Établissez tout d’abord la liste des tâches que vous souhaitez afficher dans votre planning. Peut-être voulez-vous afficher les jalons d’un diagramme de Gantt. Si c’est le cas, recherchez un modèle de planning Excel qui vous permet de simplement entrer les données sur les jalons.
Peut-être préférez-vous montrer les différentes étapes d’un projet dans votre planning. Dans ce cas, recherchez un modèle de planning de projet Excel. Celui-ci vous offrira davantage de champs personnalisables pour afficher plus d’informations, comme par exemple le temps nécessaire pour chaque tâche.
Choisir le bon modèle de planning Excel
Microsoft propose également plusieurs modèles de planning dans Excel qui vous donneront une vue d’ensemble de la planification de votre conférence. Ces plannings Excel ne sont pas directement liés aux données des diagrammes de Gantt, vous devrez donc entrer manuellement vos propres données dans les champs prédéfinis du modèle. Ces modèles ne sont pas figés, vous pouvez modifier les noms des champs et en ajouter de nouveaux selon vos besoins.
Pour trouver un modèle de planning Excel de Microsoft, ouvrez Microsoft Excel, tapez “Planning” dans la zone de recherche et appuyez sur Entrée. Note : ce modèle a été trouvé en utilisant la dernière version d’Excel sous Windows 8.
Double-cliquez sur le modèle de planning de projet Excel pour ouvrir la feuille de calcul.
Ajouter vos informations au planning dans Excel
Lorsque le modèle s’ouvre, vous verrez une feuille de calcul déjà formatée avec des informations dans les champs. Notez que ces informations sont fictives. Un axe du temps est situé en haut du modèle. Faites défiler vers le bas pour voir le diagramme déjà mis en forme où vous pourrez ajouter des détails sur la planification de votre conférence et les dates limites. L’utilisation d’un modèle de planning de projet Excel présente l’avantage d’avoir déjà la mise en forme faite, il vous suffit donc de le personnaliser.
Cliquez sur le champ “Chronologie du projet” (1C) en haut de la feuille de calcul et entrez le nom de votre conférence.
Faites défiler la feuille de calcul vers le bas et entrez la date de début.
Comme vous êtes en train de planifier une conférence, vous souhaitez choisir la date de début de votre planification. Notez qu’il y a déjà une formule qui choisit le jour où vous avez commencé à utiliser le modèle de planification d’événement comme date de début. Si vous ne voulez pas utiliser cette date, cliquez sur la cellule, supprimez la formule existante et entrez votre propre date. Vous remarquerez alors que les dates pré-remplies de début et de fin changeront.
Entrez la première tâche principale à effectuer. Ajoutez les tâches dans la colonne “Activité” en double-cliquant sur le champ qui affiche “Jalon”.
Cliquez sur la touche de tabulation pour passer au champ “Début” correspondant et entrez la date à laquelle vous commencerez à rechercher des lieux possibles pour la conférence. Cliquez à nouveau sur la touche de tabulation pour entrer une date dans le champ “Fin”. Cette date sera celle à laquelle vous devrez avoir choisi le lieu.
Répétez les étapes 3 et 4 pour remplir le reste du diagramme.
En suivant ces étapes simples, vous pourrez créer un planning dans Excel en utilisant un modèle adapté à vos besoins. Profitez de la facilité de personnalisation des modèles Excel pour planifier efficacement vos projets et événements.
