Une facture, également appelée note d’honoraire dans le cas d’un professionnel libéral, est un document écrit émis par un commerçant, un artisan ou un professionnel indépendant. Pour qu’une facture soit valide, elle doit respecter certaines conditions en termes de forme, de contenu, d’émission et de conservation. Dans cet article, nous vous présenterons les étapes pour savoir comment créer une facture conforme. Nous répondrons aux questions suivantes :
La facture est-elle obligatoire ?
Toute personne exerçant une activité économique de façon indépendante (vente ou prestation de services) avec un autre professionnel est tenue de fournir une facture. Celle-ci peut être établie par le vendeur lui-même, par son client (autofacturation) ou par un tiers (sous-traitance de facturation) muni d’un mandat accepté et signé par le vendeur. Même les auto-entrepreneurs, bénéficiant de certaines dispenses comptables, sont soumis à ces obligations.
Quand établir une facture ?
En principe, la facture doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services, et au plus tard :
- le jour de la livraison des marchandises ;
- le dernier jour de l’exécution du service.
Pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est autoliquidée par le preneur, la facture doit être délivrée au plus tard le 15 du mois suivant la livraison des marchandises ou l’exécution du service.
Quelles sont les informations obligatoires sur une facture ?
Les factures destinées à un professionnel doivent comporter les mentions obligatoires suivantes :
- Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services (raison sociale et siège social pour une société) ;
- Numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur (sauf pour certaines factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros) ;
- Nom, adresse (raison sociale et siège social) du client ;
- Forme juridique de la société du vendeur ou du prestataire, suivie de sa dénomination sociale ;
- Montant du capital social ;
- Numéro d’identification et mention RCS, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur/prestataire ;
- Diverses mentions relatives à l’état de la société (par exemple, “en liquidation” ou “location-gérance”) ;
- Numéro de la facture (elle doit être numérotée de manière unique et selon une séquence chronologique et continue) ;
- Date d’émission de la facture ;
- Date de la vente ou de la prestation de services (si différente de la date d’émission) ;
- Pour chaque bien livré ou service rendu, indication de la quantité et de la dénomination précise, prix unitaire hors taxes, rabais, remises ou ristournes acquis ;
- Taux de TVA applicable ou mention d’une exonération ;
- Montant de la TVA à payer ;
- Mention “Autoliquidation” pour les opérations relevant de ce régime ;
- Mention “Autofacturation” lorsque la facture est émise par le client ;
- Date d’échéance du règlement ;
- Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
- Taux des pénalités de retard ;
- Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Sous quel format établir une facture ?
Une facture peut être émise sous format papier ou électronique. Elle doit être remise à l’acheteur, même s’il ne la demande pas. Le support initial utilisé a un impact sur les modalités de conservation des factures.
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture électronique doivent être garanties dès son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Pour cela, il est recommandé d’utiliser une signature électronique “qualifiée” ou un message structuré conformément à une norme acceptée par les parties.
Remarque : une facture initialement conçue sur support papier, puis numérisée et envoyée par courrier électronique, est considérée fiscalement comme une facture papier. Pour qu’elle soit considérée comme électronique, la facture papier numérisée doit être sécurisée par une signature électronique de n’importe quel niveau, et l’émetteur doit conserver la facture dans les deux formats (papier et électronique). Le destinataire sera considéré comme ayant reçu une facture électronique et pourra la conserver sous forme dématérialisée. Cette tolérance, qui devait initialement prendre fin le 31 décembre 2014, a été prolongée pour différentes catégories d’entreprises.
La gestion des factures peut être effectuée sur un formulaire papier, un tableur ou un traitement de texte, ou à l’aide d’un logiciel de facturation.
Combien de temps faut-il conserver une facture ?
Le vendeur et l’acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de la facture pendant au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Toutefois, d’un point de vue fiscal, le délai de conservation est de 6 ans. Il est même recommandé de les conserver au moins 10 ans.
En conclusion, l’établissement d’une facture est obligatoire lors de transactions entre professionnels. Une facture doit inclure de nombreuses informations obligatoires et être conservée pendant au moins 10 ans. Tout manquement, omission ou inexactitude constaté dans les factures peut entraîner de lourdes sanctions.
