Vous connaissez sûrement Google Docs, mais saviez-vous que vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés ? Oubliez les modèles préfabriqués limités et apprenez comment créer votre propre modèle dans Google Docs. Je vais vous montrer comment, étape par étape.
Utiliser un modèle prédéfini dans Google Docs
Lorsque vous manquez de temps ou d’inspiration, utiliser un modèle existant dans Google Docs peut être très pratique. Voici comment trouver ces modèles préfabriqués.
- Allez sur le site docs.google.com ou sélectionnez “Docs” dans votre suite d’applications Google.
- Choisissez “Galerie de modèles” pour afficher la sélection de modèles proposés par Google.
Note : Si vous ne trouvez pas la “Galerie de modèles”, sélectionnez l’icône du menu (≡) en haut à gauche de la page d’accueil de Google Docs > “Paramètres” > “Afficher les modèles récents sur les écrans d’accueil” > “OK”. - Sélectionnez le modèle qui vous convient dans la galerie et c’est parti !
Créer un modèle personnalisé dans Google Docs
Si les modèles préfabriqués de Google ne correspondent pas à vos besoins, vous pouvez également créer votre propre modèle personnalisé.
- Depuis la page d’accueil de Google Docs, sous “Créer un nouveau document”, sélectionnez “Vide”. Ou si vous avez déjà un document existant que vous souhaitez transformer en modèle, copiez-le et collez-le dans un nouveau document que vous enregistrerez sous un titre unique.
- Créez votre nouveau modèle en le personnalisant selon vos besoins.
Note : Google Docs ne propose pas de remplacements de texte ou d’images prédéfinis dans les modèles. À la place, vous pouvez taper un texte de substitution que vous vous souviendrez de remplacer ultérieurement, par exemple “XX” pour les dates ou “NOM” pour un emplacement où vous saisirez un nom. - Enregistrez le document sous un titre unique.
- Depuis l’écran d’accueil de Google Docs, sélectionnez “Galerie de modèles” > le nom de votre organisation > “Soumettre un modèle”.
Note : Vous ne pouvez soumettre un modèle que si votre organisation vous autorise à modifier les paramètres de partage de votre modèle. - Dans la fenêtre “Soumettre un modèle” qui apparaît, cliquez sur “Sélectionner un document” > choisissez le modèle souhaité > cliquez sur “Ouvrir”.
- Dans la fenêtre “Soumettre un modèle”, sélectionnez également une catégorie pour votre fichier. Cliquez sur “Soumettre”.
Pour trouver votre nouveau modèle, accédez à “Galerie de modèles” > le nom de votre organisation.
Créer un modèle dans Google Docs avec un compte personnel
Si vous avez un compte Google personnel plutôt qu’un compte Google Workspace pour les organisations, vous ne pouvez pas enregistrer vos modèles Google Docs en tant que modèles “officiels”. Cependant, vous pouvez utiliser une astuce.
- Créez votre document comme s’il s’agissait d’un modèle et enregistrez-le sous un titre unique. Par exemple, “Modèle : Liste de tâches hebdomadaires”.
- Lorsque vous avez besoin d’utiliser le modèle, ouvrez le fichier depuis votre Google Drive > “Fichier” > “Faire une copie”.
- Renommez le document, enregistrez-le dans le dossier approprié et cliquez sur “Faire une copie”.
Et voilà ! Il vous suffit de répéter ces étapes chaque fois que vous avez besoin d’utiliser votre modèle improvisé.
Note : Pour aller plus loin, vous pouvez utiliser des variables Google Docs pour améliorer vos modèles.
Automatiser vos modèles Google Docs avec Zapier
Certains modèles nécessitent de remplir plusieurs champs, et si vos modèles sont si importants que vous ne pouvez pas vous permettre d’entrer les informations de manière incorrecte, vous voudrez automatiser le processus.
Voici quelques façons de créer et de remplir automatiquement un modèle :
- Comment créer automatiquement des documents à partir d’un modèle
- Comment créer et remplir automatiquement un modèle Google Docs
- Comment créer des modèles Google Docs basés sur les réponses à un formulaire
- Comment enregistrer des documents Google Docs dans Dropbox
Cet article a été initialement publié en mai 2017 par Matthew Guay.
