Une guide de travail, également appelé mode opératoire, est un élément clé dans le contexte d’une entreprise. Savoir comment créer un guide de travail efficace peut aider vos collaborateurs et améliorer la performance de votre organisation. Dans cet article, nous allons expliquer l’importance de ce document, vous présenter les étapes nécessaires à sa rédaction et vous présenter un outil utile pour réussir cette tâche.
Qu’est-ce qu’un guide de travail ?
La définition d’un guide de travail
Un guide de travail est similaire à un mode opératoire, mais il diffère d’un processus et d’une procédure de travail. En effet, un processus concerne une action spécifique, tandis qu’une procédure indique les moyens, les responsabilités de chacun et les différentes étapes pour la réaliser. Le guide de travail est une sous-catégorie qui explique le “comment faire” de chaque tâche étape par étape. Il est destiné à un poste spécifique ou à un opérateur chargé d’exécuter une tâche. Il ne décrit pas une stratégie, mais plutôt une procédure détaillée à suivre. Vous pouvez rédiger un guide de travail pour une opération de fabrication d’un produit ou pour l’utilisation d’un logiciel, par exemple.
Pour en savoir plus : lisez notre article sur les différences entre processus, procédure et mode opératoire.
Pourquoi est-il si important ?
Savoir comment créer un guide de travail est crucial, car dans certains secteurs, comme l’industrie, ce document peut contribuer à prévenir les risques professionnels tels que les accidents et les maladies. De plus, un mode opératoire présente de nombreux avantages dans d’autres domaines. En structurant et en formalisant la manière de réaliser une tâche, vous pouvez éviter les erreurs, garder une trace des procédures de votre entreprise, apporter de la cohérence, former de nouveaux employés, obtenir les résultats souhaités et améliorer les performances en termes de qualité et de temps. Cependant, assurez-vous que le document ne soit pas trop long ou compliqué, car vos collaborateurs en tireront peu de bénéfices. Il est donc important de connaître les bonnes pratiques pour rédiger un guide de travail efficace.
Comment créer un guide de travail : étapes et conseils
Comment rédiger un guide de travail : les étapes
Pour rédiger un guide de travail complet, précis et pertinent, suivez les étapes ci-dessous :
- Familiarisez-vous avec le processus pour en connaître les moindres détails, surtout si ce n’est pas votre poste. Faites des recherches approfondies si nécessaire.
- Rédigez un paragraphe sur chaque étape du guide de travail.
- Testez les instructions pour vous assurer de n’avoir rien oublié et que chaque étape est logique.
- Relisez-vous pour corriger les éventuelles erreurs.
- Ajoutez une courte introduction pour présenter et résumer le mode opératoire.
- Soignez la mise en page pour rendre le guide de travail facilement compréhensible.
- Faites évaluer le guide de travail par vos collaborateurs et apportez les modifications nécessaires.
Au fil du temps, vous pouvez améliorer votre mode opératoire de rédaction afin de partager des guides de travail toujours plus clairs et efficaces !
Nos conseils pour créer un guide de travail
Pour créer un guide de travail réussi, nous vous recommandons de :
- Présenter la définition d’un guide de travail à votre équipe.
- Solliciter l’aide et la contribution des opérateurs ou responsables de service.
- Adapter le langage et le contenu du guide en fonction du public cible (vocabulaire expert et pointu, contenu vulgarisé, etc.).
- Utiliser la voix active.
- Utiliser des titres et des sous-titres en fonction de la complexité du guide.
- Soigner la mise en page en utilisant des paragraphes aérés, des listes à puces ou numérotées, et des éléments visuels.
- Ajouter des commentaires et des définitions uniquement lorsque cela est nécessaire.
- Rester concis tout en n’omettant aucun détail important.
Il est également important de mettre à jour régulièrement vos guides de travail et de conserver un historique de ces documents.
Consultez également notre article sur la création de modes opératoires.
3 idées visuelles pour vos guides de travail
Un guide de travail contenant beaucoup de texte et une mise en page chargée peut décourager les utilisateurs. Pour faciliter la compréhension et rendre le document plus attrayant, vous pouvez intégrer des éléments visuels dans vos guides. Cela est particulièrement facile de nos jours avec les nombreux outils numériques à disposition.
- Captures d’écran : Accompagnez chaque point du guide d’une capture d’écran pour faciliter le travail de l’opérateur.
- Images : Une image ou une photo peut apporter une dimension visuelle utile à la compréhension du mode opératoire.
- Vidéo : Un guide de travail au format vidéo peut être idéal pour certains postes et certaines tâches.
En intégrant ces idées, vous partagerez des guides de travail modernes, efficaces et pertinents.
Miser sur les captures d’écran avec Snagit
Snagit est un logiciel développé par TechSmith qui permet de réaliser des captures et des enregistrements d’écran. Il est idéal pour expliquer le déroulement d’une procédure ou d’un mode opératoire de manière visuelle.
Si vous souhaitez créer des guides de travail plus clairs, découvrez les fonctionnalités et avantages de cet outil :
Fonctionnalités pratiques de Snagit :
- Annotations : Ajoutez du texte, des bulles ou des flèches aux captures d’écran (très utiles pour des guides de travail).
- Outil de surlignage : Mettez en valeur des éléments cruciaux du mode opératoire.
- Outil d’étape : Ajoutez une série de chiffres ou de lettres qui s’incrémentent automatiquement d’une capture à l’autre.
- Création de vidéos à partir d’images : Capturez plusieurs écrans, ajoutez des annotations, puis rassemblez-les pour créer une vidéo percutante et facilement partageable.
Points forts de Snagit :
- Interface intuitive.
- Utilisation simple.
- Choix varié de partage et d’exportation (Slack, Teams, Google Drive, etc.).
- Tutoriels disponibles sur le site de TechSmith.
- Support technique.
Points faibles de Snagit :
- Ce logiciel est payant.
Prix de Snagit :
- Tarif unique de 62,99 $. Vous bénéficiez d’un an de maintenance.
Snagit offre une version d’essai gratuite de 15 jours pour vous permettre de découvrir toutes ces fonctionnalités et d’apprendre comment créer des guides de travail précis et compréhensibles.
Cet outil peut vous être d’une grande aide pour mettre en place des processus, établir des procédures et rédiger des modes opératoires plus simplement et plus rapidement pour votre entreprise !
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