Comptabiliser les inscriptions à un événement est un excellent moyen de planifier et mesurer son impact. Qu’il s’agisse d’un événement de grande envergure ou d’un petit rassemblement, il est essentiel d’avoir une trace de ces inscriptions pour suivre l’évolution de vos participants. Que vous envisagiez d’organiser un atelier, une conférence, une exposition ou un concert, nous allons vous expliquer pourquoi et comment créer un formulaire d’inscription en ligne.
Pourquoi créer un formulaire d’inscription en ligne ?
L’un des principaux avantages d’un formulaire d’inscription en ligne est son accessibilité. Grâce à sa diffusion par e-mail et son hébergement sur un site web ou des pages de réseaux sociaux, il permet à toute personne de s’inscrire facilement depuis son domicile, que ce soit depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, et ce, sans contrainte de calendrier. Il vous suffit de partager le lien d’inscription avec votre communauté !
Les objectifs d’un formulaire d’inscription
Lorsque vous organisez un événement, vous fixez préalablement le nombre de participants potentiels afin de prévoir l’aménagement du site s’il a lieu en présentiel ou du support en ligne s’il se déroule à distance. Le rôle essentiel d’un formulaire d’inscription est de vous permettre de suivre rapidement le nombre de participants et d’informer le public si la limite est atteinte.
Objectif 1 : Gérer le nombre de participants
En permettant aux participants de s’inscrire en ligne à votre événement, vous pouvez suivre les inscriptions afin de bloquer les nouvelles demandes une fois que la limite que vous vous êtes fixée est atteinte. Une fois cette limite atteinte, vous avez la possibilité de créer une liste d’attente au cas où certains participants se désisteraient.
Vous pouvez diffuser le formulaire d’inscription à votre liste de contacts ou le rendre public sur vos différents canaux de communication tels que votre site web, vos réseaux sociaux, vos blogs, vos pop-up sur des sites partenaires ou la presse en ligne. En comptabilisant les réponses en temps réel, vous pourrez facilement répartir les participants en différents créneaux horaires, notamment pour des ateliers.
Objectif 2 : Planifier votre événement
Le formulaire d’inscription vous offre de nombreuses options pour planifier votre événement. Par exemple, si vous organisez un repas, vous pouvez proposer différents menus et recueillir les choix préférentiels des participants. De même, si vous organisez une course ou un tournoi, vous pouvez inclure des questions sur le numéro de maillot ou la distance à parcourir. Ainsi, vous pourrez adapter votre événement en fonction des informations recueillies.
Objectif 3 : Récolter des informations sur les participants
Un événement est une excellente occasion de recueillir des informations sur vos participants et d’enrichir votre base de données. Vous pouvez par exemple souhaiter connaître l’âge moyen des participants, comment ils ont découvert l’événement, s’ils sont adhérents à votre association ou s’ils souhaitent être bénévoles pour vous aider le jour J !
N’hésitez pas à préciser pourquoi vous souhaitez recueillir ces informations : enquête de satisfaction, personnalisation des contenus proposés aux adhérents, études sur votre liste de contacts, etc. Soyez transparents !
Comment créer un formulaire d’inscription en ligne ?
Il existe de nombreux types de formulaires d’inscription personnalisables en ligne qui vous permettent de planifier un événement. Nous allons vous expliquer comment en créer un facilement.
Les outils en ligne
Avant de recourir à des générateurs de formulaires en ligne ou à une solution de billetterie événementielle, posez-vous les questions suivantes : quels renseignements souhaitez-vous demander à vos participants et quel est le parcours d’inscription le plus simple ?
Le formulaire classique
Certains sites vous proposent des modèles d’enregistrement préétablis à personnaliser en fonction de vos besoins. Vous pouvez télécharger directement un modèle à compléter ou partir de zéro en ajoutant vos propres questions.
Ce type de formulaire vous permet de recueillir facilement des informations, mais vous devrez être attentif à la limite de participants, car cette gestion sera manuelle. En d’autres termes, vous devrez informer votre réseau de la clôture des inscriptions et retirer le formulaire de vos supports lorsque la limite est atteinte, sinon les participants pourront continuer à s’inscrire et votre refus pourrait être décevant.
Astuce : Privilégiez un formulaire à remplissage automatique en ligne plutôt qu’un formulaire à télécharger et à renvoyer une fois complété.
Si votre événement est payant, il sera également plus contraignant d’ajouter un moyen de paiement si votre formulaire ne dispose pas d’une passerelle de paiement intégrée.
La billetterie en ligne
Il existe plusieurs solutions de billetterie en ligne. L’avantage d’une billetterie en ligne est qu’elle vous permet une gestion plus complète et spécifique de votre événement. Vous pouvez recueillir des informations sur vos participants et leur transmettre, après leur inscription, des éléments essentiels tels qu’un billet électronique ou une attestation de paiement si votre événement est payant.
Par exemple, la billetterie HelloAsso vous permet de limiter le nombre d’inscriptions à un événement en fonction d’une jauge totale ou d’options tarifaires. Les participants pourront voir le nombre de places restantes et s’inscrire librement. De votre côté, vous aurez un suivi détaillé des inscriptions en temps réel pour planifier votre événement. Plus besoin d’anticiper la fermeture de la billetterie une fois que tous les billets sont vendus, elle se fermera automatiquement et informera votre liste de contacts que la billetterie est fermée.
Si de nouvelles places sont disponibles à la vente, vous pouvez la rouvrir et la partager avec votre réseau. Si vous préférez continuer à accepter les inscriptions, vous pouvez proposer une liste d’attente.
La billetterie en ligne est une formule complète qui vous fera gagner un temps précieux. Elle peut contribuer à augmenter la visibilité de votre événement en générant du trafic sur votre site, par exemple. Vous pouvez l’intégrer facilement via un bouton widget sur votre site.
Exemple / modèle de formulaires d’inscription
Voici un exemple de formulaire d’inscription classique réalisé sur Google Form :
Voici un exemple de demande d’inscription via une billetterie en ligne HelloAsso :
Étape 1 : Présentation de l’atelier en ligne et choix du tarif
Étape 2 : Remplissage des informations du participant
Étape 3 : Récapitulatif et validation de l’inscription
Voici un exemple de billetterie HelloAsso clôturée :
Comment créer un formulaire d’inscription via une billetterie en ligne ?
Voici un tutoriel complet sur la création de votre billetterie HelloAsso.
*Note: This is a rewritten article in French that retains the essence of the original content.
