nouveau” dans Excel, puis taper “planning” dans le champ de recherche. Ainsi, vous pourrez profiter de nombreux modèles professionnels et en français proposés par Microsoft. Que ce soit pour un emploi du temps, un calendrier scolaire ou universitaire, un planning hebdomadaire ou semestriel, ou encore un planning des salariés, vous trouverez de nombreux modèles adaptés à vos besoins.
Ces modèles sont bien sûr personnalisables pour répondre à vos exigences. Mais si vous voulez progresser dans Excel, vous pouvez également partir d’une feuille de calcul vierge et créer votre propre planning ! C’est ce que nous vous proposons de faire pas à pas dans cette fiche pratique. L’exemple donné date de 2009, mais il vous suffira de saisir les bonnes dates pour obtenir un planning de l’année en cours. Et bien entendu, cet exemple fonctionne avec toutes les versions d’Excel, même celles datant de plus de dix ans.
Comment créer un planning de base avec Excel ?
Dans la feuille de calcul, commencez par définir la structure de votre calendrier. Vous pourrez ensuite peaufiner la mise en forme.
- A1 : Saisissez “Congés 2009” (ou l’année en cours)
- A2 : Saisissez “NOM Prénom”
- A3 à Ax : Saisissez le nom des x personnes à gérer
- B1 : Saisissez 01/05/09 (ou par exemple 01/05/22 pour le 1er mai 2022) ; Format/Cellule/Nombre/Personnalisé/Type jjj
- B2 : Saisissez =B1 ; Format/ Cellule/Nombre/Personnalisé/Type jj mmm
- Incrémentez B1:B2 à droite sur 184 colonnes (jusqu’au 31/10) ; pour cela, sélectionnez B1 et B2, tirez la poignée (en bas à droite), puis dans l’icône d’options de recopie incrémentée, choisissez “Incrémenter une série”
- Sélectionnez la feuille complète et activez la “Mise en forme conditionnelle” avec Valeur de la cellule =”c” et Format police bleu foncé + motif de remplissage bleu clair
- Si besoin, saisissez cette légende en fin de tableau : c = jour de congé (affiché en bleu)
- Le travail de base est terminé. Saisissez pour chaque personnel la lettre “c” dans les cases correspondant à ses jours de congés : elles apparaissent en bleu !
- Le document Excel tel qu’il devrait être après ces étapes : lien vers l’exemple
Comment personnaliser la présentation d’un planning avec Excel ?
Maintenant que la structure est en place, vous pouvez peaufiner la présentation à votre guise. Par exemple, vous pourriez miser sur un quadrillage en pointillés pour éviter la triste grille toute simple, du genre grille de mots croisés.
- Lignes 1 et 2 en police taille 8 ; ligne 2 en orientation verticale
- Réduisez la largeur de colonne (environ 4,00 soit 33 pixels)
- Ajoutez dans les cellules une règle de validation avec message (au lieu d’une légende figée en bas de tableau)
- Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour les samedis et dimanches.
Gérer les jours ouvrés
De plus, vous pouvez signaler les jours ouvrés (depuis la version d’Excel 2007). Cette option est même recommandée ! Si vous souhaitez utiliser ce planning pour décompter le nombre de jours ouvrés consommés par chaque agent, il faut ajouter un marquage pour les samedis, dimanches, jours fériés et autres ponts. Voici la procédure :
- Insérez une ligne 3
- Saisissez la formule “=SI(JOURSEM(1:1;2)>5;”f”;””)” dans toute la ligne
- Tapez “F” pour chaque autre jour non-travaillé (pont, fête)
- En GD4, saisissez la formule “=NB.SI.ENS(B4:GC4; “c”;B$3:GC$3;””)” et copiez vers le bas
- Document obtenu : lien vers l’exemple
Assurer le remplissage automatisé
Ajoutons maintenant des colonnes pour préciser les dates de début et de fin des congés de chaque personne…
- Après la colonne A, insérez 3 nouvelles colonnes : Début, Fin, Jours ouvrés
- Les colonnes B et C doivent être mises au format date jj/mm ; saisissez les dates de congés de chaque agent
- Donnez à la colonne B le nom “début”, à la colonne C le nom “fin”, à la ligne 2 le nom “date” et à la ligne 3 le nom “F”
- Dans la cellule E4 (première case de la grille-planning), saisissez la formule “=SI(ET(date>=début; date<=fin; NON(F=”F”)); “C”; “”)” à recopier dans toutes les cases. Cette formule inscrira “C” dans les cases concernant les jours non ouvrés de la période de congés.
- Dans la cellule D4, saisissez la formule “=NB.SI(E4:GF4;”C”)”, à recopier vers le bas. Vous pouvez supprimer la colonne GG qui devient inutile.
- Pour agrémenter la présentation du planning, appliquez une “Mise en forme conditionnelle” avec la formule “=E$3=”F”” et un remplissage de couleur, puis étendez cette MFC à toutes les autres cases du planning, à droite comme en bas.
- Fichier-exemple : le résultat final au format 2007 est téléchargeable ici
Comment ajouter des données au planning ?
Vous souhaitez ajouter des salariés à votre planning ? Ou créer un planning différent pour un autre service de votre entreprise ? Suivez nos conseils.
Ajouter des personnes au planning
- S’il faut ajouter quatre lignes pour quatre nouveaux agents, sélectionnez par exemple la ligne 6, faites “Copier”, sélectionnez les lignes 2 à 5 et faites “Insérer les cellules copiées”.
- Vous obtenez ainsi 4 “clones” de la ligne 6, et il vous suffit de modifier les données ; les formats et les formules sont déjà disponibles…
- Il ne faut surtout pas ajouter ces lignes après les lignes existantes.
Ajouter une feuille pour créer un autre planning
S’il faut ajouter une autre feuille dans le fichier (pour une autre période ou un autre groupe de personnes), procédez ainsi…
- Clic droit sur l’onglet de la feuille
- Sélectionnez “Déplacer ou copier/Créer une copie/OK”
- Pour changer de personnes, modifiez la colonne A.
- Pour changer de période, changez les dates en E1 et F1, sélectionnez ces deux cellules et incrémentez en tirant la poignée vers la droite.
- Renommez la feuille
- Les noms de plage sont conservés, mais affectés à chaque feuille concernée.
Modifier le remplissage automatique
Nous vous proposons ci-dessous une autre manière d’assurer le remplissage automatique. Pour obtenir le remplissage automatisé en violet des cellules pour une période d’arrêt maladie, il faut recommencer la manipulation suivante :
- Assurez-vous que la mise en forme conditionnelle pour le remplissage des cellules contient bien la règle du violet pour la lettre-code “M”
- Insérez 3 autres colonnes “début, fin, JO”
- Définissez les noms [débutm] pour la plage E2:E11 et [finm] pour la plage F2:F11
- Complétez ainsi la formule en H4:GI11 “=SI(ET(date>=début; date<=fin; NON(F=”F”)); “C”; SI(ET(date>=débutm; date<=finm; NON(F=”F”)); “M”; “”))”
- Document obtenu : lien vers l’exemple
Merci à Raymond Pentier qui a réalisé cette fiche pratique à l’origine.
