La définition d’une entreprise de domiciliation
Une entreprise de domiciliation est un prestataire de services qui propose principalement, à des fins professionnelles, une adresse de domiciliation aux entreprises en cours de création ou existantes. Elle offre une adresse légale aux personnes physiques ou morales pour exercer leur activité professionnelle. Par conséquent, les entreprises individuelles et les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, etc.) peuvent bénéficier des services de domiciliation proposés.
De plus, ces entreprises proposent de nombreux autres services pour faciliter le quotidien des entrepreneurs, tels que :
- La mise à disposition de locaux de travail entièrement équipés (bureaux, salles de réunion…)
- L’accueil et le standard téléphonique
- La gestion du courrier (numérisation, réception, réexpédition…)
- L’assistance administrative et juridique
En plus de bénéficier d’une adresse prestigieuse, les domiciliés peuvent tirer profit de tous les avantages offerts par une entreprise de domiciliation. De plus, les tarifs pour l’administration d’un siège social sont clairs et abordables.
Les conditions pour créer une entreprise de domiciliation
Pour pouvoir créer une entreprise de domiciliation, le dirigeant doit respecter certaines conditions. Sans cela, il ne pourra pas obtenir l’agrément préfectoral nécessaire pour ouvrir la structure.
Exigences en matière d’honorabilité
Conformément à l’article L. 123-11-13 du Code de commerce, toute personne souhaitant créer une entreprise de domiciliation doit remplir des conditions d’honorabilité. En effet, l’entrepreneur ne doit pas avoir été condamné pour un crime ou certains délits entraînant une peine d’emprisonnement d’au moins 3 mois sans sursis (corruption, blanchiment, falsification, trafic de stupéfiants, etc.).
De plus, il ne doit pas avoir été :
- L’auteur de faits ayant entraîné une sanction disciplinaire ou administrative de retrait de l’agrément de l’activité de domiciliation, et ce, depuis moins de 5 ans.
- Frappé d’interdiction, de déchéance ou de faillite personnelle.
Ces exigences d’honorabilité doivent également être respectées par toute personne détenant au moins 25 % des voix, des parts sociales ou des droits de vote au sein de la structure.
Conditions relatives aux locaux mis à disposition des domiciliés
Les règles régissant la création d’une entreprise de domiciliation sont énoncées à l’article L. 123-11-13 du Code de commerce. Cette disposition précise notamment les conditions requises pour obtenir l’agrément de la préfecture. Ainsi, le dirigeant doit prouver la mise à disposition de locaux équipés d’une pièce permettant :
- De garantir la confidentialité nécessaire à l’activité du domicilié.
- De permettre des réunions régulières des différents organes du domicilié (direction, administration et surveillance).
- De faciliter la tenue, la conservation et la consultation des archives juridiques prescrites par les lois et règlements.
Ces preuves peuvent prendre la forme d’un plan du bâtiment, de relevés cadastraux ou encore d’une description détaillée des locaux accompagnée de photographies. De plus, l’entrepreneur doit justifier être propriétaire des locaux ou être titulaire d’un bail commercial.
Par ailleurs, les locaux doivent être exclusivement destinés à un usage professionnel afin de pouvoir exercer l’activité de domiciliation. Il n’est donc pas possible d’ouvrir une entreprise de domiciliation dans un domicile personnel ou dans des locaux à usage mixte.
L’obtention de l’agrément préfectoral pour créer une entreprise de domiciliation
Lorsque toutes les conditions sont remplies, le dirigeant peut faire une demande d’agrément auprès de la préfecture du département où est situé le siège social de la société.
À noter que, dans la ville de Paris, cette demande doit être adressée au préfet de police. Dans tous les cas, l’agrément est valide pour une durée de 6 ans.
Pour constituer le dossier de demande d’agrément, l’entreprise de domiciliation doit fournir plusieurs documents obligatoires, tels que :
- Un extrait Kbis ou D1.
- Un exemplaire des statuts constitutifs de la société.
- Un formulaire de déclaration.
- Une copie de la pièce d’identité des représentants légaux, statutaires, actionnaires ou associés.
- Un justificatif du titre de propriété des locaux.
- Un document prouvant le respect des exigences en matière de domiciliation et des conditions matérielles d’installation.
- Une attestation sur l’honneur de l’honorabilité du dirigeant ou des associés/actionnaires détenant au moins 25 % des voix, des parts sociales ou des droits de vote dans la société.
Une fois le dossier reçu, le préfet dispose de deux mois pour notifier sa décision d’accorder ou non l’agrément pour l’activité de domiciliation.
Les démarches liées à la création d’une entreprise de domiciliation
De manière générale, l’entrepreneur doit suivre 4 étapes pour créer une entreprise de domiciliation.
La rédaction des statuts
La rédaction des statuts est une étape obligatoire lors de la création d’une société, quel que soit sa forme juridique. L’entrepreneur peut rédiger lui-même les statuts ou faire appel à un prestataire juridique. Ensuite, il doit les enregistrer auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE). Cependant, depuis 2015, cette formalité est facultative.
L’établissement d’un bail commercial
Pour disposer des locaux, l’entreprise de domiciliation et le propriétaire ou le gestionnaire des locaux doivent établir un bail commercial. Ce document atteste que l’entreprise nouvellement créée réside effectivement à l’adresse indiquée. Cette attestation de domiciliation est souvent accompagnée d’un justificatif de domicile.
Le dépôt du dossier de demande d’agrément
Une fois tous les documents réunis, le dossier de demande d’agrément est transmis à la préfecture du département où est situé le siège social de la société. L’entrepreneur recevra alors une attestation de dépôt.
L’immatriculation de la société
Ce n’est qu’après avoir obtenu l’agrément que l’entreprise de domiciliation pourra effectuer les formalités d’immatriculation auprès du greffe du Tribunal de commerce.
