Organiser un planning d’équipe efficace est un défi pour les professionnels des ressources humaines. Entre la recherche de rentabilité, le respect des règlementations et le bien-être des collaborateurs, il est difficile de trouver un équilibre. Heureusement, il existe des logiciels professionnels qui peuvent vous aider à organiser les horaires du personnel de manière optimale. Découvrez les fonctionnalités essentielles et les avantages offerts par Combo pour créer le meilleur modèle de planning, sans avoir besoin d’Excel.
Qu’est-ce qu’un planning d’équipe ?
Un planning d’équipe ou planning du personnel est un document qui regroupe les emplois du temps des salariés d’une même entreprise, organisé par semaine ou par mois. Il joue un rôle crucial dans la performance de l’entreprise en attribuant les ressources humaines aux tâches et aux créneaux horaires définis. L’objectif est de concilier rentabilité et flexibilité.
Les 5 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de planning efficace
1. Un calendrier clair et interactif
Le premier critère d’un bon planning d’équipe est un calendrier clair qui offre une vue d’ensemble sur une période donnée. Grâce à des codes couleur attribués aux tâches et aux salariés, vous pouvez rapidement identifier qui fait quoi et quand. Ces petits détails permettent à votre entreprise d’être plus efficace et d’atteindre ses objectifs.
2. La duplication du planning en 1 seul clic
Créer un planning d’équipe demande du temps et de l’effort. Vous ne voulez certainement pas refaire votre modèle de planning hebdomadaire chaque semaine. Avec un bon logiciel de planning, vous pouvez simplement dupliquer votre modèle sur autant de semaines que vous le souhaitez en un seul clic. Combo propose cette fonctionnalité pratique qui vous fait gagner du temps.
3. L’envoi d’alertes et de notifications
Respecter les réglementations en vigueur peut parfois être un véritable défi, surtout lorsque les changements se produisent rapidement. Les logiciels de gestion de planning sont dotés de fonctions d’alerte qui vous avertissent en cas de non-conformité avec la loi. Vous pouvez également les paramétrer en fonction de votre convention collective.
4. Une fonction de publication multisupport
L’affichage d’un planning d’équipe est obligatoire, et vous devez le communiquer à vos salariés dans un délai précis. Au lieu d’utiliser le support papier, qui est facile à perdre ou à endommager, vous pouvez utiliser Combo pour publier votre calendrier en ligne, l’envoyer par email ou SMS. Vous avez également la possibilité de l’imprimer si besoin.
5. Une messagerie partagée et sécurisée
La communication est essentielle dans la planification des ressources humaines. Une messagerie interne permet une interaction fluide entre les managers, les salariés et les responsables des ressources humaines, ce qui est indispensable pour mettre en place des plannings d’équipe efficaces. Cela vous permet de réagir en temps réel et de gagner en flexibilité.
Les différents types de planning d’équipes
Modèle de planning d’équipe à temps plein
Ce modèle est le plus courant en France, avec une durée de travail de 35 heures par semaine. Il consiste à répartir les heures de travail des employés en fonction de leurs disponibilités et des projets en cours.
Modèle de planning du personnel à temps partiel
Certains employés travaillent à temps partiel et interviennent ponctuellement sur des tâches spécifiques. Le défi est de répartir intelligemment leurs heures de travail sur le planning d’équipe et de s’assurer de leur présence aux moments clés du projet.
Modèle de planning de travail à temps flexible
Ce modèle permet à chaque membre de l’équipe de commencer et de finir le travail à l’heure qui lui convient, tout en respectant des plages horaires fixes. Il nécessite une planification précise et un système d’automatisation efficace.
Les 5 étapes pour réaliser un planning efficace
#1 Mettre en place un (vrai) travail d’équipe
Pour garantir des salariés performants et impliqués, il est important de les impliquer dans la gestion du planning. Encouragez-les à échanger des plages horaires, à postuler sur des créneaux disponibles et à respecter un taux de rotation équitable.
#2 Identifier les responsabilités des employés
Centralisez les tâches et les responsabilités de chacun sur votre outil de gestion de planning. Utilisez des codes couleur pour faciliter le repérage et permettez à chaque membre de l’équipe d’accéder au suivi en temps réel.
#3 Planifier les pauses et les congés des membres de l’équipe
N’oubliez pas d’insérer les pauses et les congés dans le planning pour garantir la présence des bonnes compétences nécessaires sur le terrain. Planifiez les pauses de manière à éviter les chevauchements et automatisez autant que possible ce processus.
#4 Surveiller l’équilibre entre vie pro et vie perso
Pensez au bien-être de vos salariés en évitant les plages horaires coupées. Prévoyez des tâches connexes pour remplir les journées et proposez un planning flexible ou en rotation pour favoriser un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
#5 Automatiser le processus sans se compliquer la vie
L’utilisation d’un logiciel dédié facilite l’automatisation du processus de planification. Vous pouvez définir une durée d’exécution pour chaque tâche récurrente, programmer la réattribution des activités en cas d’absence ou de surcharge de travail, et automatiser le report des échéances pour les projets décalés ou prolongés.
Votre planning d’équipe sans fichier Excel
Pour simplifier la gestion des plannings de vos équipes terrain, optez pour Combo. Notre logiciel offre des outils et des services conçus pour optimiser votre quotidien et celui de vos collaborateurs. Tout est clair et simple. À vous de jouer !
