Le planning de projet, également connu sous le nom de chronologie de projet, répond aux questions de qui, quoi, où, pourquoi, comment et quand du projet. C’est essentiellement un diagramme de Gantt avec des tâches et des dates d’échéance. Le planning de projet comprend plusieurs étapes que nous allons détailler ci-dessous.
Étape 1: Rédigez une note de cadrage
Pour que toutes les parties prenantes suivent le même planning, chaque projet doit commencer par la rédaction d’une note de cadrage. Cette note sert de feuille de route et explique le but, les objectifs, le cahier des charges et la vision globale du projet.
Quelques questions auxquelles votre note doit répondre :
- Quels sont les objectifs du projet ?
- Qui participe au projet (intervenants internes et externes) ? Quel est leur rôle ?
- Quel est le calendrier du projet, la date de début, la date de fin ?
- Quelles sont les étapes clés du projet ?
Étape 2: Dresser une liste de tâches
Pour créer un planning de projet parfait, vous devez établir une liste des ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières) et des actions à entreprendre tout au long de l’organisation du projet, jusqu’à l’achèvement des principales livraisons.
Dans cette liste de travail, vous pouvez découper l’organisation du projet en différentes tâches. Par exemple :
- Rédiger le plan de l’événement
- Finaliser le budget
- Confirmer le lieu de l’événement
- Sélectionner le traiteur
- Choisir le thème de l’événement
- Concevoir les concepts créatifs de l’événement
- Créer une page de réponse (RSVP)
- Envoyer les invitations
- Promouvoir l’événement
- Commander des cadeaux promotionnels
- Tester l’audiovisuel
- Finaliser les présentations
- Préparer tous les supports de l’événement et les éléments promotionnels
- Liste de contrôle pour le jour J
Divisez les étapes longues ou complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à traiter. Par exemple, pour la sélection du traiteur, vous pouvez créer une liste des traiteurs potentiels, demander un devis à chaque traiteur, comparer les devis et les menus, rencontrer les meilleurs traiteurs, choisir un traiteur et conclure le contrat.
Étape 3: Ordonnancement des tâches
Une fois que vous avez établi la liste complète de toutes les tâches, vous pouvez allouer le temps nécessaire à leur réalisation. Il est important de trouver un équilibre entre le temps nécessaire à l’équipe projet pour accomplir les tâches et le respect du calendrier global. Lorsque vous savez combien de temps chaque tâche doit prendre, vous pouvez les planifier et les séquencer correctement pour établir une feuille de route de projet.
Par exemple, pour la tâche “Sélectionner le traiteur”, vous pouvez estimer le temps nécessaire à chaque sous-tâche :
- Créer une liste des traiteurs potentiels : 1 semaine
- Demander un devis à chaque traiteur : 3 semaines
- Comparer les devis et les menus : 1 semaine
- Rencontrer les meilleurs traiteurs : 2 semaines
- Choisir un traiteur : 1 semaine
- Conclure le contrat : 1 semaine
Étape 4: Définissez les dépendances
Lors de la mise en œuvre d’un projet, certaines étapes peuvent se dérouler simultanément, tandis que d’autres doivent être complétées avant que les suivantes puissent commencer. Ces dernières sont dites dépendantes.
Il est également important de déterminer les responsables de chaque étape. Désignez à l’avance des responsables pour les différentes parties du projet afin de faciliter la résolution des conflits entre échéances ou ressources.
Par exemple, pour l’envoi des invitations, il est nécessaire d’avoir choisi le thème de l’événement au préalable. Vous pouvez dresser la liste complète des dépendances et indiquer l’ordre des tâches.
Étape 5: Créez votre planning de projet
Pour créer votre planning de projet, utilisez un outil de gestion de projet en ligne spécialement conçu à cet effet. Vous pouvez intégrer toutes les étapes de votre projet en tant que tâches, ajouter des dates de début et de fin, et attribuer un responsable à chaque tâche. Vous pouvez également établir les dépendances entre les tâches pour visualiser votre plan sous forme de chronologie.
Étape 6: Partagez votre planning de projet avec les autres participants
Après avoir créé votre planning de projet, il est important de le partager avec tous les membres de l’équipe. Cela permet à chacun de visualiser son rôle et de comprendre les dépendances associées. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour partager facilement votre planning avec les parties prenantes, sans avoir besoin d’envoyer des e-mails ou de gérer plusieurs documents.
Étape 7: Gérez et adaptez au fur et à mesure
La gestion d’un projet implique souvent des changements et des retards. Il est important d’adapter votre planning en conséquence et d’informer les parties prenantes des modifications apportées. Si une tâche prend du retard, vous pouvez ajuster votre plan en conséquence et revoir les charges de travail pour maintenir la progression du projet.
En suivant ces 7 étapes, vous pourrez créer un planning de projet organisé et gérer vos projets de manière efficace.
