Auto-entrepreneurs, vous êtes sur le point de lancer votre activité et les demandes affluent ? Même si les obligations comptables sont allégées pour les auto-entrepreneurs, n’oubliez pas l’importance de tenir une comptabilité à jour et de respecter les règles de facturation des prestations. Le devis est donc un document crucial pour votre micro-entreprise et pour entretenir une relation de confiance avec vos clients. Découvrons ensemble les étapes et les détails nécessaires pour rédiger le devis parfait pour votre micro-entreprise.
Le devis est-il obligatoire pour les auto-entrepreneurs ?
Même s’il n’est pas obligatoire d’établir un devis pour votre client, il est fortement recommandé d’en fournir un avant toute prestation, surtout si vous travaillez avec ce client pour la première fois et s’il n’a aucune connaissance de vos tarifs. Toutefois, notez que le devis reste obligatoire pour toute prestation d’un montant supérieur à 1 500 €, bien que ce montant puisse varier en fonction de certaines activités professionnelles. La loi Hamon du 17 mars 2014 impose aux prestataires de services de détailler leurs prestations par devis lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l’avance en raison de la nature du bien ou du service (Art. L 112-3 du Code de la Consommation).
Cas spécifiques et obligations pour les auto-entrepreneurs
Soyez attentifs, car le devis est obligatoire pour certains auto-entrepreneurs exerçant certaines activités telles que les prestations liées au déménagement, les prestations funéraires, les travaux, le dépannage et la réparation, ainsi que les services à la personne si le montant de la prestation est égal ou supérieur à 100 €. Par ailleurs, pour les activités artisanales dans les travaux, la réparation ou le dépannage, vous devez fournir un devis avant le début des travaux si le montant de la prestation dépasse 150 €. Vérifiez les obligations spécifiques liées à votre activité avant de vous lancer en tant qu’auto-entrepreneur.
Le rôle du devis pour les auto-entrepreneurs
Le devis : un document contractuel
Le devis est la première étape pour présenter en détail les prestations que vous proposez à votre client potentiel. Il lui permet de comparer les prix de vos prestations avec ceux d’autres auto-entrepreneurs ou entreprises afin de prendre une décision éclairée. En effet, une fois signé par votre client, le devis fait office de contrat.
Veillez à inclure les informations suivantes dans votre devis :
- Le nom précis de votre prestation et sa durée
- Les détails de votre prestation et son prix, que vous pouvez détailler autant que nécessaire
- Les conditions d’exécution de la prestation
Facturation du devis en tant qu’auto-entrepreneur
Généralement, le devis est gratuit puisqu’il est prévu par la législation. Cependant, dans certaines activités où la réalisation d’un devis demande un déplacement ou une étude approfondie, vous pouvez facturer votre devis en informant votre client du coût préalablement.
Conservation du devis par l’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez conserver tous les devis signés pendant au moins 5 ans, voire plus longtemps si nécessaire. Pensez à éditer deux exemplaires du devis (un pour vous et un pour votre client) et à les joindre à la facture correspondante dans un dossier dédié.
Comment créer votre devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Avant la rédaction du devis pour votre client
Avant de rédiger votre devis, prenez le temps de détailler vos prestations afin de répondre aux attentes de votre client tout en travaillant efficacement. Tenez compte du temps nécessaire pour réaliser la prestation, des ressources requises et de vos cotisations sociales ainsi que des charges.
La forme du devis pour votre micro-entreprise
Vous avez une certaine liberté dans la création et la présentation de votre devis. Bien qu’il s’agisse d’un document distinct de la facture, la présentation du devis est similaire. Soyez précis dans la description de vos prestations afin que votre client comprenne clairement ce pour quoi il signe. Cela évitera d’éventuelles contestations ou malentendus.
Éléments indispensables à mentionner sur votre devis
Assurez-vous d’inclure les éléments suivants dans votre devis :
- Mentionnez clairement qu’il s’agit d’un devis et indiquez son numéro
- Vos coordonnées complètes (nom, prénom, adresse et raison sociale de votre micro-entreprise, numéro de téléphone et adresse e-mail)
- Votre numéro de SIREN
- Les coordonnées de votre client, y compris sa raison sociale s’il s’agit d’un professionnel
- La date d’émission du devis
- La description détaillée de chaque prestation ou article vendu
- La quantité et le prix unitaire de chaque prestation ou article
- Les frais de déplacement, le cas échéant
- Les frais de main-d’œuvre, le cas échéant
- Les modalités de paiement
- La durée de validité du devis
- La mention “Bon pour accord” et la date de début de la prestation
Si votre activité est commerciale, il est important d’inclure vos conditions générales de vente (CGV) dans le devis.
Vos obligations en tant qu’auto-entrepreneur
Une fois le devis établi, il vous engage à réaliser les prestations mentionnées. Cependant, tant que votre client n’a pas signé le devis, ni vous ni lui n’êtes engagés. Notez que vous ne pouvez pas modifier un devis une fois qu’il a été signé. Si des modifications sont nécessaires, vous devrez rédiger un avenant au devis.
La signature du devis par votre client
Une fois signé par votre client, le devis devient un contrat entre votre micro-entreprise et l’entreprise de votre client. Votre client ne pourra plus contester les tarifs proposés. Le devis sera utile en cas de litige, par exemple si le client refuse de régler la prestation ou conteste la qualité de celle-ci.
Après le devis, passez à la facture
N’oubliez pas que le devis ne remplace pas la facture. Après avoir obtenu l’accord de votre client sur le devis, vous pouvez lui transmettre la facture en y faisant référence.
Annuler un devis, est-ce possible ?
En principe, il n’est pas possible pour votre client d’annuler un devis après l’avoir signé. En cas de litige ou d’annulation de devis, il est recommandé de trouver une solution à l’amiable avant d’entamer une procédure légale.
Quels outils utiliser pour créer un devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Vous pouvez créer votre devis à l’aide d’un tableur Excel ou d’un document Word. Cependant, pour gagner du temps et simplifier vos démarches, notre logiciel de comptabilité offre un module d’édition de devis spécialement conçu pour les auto-entrepreneurs. Cet outil simple d’utilisation vous permet de créer, d’éditer et de conserver tous vos devis en un seul endroit.
Demander un acompte à la signature du devis
Il peut être judicieux de demander un acompte de 30 % à 50 % du montant total de la prestation. Cela incitera votre client à verser une première somme et soulagera votre trésorerie. N’o
