Ces derniers temps, votre entreprise a connu une série d’événements. Il y a quinze jours, vous avez célébré les 30 ans depuis sa création. Dans 48 heures, un séminaire sur la qualité de vie au travail est prévu. Et dans à peine 3 semaines, vous devrez communiquer le lancement d’un nouveau produit à vos employés. Les tâches s’accumulent, les délais se raccourcissent, et la course contre-la-montre ne s’arrête (presque) jamais.
C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une organisation millimétrée. En tant que professionnel, vous avez décidé de créer un plan de communication interne de bout en bout. Mais par où commencer ? Dans cet article, vous découvrirez comment réaliser et réussir un plan de communication interne en 9 étapes clés pour atteindre vos objectifs.
Plan de communication interne : la feuille de route de vos actions à venir
Un plan de communication interne est un document qui présente la stratégie de communication à mettre en place à l’intérieur de votre entreprise. Il est généralement élaboré par le responsable de la communication, en collaboration avec les chargés de communication interne. Ce plan comprend plusieurs éléments tels que les objectifs, les cibles, les thèmes à aborder, les canaux de communication, la fréquence de diffusion et les outils de mesure de l’audience.
Pour élaborer ce plan, vous pouvez utiliser un logiciel de tableur collaboratif comme Google Sheets, ou encore un outil de planification comme Trello ou Asana. Voici un exemple de plan de communication interne pour vous donner une idée du rendu final :
Pourquoi bâtir un plan de communication interne ?
Un plan de communication interne est essentiel pour communiquer de manière efficace et organisée avec vos employés, mais il peine souvent à convaincre. En effet, 60 % des entreprises dans le monde n’ont pas de plan d’action explicite et improvisent leurs communications en interne. Beaucoup de communicants considèrent à tort que le plan de communication interne est une tâche fastidieuse dont ils peuvent se passer.
Pourtant, une communication interne bien maîtrisée présente de nombreux avantages. Grâce à une feuille de route tout au long de l’année, vous pourrez stimuler l’engagement des employés et la productivité de vos équipes. En effet, 85 % des employés se disent plus motivés lorsque l’entreprise communique régulièrement avec eux. De plus, un plan de communication interne clair et cohérent vous permettra de diffuser vos messages et vos actions au sein de tous les services de votre entreprise, de développer une marque employeur forte et de renforcer la culture d’entreprise en favorisant le sentiment d’appartenance des employés. En impliquant vos salariés via des rendez-vous réguliers, vous créerez un esprit d’équipe et tisserez des liens entre eux. Vous pourrez également obtenir des retours précieux de vos employés pour améliorer vos actions de communication interne. Enfin, vous pourrez vous adapter aux exigences du travail à distance en mettant en place des processus de communication bien rodés, tant en interne qu’en externe.
Si votre objectif est d’améliorer la communication en entreprise, voici une liste d’idées supplémentaires. Comme vous l’aurez compris, une bonne communication permet de créer de l’engagement auprès de vos collaborateurs.
Maintenant que vous comprenez les enjeux d’un plan de communication interne, passons à sa mise en œuvre stratégique.
Comment faire un plan de communication interne en 9 étapes
Étape 1 : Faites un audit de l’existant, pour partir sur de bonnes bases
Avant de commencer la création de votre plan de communication interne, il est important de faire un audit de la communication interne actuelle au sein de votre entreprise. Quel est l’état actuel de la communication interne ? Quels outils et formats utilisez-vous ? Qui est impliqué dans votre processus de communication interne ?
Ensuite, adressez-vous directement à vos employés. Un projet de communication est avant tout un projet d’entreprise. Co-construisez votre plan de communication interne en recueillant les retours et les besoins de vos collaborateurs. Vous pouvez utiliser des sondages internes ou organiser des interviews pour recueillir leur opinion sur vos actions internes actuelles, améliorer votre communication interne et évaluer la clarté de vos messages. Les outils tels que Google Forms ou SurveyMonkey vous aideront à concevoir ces sondages. Utilisez également une messagerie interne comme Slack ou Teams pour faciliter le partage d’idées, de commentaires ou de suggestions sur votre futur plan de communication interne.
Étape 2 : Fixez-vous des objectifs précis
Après avoir réalisé votre audit, passez à l’étape de la définition de vos objectifs. Pourquoi souhaitez-vous créer un plan de communication interne ? Quels sont vos objectifs ? Utilisez la méthode SMART pour décrire vos objectifs de manière spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement définie. Par exemple, si vous envoyez une newsletter mensuelle, un objectif SMART pourrait être d’augmenter le taux d’ouverture de celle-ci de 30 % au cours des 3 prochains mois.
Étape 3 : Déterminez vos cibles et le budget alloué
Pour communiquer de manière efficace en interne, il est essentiel de connaître votre public cible. Faites le point sur les personnes à qui vous souhaitez vous adresser en fonction de leur position hiérarchique, de leur service, de leur âge ou de leurs centres d’intérêt. N’hésitez pas à segmenter vos communications en fonction de vos réponses.
Étape 4 : Définissez les thèmes à aborder dans votre plan de communication interne
Réfléchissez aux grandes thématiques que vous souhaitez aborder dans vos communications internes. Identifiez les sujets prioritaires et prévoyez l’organisation de vos campagnes de communication plusieurs mois à l’avance en vous appuyant sur les événements annuels de l’entreprise, les statistiques de performance de l’année précédente et les retours de vos collaborateurs. Tenez compte également de l’actualité et des événements qui y sont liés.
Étape 5 : Choisissez des formats de communication variés
Pour réussir votre plan de communication interne, diversifiez les formats de communication. Utilisez des communications écrites telles que des magazines d’entreprise, des newsletters ou des affiches. Misez également sur des communications orales lors de réunions ou d’entretiens individuels, voire utilisez des podcasts internes. La vidéo est aussi un format puissant en communication interne. Vous pouvez réaliser des interviews de salariés ou des tutoriels pour former vos cibles à de nouveaux logiciels de gestion.
Étape 6 : Déterminez vos canaux de diffusion
Une fois vos formats de communication définis, choisissez les canaux de diffusion adaptés. Vous pouvez utiliser l’intranet, les magazines ou journaux d’entreprise (papier ou numérique), les flyers, les affiches, les newsletters, les réseaux sociaux d’entreprise, les logiciels de messagerie instantanée ou les applications mobiles internes. Les réunions en groupe ou individuelles restent également indispensables pour communiquer de manière directe.
Étape 7 : Définissez une fréquence de communication optimale avec des rendez-vous éditoriaux
Pour maintenir l’engagement de vos collaborateurs, planifiez des rendez-vous éditoriaux réguliers. Organisez des points actu, des petits-déjeuners thématiques, des interviews collaborateurs ou des newsletters trimestrielles. Privilégiez toujours la qualité à la quantité pour susciter l’intérêt de votre audience.
Étape 8 : Planifiez toutes vos communications internes pour gagner du temps
Pour une communication régulière et efficace, utilisez un planning éditorial pour organiser vos différentes actions à l’avance. Cet outil vous permettra de faciliter votre organisation, de surveiller les tâches en cours et à venir, de planifier vos sujets et thématiques, de piloter une stratégie cohérente et de gagner du temps.
Étape 9 : Mesurez vos actions pour réajuster, si besoin
Pour évaluer l’efficacité de vos actions de communication interne, utilisez des métriques clés telles que le taux d’ouverture et de clics des newsletters, le nombre de vues sur les pages de l’intranet, le nombre de J’aime et de commentaires sur les réseaux sociaux d’entreprise, le pourcentage de complétion d’un cours en ligne, le nombre de téléchargements de votre application interne, ou le nombre de réponses à un sondage interne. Ces données vous permettront de mesurer vos actions et d’ajuster votre plan en fonction des besoins et des attentes de vos cibles.
Maintenant que vous connaissez tous les secrets d’un plan de communication interne engageant, n’oubliez pas qu’il reste flexible et agile tout au long de l’année. En suivant ces étapes clés et en mettant l’accent sur l’organisation, l’anticipation et la qualité de vos actions, vous maximiserez l’impact de votre communication en interne et développerez la culture d’entreprise au quotidien.
