La création d’un planning du personnel peut être un véritable défi pour les employeurs et les responsables des ressources humaines. Cependant, il s’agit d’une obligation légale qui ne doit pas être négligée. Un planning bien conçu permet d’organiser efficacement les horaires de travail de chaque employé, de garantir une bonne communication et de prévoir les repos nécessaires. Dans cet article, nous vous dévoilons comment créer un planning du personnel optimal en utilisant Excel, un outil simple, gratuit et largement utilisé dans le monde professionnel.
Le planning du personnel Excel
Le planning du personnel consiste à prévoir à l’avance les horaires de travail de tous les employés de l’entreprise pour chaque mois. Il doit indiquer les heures de début et de fin de travail, ainsi que les heures et la durée des repos. Cela permet d’avoir une vision précise du planning prévisionnel, d’assurer une organisation fluide et d’harmoniser les informations entre l’employeur et les employés.
Pourquoi créer des plannings ?
La création des plannings du personnel n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une nécessité pour assurer une bonne organisation et une communication transparente au sein de l’entreprise. Les plannings peuvent prendre différentes formes : agenda de travail, planning Excel, papier ou numérique, tableau d’organisation de travail, etc. Quelle que soit la forme choisie, le planning doit être affiché dans l’entreprise ou communiqué aux salariés, sans exception.
Délais de communication des plannings
Il n’y a pas de délai spécifique imposé par la loi pour la communication des plannings du personnel. Cependant, il est recommandé de les communiquer le plus tôt possible pour maintenir une relation de confiance avec les salariés. Votre convention collective, de branche ou d’entreprise, ou un accord spécifique peut prévoir des délais précis pour votre secteur d’activité.
Dans le cas des salariés sous dispositif d’aménagement du temps de travail, un délai de prévenance d’au moins 7 jours (en l’absence d’accord) doit être respecté en cas de changements de planning et donc d’horaires de travail.
Les salariés sous-astreinte
Les salariés sous-astreinte sont ceux qui ne sont pas prévus au planning de travail de manière régulière mais doivent être disponibles pour effectuer des missions temporaires pour l’entreprise. En cas de présence dans un planning de travail, il est important de les prévenir dans un délai raisonnable. En l’absence d’accord collectif, un délai de prévenance minimum de 15 jours est recommandé. En cas de circonstances exceptionnelles, ce délai peut être réduit à 1 jour.
Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de création et de publication des plannings
Le non-respect de l’obligation légale de création et de publication des plannings de travail peut entraîner des sanctions. En cas de non-affichage ou de non-communication des horaires de travail des salariés, une amende de 750 € peut être infligée. En cas de refus de communication des plannings à l’inspecteur du travail lors d’un contrôle, une amende de 37 500 € et une peine de prison d’un an peuvent être prononcées.
Guide pour créer vos plannings du personnel
La gestion des ressources humaines est essentielle pour optimiser les performances de votre entreprise. En suivant nos instructions, vous pourrez créer un planning du personnel optimal qui vous fera gagner du temps et améliorera votre productivité.
Les modèles de planning Excel
Excel propose plusieurs modèles de planning prédéfinis que vous pouvez utiliser ou personnaliser selon vos besoins. Voici quelques exemples de modèles disponibles :
- Planning d’activité du personnel : pour gérer vos équipes avec un récapitulatif annuel, semestriel, trimestriel, mensuel et/ou hebdomadaire.
- Planning de travail, congés et absences : pour planifier les congés, les absences et afficher le résumé des heures par semaine.
- Planning de congés pris et soldes : pour suivre les congés acquis, pris et dus à vos employés.
- Planning de travail hebdomadaire : pour gérer la présence horaire et hebdomadaire de votre personnel.
- Planning de travail de nuit : pour gérer les heures de travail de nuit de vos salariés.
Ces modèles de planning sont pratiques, mais si vous avez plus de 6 salariés, il est recommandé de ne pas multiplier les onglets et de trouver une solution plus adaptée pour éviter de vous perdre dans vos fichiers Excel.
Les limites d’Excel pour la gestion des plannings du personnel
Bien qu’Excel soit un outil gratuit et largement utilisé, il présente certaines limites pour la gestion des plannings du personnel. Voici les principaux points faibles :
- Saisie chronophage
- Documents non collaboratifs
- Inaccessibilité sur mobile
- Problèmes de lisibilité sur le long terme
- Complexité des formules
- Manque d’accompagnement
L’annualisation du temps de travail
L’annualisation du temps de travail consiste à répartir les heures de travail sur une période globale de 12 mois, principalement dans les entreprises où l’activité varie selon les saisons. Cette pratique est encadrée et nécessite un accord collectif ou une convention. Elle permet de réduire le recours aux heures supplémentaires, au chômage partiel et à l’intérim, tout en trouvant un équilibre entre les durées légales de travail et les besoins réels de l’entreprise.
La paie sur Excel
Une bonne gestion de la paie passe par une gestion optimisée des plannings du personnel. En effet, les plannings déterminent les variables qui influent sur le montant des salaires, comme les heures travaillées, les heures supplémentaires, les congés, etc. La remise du bulletin de paie en fin ou en début de mois est une obligation légale et doit comporter plusieurs informations obligatoires.
Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de planning
Bien qu’Excel soit largement utilisé, il existe d’autres outils de planification plus simples et intuitifs sur le marché. Ces logiciels offrent une gestion plus performante des plannings du personnel, une communication multi-supports (sms, ordinateur, application mobile) et une création collaborative des plannings. Ils permettent également d’avoir accès à des plannings actualisés en temps réel et d’optimiser l’organisation du travail.
En résumé, Excel peut être un bon outil pour la gestion des plannings du personnel dans les petites entreprises, mais il présente des limites lorsqu’il s’agit de gérer de grands effectifs. Dans ce cas, il est recommandé de se tourner vers des logiciels de planification plus adaptés pour optimiser la gestion des ressources humaines.
