Dans l’entreprise, il est essentiel d’avoir un système d’organisation pour gérer le personnel sur une période donnée. C’est là qu’intervient le planning. Il existe différentes façons de créer un planning du personnel, mais nous allons vous présenter une méthode utilisant Excel et Snapshift.co.
Les responsables des ressources humaines doivent pouvoir gérer la complexité des plannings du personnel. Le planning permet d’avoir une visibilité sur l’organisation du travail de tous les employés à un moment précis : qui travaille, quand et à quel poste ?
Pourquoi créer un planning du personnel ?
Le planning du personnel est un plan d’activité détaillé ayant plusieurs objectifs. Dans le cadre de la gestion du personnel, il permet d’avoir une vision claire de l’organisation du travail des employés sur une journée, une semaine, un mois ou une année. Il doit pouvoir répondre rapidement aux questions : qui travaille, quand et à quel poste ?
Recueillir les contraintes
Avant d’élaborer un planning du personnel, il est important de recueillir plusieurs informations. Les contraintes imposées par le droit du travail doivent être prises en compte, telles que la durée journalière du travail, les heures supplémentaires, les repos hebdomadaires, etc. Les desiderata du personnel sont également importants : congés, vacances annuelles, préférences d’horaires de travail (matin ou soir). La contrainte organisationnelle est également à prendre en compte en fonction des horaires d’ouverture, des besoins dans certaines zones à des moments spécifiques, du flux de clientèle, des absences du personnel, etc.
Établir un planning du personnel
Le planning du personnel est un emploi du temps que les responsables doivent créer pour tous les employés. Il comprend les heures de début et de fin du travail ainsi que la durée des repos, et doit être affiché à la vue de tous. Bien qu’aucun délai ne soit imposé, il est préférable de communiquer les informations le plus tôt possible par respect envers le personnel. Le planning peut prendre différentes formes : papier, tableau métallique ou fichier Excel. Il peut y avoir plusieurs plannings au sein d’un même établissement, ce qui peut être compliqué à gérer. Il est donc important de faire preuve de flexibilité et de réactivité pour s’adapter aux diverses variables.
Créer un planning du personnel Excel gratuitement
Il est tout à fait possible de créer un planning gratuitement en utilisant Excel. Différents modèles sont disponibles et il suffit de s’en inspirer pour créer ses propres modèles. Excel permet de prévoir de nombreuses fonctionnalités, comme obtenir un récapitulatif individuel hebdomadaire, mensuel ou annuel, planifier les congés et les absences de chaque employé, afficher le récapitulatif des heures par semaine et imprimer le planning, ainsi que faire le suivi des congés (acquis, pris et restants). Vous trouverez de nombreuses fonctionnalités à faire vous-même sur le site Excel-pratique.com.
Tenir le planning de son personnel sous Excel convient aux petites entreprises avec peu d’employés. Au-delà de cinq employés, il est préférable d’utiliser des outils plus pratiques.
Snapshift.co : l’outil dédié pour la mise en place de planning du personnel facilement
Optimiser les plannings permet de gagner du temps et d’améliorer la performance. Excel est une solution pratique, simple et économique, mais pas idéale pour les PME ou les grands groupes avec plusieurs établissements. Dé léguer la gestion du planning du personnel à un logiciel permet de minimiser les erreurs de saisie. De plus, plusieurs collaborateurs peuvent y avoir accès et participer à son élaboration. Les salariés sont informés en temps réel, les paies sont préparées automatiquement et la législation ainsi que les conventions collectives sont respectées.
Réaliser un planning du personnel avec cet outil de gestion vous aidera à gagner en efficacité pour vous concentrer sur des tâches essentielles telles que le management de l’équipe et la réponse à ses besoins.
Vous pouvez tester gratuitement cet outil de création de planning du personnel sur le site officiel de Snapshift.co.
