Si vous êtes ici, je suppose que vous en avez marre de saisir les mêmes adresses e-mail encore et encore, et que vous cherchez un moyen de simplifier l’envoi d’e-mails à des groupes de personnes spécifiques, tels que vos collègues, votre famille ou vos amis.
Eh bien, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous aborderons deux sujets. Tout d’abord, nous verrons comment créer une liste de distribution dans Google Workspace et comment envoyer un e-mail à cette liste depuis Gmail. Ensuite, nous créerons une adresse e-mail pour ce même groupe et nous veillerons à ce que vous disposiez d’un espace dédié aux conversations avec les membres de ce groupe dans votre boîte de réception Gmail.
Pour illustrer les instructions étape par étape, nous prendrons l’exemple de Yoda, qui souhaite créer un groupe pour tous les Jedis (oui… nous sommes fans de Star Wars chez Gmelius).
Créer une liste de distribution dans Gmail
Le processus est simple et ne nécessite que trois étapes.
Étape 1 : Ouvrez Google Contacts
Yoda doit accéder à sa liste de contacts en ouvrant Google Contacts. Depuis Gmail, on peut y accéder en cliquant sur les trois points dans le menu en haut à droite, puis en choisissant “Contacts”, comme indiqué ci-dessous.
[image1]Étape 2 : Créer une étiquette de contact Google
Une fois dans Google Contacts, la deuxième étape consiste à créer une étiquette pour la future liste de distribution, par exemple “Équipe”, “Famille” ou “Amis”. Dans notre cas, Yoda crée une étiquette “Jedis”. Une fois l’étiquette créée, il sélectionne tous les Jedis/contacts qu’il souhaite ajouter à la nouvelle étiquette.
Étape 3 : Utiliser la nouvelle liste dans Gmail
L’étape finale consiste à retourner dans Gmail et à commencer à taper le nom du groupe que vous avez choisi comme étiquette. Tous les e-mails associés à l’étiquette (liste de distribution) apparaîtront instantanément dans la fenêtre de composition de Gmail. Pour Yoda, cela ressemblera à ceci :
[image2]Et voilà ! Maintenant, n’hésitez pas à répéter les mêmes étapes autant de fois que nécessaire si vous souhaitez créer des listes de distribution supplémentaires.
Créer un groupe e-mail dans Gmail
Nous avons simplifié l’envoi d’e-mails à des groupes spécifiques de personnes dans Gmail. Maintenant, nous allons vous montrer comment avoir un espace spécifique dans votre boîte de réception regroupant toutes les conversations entrantes que vous avez avec votre nouvelle liste.
Le processus se compose à nouveau de trois étapes.
Étape 1 : Créer un groupe Google
Cette fois, Yoda doit accéder à ses groupes Google. Une fois sur place, l’étape suivante consiste à créer un groupe Google pour ses Jedis. Il y a trois écrans. Sur le premier écran, il est important de s’assurer que l’adresse e-mail du groupe soit facile à retenir.
Sur le deuxième écran, le point clé de la configuration est d’avoir “Qui peut publier” réglé sur “Toute personne sur le web”, comme indiqué ci-dessous :
[image3]Sur le troisième et dernier écran, il nous suffit d’ajouter tous les membres du groupe.
Voilà, le groupe Google est configuré et opérationnel. Maintenant, nous devons le convertir en une boîte de réception partagée Gmail.
Étape 2 : Créer une boîte de réception partagée
Pour ce faire, rendez-vous sur https://gmelius.com/download/extension et installez l’extension Gmelius pour votre navigateur. Une fois inscrit, vous verrez apparaître le tableau de bord de Gmelius. Nous voulons créer une “boîte de réception d’équipe” à partir d’un groupe Google, et nous entrerons donc l’adresse e-mail de notre groupe nouvellement créé lorsque nous y serons invités. Les étapes détaillées sont disponibles ci-dessous :
[image4]Gmelius convertira alors le groupe Google en une boîte de réception partagée Gmail. La dernière étape de la configuration consiste à inviter les mêmes membres de votre groupe Google existant à rejoindre la boîte de réception partagée de Gmelius.
Étape 3 : Rechargez Gmail
Enfin, retournez dans Gmail. Vous verrez une nouvelle section pour votre groupe sur la barre de navigation gauche de votre boîte de réception. Vous pourrez y voir, commenter et déléguer les conversations entre les membres de votre groupe.
Vous souhaitez en savoir plus sur les boîtes de réception collaboratives dans Gmail ? Consultez notre page sur les boîtes de réception partagées de Gmail.
