Microsoft Word est un outil puissant de traitement de texte. Bien qu’il n’ait pas été spécifiquement conçu pour la création de diagrammes, il peut être utilisé pour la création d’organigrammes basiques qui enrichiront vos documents et les rendront plus accessibles et plus utiles aux lecteurs.
Insérer un élément SmartArt
Dans un document Word, accédez à l’onglet Insérer et sélectionnez SmartArt pour ouvrir le menu des graphiques SmartArt. Dans le groupe Hiérarchie de la colonne de gauche, sélectionnez le modèle d’organigramme que vous souhaitez utiliser.
Saisir un texte
Une fois que vous aurez sélectionné un modèle d’organigramme sur Word, un menu apparaîtra dans une fenêtre contextuelle et vous pourrez y saisir un texte pour chaque forme. Chaque forme représentant une personne dans la structure, nous vous recommandons d’organiser vos données pour vous assurer que tout le monde est pris en compte. Vous pourrez constater que Word est extrêmement limité quant à la quantité d’informations que vous pouvez enregistrer dans chaque forme. Pour faire un organigramme plus robuste et plus détaillé, vous pouvez ignorer cette étape et découvrir comment fonctionne Lucidchart.
Personnaliser la hiérarchie
Les organigrammes sont très utiles pour clarifier les structures organisationnelles, en particulier les chaînes hiérarchiques. Les entreprises sont souvent complexes, et mettre en évidence des relations hiérarchiques peut limiter les risques de confusion et améliorer l’efficacité de l’entreprise. Pour promouvoir une personne dans un organigramme Word, appuyez simplement sur la touche Tab après avoir cliqué sur son nom dans la boîte de dialogue. Pour abaisser une personne dans la hiérarchie, appuyez sur Maj + Tab. Les hiérarchies organisationnelles peuvent aussi être gérées dans l’onglet Création de la section Outils SmartArt.
À titre d’exemple, imaginons que Jim obtienne une promotion et qu’Angela dépende dorénavant de Jim. Pour que l’organigramme sur Word reflète cette modification, cliquez sur le nom d’Angela dans la boîte de dialogue et appuyez sur la touche Tab. Votre organigramme reflète à présent la modification !
Ajouter et supprimer des formes sur Word
La plupart des modèles SmartArt sont déclinés en cinq formes, ce qui sera probablement insuffisant pour modéliser correctement votre entreprise. Pour ajouter des formes, cliquez sur l’onglet Création de la section Outils SmartArt > Ajouter une forme. Dans le menu, vous pouvez décider où la forme doit être placée, de qui dépend la personne, etc.
Imaginons qu’une nouvelle personne soit recrutée et qu’elle dépende également de Jim. Pour que votre organigramme reflète cette modification, cliquez sur Angela (qui est déjà une subordonnée de Jim), puis sur le bouton Ajouter une forme dans l’onglet Création de la section SmartArt.
Mettre en forme votre organigramme sur Word
Pour terminer votre organigramme sur Word, utilisez les outils de modification des couleurs, des polices et de la taille des formes dans les onglets Création et Format de la section Outils SmartArt. L’image ci-dessous montre comment nous avons modifié l’organigramme en changeant les couleurs et le design des formes.
