Comment créer un planning de congés sur Excel ? [Modèle à télécharger]

Le planning congés sur Excel est utilisé par de nombreuses entreprises. Avec l’arrivée du beau temps, notre esprit vagabonde facilement vers les vacances.

Mais avec cela, vient également le casse-tête de la gestion des congés du personnel. Peu importe la période de l’année, il faut jongler avec les employés pour noter correctement leurs jours de congé.

Il faut également s’assurer que les congés ne se chevauchent pas et maintenir à jour le nombre de jours de congé disponibles pour chaque employé. Un véritable casse-tête !

Nous avons créé un modèle de planning congés Excel à télécharger gratuitement et prêt à être utilisé.

Table des matières

Qu’est-ce qu’un planning de congés ?

Le planning de congés est un outil essentiel de la gestion des ressources humaines. Il permet d’organiser et de suivre les heures de travail, ainsi que les absences et les congés des collaborateurs.

Il s’agit d’un outil de gestion dont l’objectif principal est de vous offrir un récapitulatif de la disponibilité de tous vos collaborateurs.

Vous pourrez ainsi mieux organiser les absences de vos salariés et éviter que les congés payés se chevauchent. Vous pourrez également autoriser un salarié à prendre ses congés en dehors d’une période spécifique.

Ces jours de fractionnement s’ajoutent aux 30 jours ouvrables de congés payés. Ainsi, vous pourrez maintenir la continuité des différents services de votre entreprise et leur niveau de productivité.

Par ailleurs, le planning du personnel vous permet également de garder un œil sur les temps de travail effectués par vos collaborateurs. Vous pouvez vous en servir pour veiller au respect de la loi concernant les temps de travail.

À quoi sert un planning de congés ?

Le tableau de congés est un outil utilisé pour planifier et gérer les congés du personnel. Il comporte différentes informations telles que les noms des employés, les types de congés (congés maladie, congés d’été, congés sans solde, etc.).

Un planning de congés bien géré contribue à la satisfaction des employés, à la productivité de l’entreprise et à la conformité légale. Il est crucial pour la gestion des ressources humaines et la planification opérationnelle.

Avoir un planning de congés détaillé facilite la gestion des absences. Cependant, Excel peut vous limiter dans la précision et l’application de certains filtres particuliers.

Avoir un tableau pour la gestion des congés permet de visualiser rapidement les congés et les absences planifiées, pour un meilleur contrôle et une meilleure distribution des ressources.

Que doit inclure un planning de congés pour les salariés ?

Rassemblez ces éléments et organisez-les pour créer un planning de congé efficace et gérer les absences des employés de manière transparente :

Liste des salariés : noms, prénoms, numéros d’identification, et éventuellement leurs postes ou services.
Calendrier des jours fériés : jours officiels et locaux pour l’année en cours.
Politiques de congés : procédures de demande de congé, périodes de préavis, restrictions saisonnières, priorités en cas de chevauchement, etc.
Solde de congé actuel : nombre de jours de congé disponibles pour l’année en cours.
Demandes de congé : dates de début et de fin, type de congé (congé payé, congé maladie, congé sans solde, etc.).
Dates de pic d’activité de l’entreprise : périodes de l’année où elle a besoin de plus de personnel pour éviter les perturbations majeures.

N’oubliez pas de faire des mises à jour régulières et de sauvegarder les données pour éviter toute perte d’informations importantes.

Comment faire un planning de congés ?

Vous pouvez créer un planning en utilisant Excel ou un logiciel de gestion des congés. La deuxième option vous offrira plus de visibilité et de flexibilité que la première.

Cependant, si vous préférez utiliser Excel, avec un niveau de compétences moyen à élevé, il est possible de créer un modèle utile.

Tout d’abord, vous devez installer le programme Microsoft Excel, ou un logiciel similaire, sur votre ordinateur. Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un programme payant et que vous ne pouvez l’utiliser que pour une durée limitée, à moins que votre entreprise ne vous fournisse la licence correspondante.

Exemple de format Nº1

Vous pouvez créer un format basique de planning de congés avec :

Une colonne pour indiquer le nom et le prénom de chaque salarié
Une ligne pour chaque date du calendrier de l’année
Des cellules que vous remplirez avec les congés validés par les managers

Vous pourrez ensuite afficher ce planning au format numérique, facilement consultable par les salariés sur leur ordinateur. Mais vous pouvez aussi imprimer la liste et la mettre à disposition dans les bureaux.

Exemple de format Nº2

Voici ce que nous vous proposons également de faire :

Créez un nouveau fichier Excel et nommez-le de manière à ce qu’il soit facile à retenir, par exemple “Demandes de congé [NomCompagnie] 2023”.
Immobilisez 4 colonnes sur le côté gauche de l’écran.
Fusionnez les cellules de la première ligne et écrivez l’année en cours (2023).
Au deuxième rang, divisez les cellules en 28/29, 30 et 31 jours pour chaque mois (janvier, février, mars… jusqu’en décembre).
Sur la troisième ligne, créez une formule qui compte le nombre précédent + 1 pour afficher automatiquement le nombre.

Si vous avez suivi correctement les étapes, vous devriez obtenir un calendrier annuel comme celui-ci :

Revenons maintenant à la partie gauche de l’écran, à la section que nous avons immobilisée au début. Ajoutez toutes les informations qui apparaissent dans cette autre capture d’écran.

Dans chaque cellule, indiquez l’équipe, le nom de l’employé, le nombre total de jours disponibles et les jours restants. Et voilà !

Comment personnaliser la présentation d’un planning avec Excel ?

Si vous avez téléchargé notre exemple de planning de congés Excel, vous pouvez facilement personnaliser sa présentation selon vos préférences :

Ajoutez différentes tailles de polices
Facilitez la lecture du planning en utilisant du texte en gras, des bordures stylisées, des cellules de taille adaptée et des couleurs de remplissage.

N’en faites pas trop, les données doivent rester lisibles, compréhensibles et facilement identifiables.

Vous pouvez également ajouter une formule pour calculer le nombre de jours ouvrés et ouvrables, en spécifiant les samedis, dimanches, jours fériés, etc. L’objectif est de rester simple et de maintenir la clarté du tableau.

N’oubliez pas que la gestion d’un planning de congés avec Excel peut devenir complexe à mesure que le nombre d’employés et de demandes de congés augmente. Dans ce cas, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés dédié peut être plus efficace pour automatiser le processus et minimiser les erreurs.

Comment gérer les planning des congés ?

Vous pouvez optimiser la planification des congés, minimiser les conflits et assurer une gestion plus efficace du personnel en gardant ces points clés à l’esprit :

Définir des politiques de congés claires : établissez des règles précises pour la demande et l’approbation des congés, telles que la période de préavis requise, les restrictions saisonnières et les priorités en cas de chevauchement.
Établir un calendrier de planification : créez un calendrier annuel indiquant les périodes de pic d’activité, les vacances obligatoires et les jours fériés pour aider les employés à planifier leurs congés.
Encourager la planification à l’avance : incitez les employés à soumettre leurs demandes de congé le plus tôt possible pour mieux anticiper.
Gérer les demandes de manière équitable : en cas de chevauchement, assurez-vous d’appliquer les politiques de priorité et d’équité de manière transparente.
Informer les employés : communiquez les règles et les procédures de gestion des congés à l’ensemble du personnel pour éviter toute confusion.
Suivre et mettre à jour : utilisez un logiciel de gestion des congés pour suivre les demandes, approuver ou rejeter les demandes et mettre à jour le calendrier en temps réel.
Gérer les remplacements : prévoyez des plans de remplacement pour les employés en congé afin de maintenir la continuité des services.

Comment communiquer le planning des congés ?

Diffuser efficacement un planning de congés est essentiel pour assurer une bonne organisation. Voici quelques méthodes à utiliser :

Utiliser des canaux de communication internes :
- Les e-mails professionnels, les tableaux d’affichage en ligne ou les systèmes de messagerie interne.
Envoyer des rappels par e-mail :
- Avant la pose des congés, rappelez les procédures et les dates limites. Indiquez aux employés comment accéder au planning des congés en ligne.
Organiser une réunion d’information :
- Expliquez les procédures avant la période de planification des congés et répondez aux questions.
Utiliser des outils de gestion des plannings visuels :
- Créez un planning visuel facile à comprendre à l’aide d’outils en ligne. Partagez le lien ou l’image du planning via les canaux de communication appropriés.
Fournir des instructions claires :
- Expliquez aux employés comment accéder au planning des congés, soumettre leurs demandes et fournissez toute autre information pertinente.
Organiser des sessions de formation :
- Si l’entreprise utilise un nouveau système de gestion des congés, assurez-vous que tout le monde se familiarise avec l’outil.
Utiliser des notifications push :
- Si votre logiciel de gestion des plannings le permet, activez les notifications push pour informer automatiquement les employés des mises à jour du planning ou du statut de leurs demandes.
Encourager les questions et les retours :
- Créez un espace où les employés peuvent poser des questions ou donner leur avis sur le planning des congés.
Segmenter l’information :
- Fournissez des plannings des congés spécifiques à chaque département ou équipe pour une vision plus ciblée.
Utiliser les médias sociaux internes :
- Partagez le calendrier sur les plateformes internes telles que Slack.

Pourquoi utiliser un logiciel RH pour gérer le planning des congés efficacement ?

Pendant que les ressources humaines se développent, la gestion des congés devient de plus en plus complexe. Les négociations individuelles avec chaque employé peuvent ralentir le travail des gestionnaires RH.

Tout au long de l’année, surtout en été, la gestion des congés peut rapidement devenir un cauchemar. Vous rencontrez divers problèmes, tels que :

Les allers-retours incessants avec vos salariés : vous recevez des e-mails ou des visites pour des demandes de congés. Vous devez vérifier les soldes de congés, mais vous manquez de visibilité sur ces données et avez du mal à suivre leur évolution.
Les types de congés sont nombreux et évolutifs, chacun avec ses règles propres : les dates d’absence et le type de congé sont confirmés, mais vous devez valider la demande de votre employé via différents formulaires papier.
Les informations relatives aux congés et absences de chaque collaborateur doivent être partagées avec le gestionnaire de paie : vous devez centraliser les données, calculer le nombre de jours acquis et pris pour chacun, le montant de l’indemnité à verser, etc.
Des erreurs de saisie peuvent se glisser sur la fiche de paie : votre salarié vient vous voir pour demander une modification car le solde de congés ne correspond pas ou vous vous rendez compte que vous l’avez sous ou surpayé en raison d’un calcul incorrect du nombre de jours de congés payés. C’est un casse-tête pour corriger manuellement ces anomalies.
Les dates de congés sont posées au compte-goutte faute de temps et de procédure d’anticipation : vous vous retrouvez avec un effectif réduit et votre service client en pâtit car les périodes d’absence se chevauchent.

Vous pouvez mettre fin à ce désordre en rendant vos salariés autonomes dans la gestion de leurs congés payés. L’automatisation vous permettra de gagner 30% de temps pour vous consacrer à autre chose qu’aux tâches administratives.

Un logiciel RH vous permet de résoudre ces problèmes en seulement 5 minutes :

Une visibilité instantanée sur les soldes de congés, intégrés dans un tableau de bord centralisé.
L’enregistrement de tous vos types de congés et l’automatisation du processus de validation des demandes.
Le calcul automatique des jours acquis, pris et des indemnités à verser simplifie la communication avec le gestionnaire de paie. Les mises à jour sont en temps réel et les données liées à la paie sont envoyées automatiquement pour générer vos bulletins de salaire.
Les employés peuvent voir facilement le nombre de jours de congé qui leur restent et faire leur demande de congé en un seul clic.
La centralisation de toutes les demandes de congés se fait instantanément via un ordinateur, un mobile ou tout autre appareil connecté. Vous et vos employés avez accès à un calendrier d’équipe qui permet de voir en un coup d’œil qui sera absent du bureau et quand, et de détecter les potentielles congés qui se chevauchent.

Factorial s’adapte à vos conventions de congés et à vos types de congés et d’absences.

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