Comment créer une facture électronique ? Cette question deviendra essentielle dans les années à venir pour votre entreprise. En effet, à partir de 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront transmettre des factures électroniques via une plateforme dédiée. Dans cet article, nous vous expliquons en détail cette réforme et le fonctionnement d’une facture électronique !
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Quelle est la définition d’une facture électronique ? Pour bien comprendre ce qu’est la facturation électronique, il est important de distinguer plusieurs éléments :
- La facture électronique et le PDF,
- Est-ce qu’une facture dématérialisée a la même signification qu’une facture électronique ?
Une facture est considérée comme électronique uniquement lorsqu’elle est émise, transmise et reçue dans ce format. En d’autres termes, une facture au format PDF ou dématérialisée n’est pas électronique car elle ne respecte pas l’ensemble de ce processus.
De plus, pour être conforme, une facture électronique doit inclure les mentions obligatoires présentes également sur une facture papier ou PDF :
- La date et le numéro de la facture. Chaque facture doit avoir un numéro unique et les numéros doivent se suivre,
- Les coordonnées de l’émetteur,
- L’identité du destinataire,
- La description détaillée du service ou de la marchandise,
- Le montant total de la facture : montant hors taxes, toutes charges comprises, taux de TVA, réductions éventuelles, modalités de paiement,
- Le numéro SIREN du client,
- L’adresse de livraison des biens,
- La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou une catégorie regroupant les deux),
- L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Quels sont les formats d’une facture électronique ?
Pour répondre plus précisément à la question “Qu’est-ce qu’une facture électronique ?”, il est également important de définir les différents types de formats. Il en existe trois :
- Les factures au format non structuré. Ce format, couramment utilisé dans le secteur privé, ne sera bientôt plus accepté. Vous connaissez certainement ces factures au format PDF ou JPEG, par exemple.
- Les factures au format structuré. Les données dans ce type de factures sont conçues pour être lues automatiquement par des logiciels. Cela correspond au format XML, par exemple.
- Les factures au format hybride. Ce format combine les éléments mentionnés ci-dessus : il est lisible à la fois par l’homme et par les logiciels. L’exemple le plus connu est la Factur-X.
Obligation de la facture électronique : quelle est la législation ?
Pour permettre aux entreprises et aux collectivités locales de faire une transition en douceur, le gouvernement a mis en place plusieurs calendriers de mise en place de la facture électronique. Dans un premier temps, elle est devenue obligatoire pour le service public. En 2024, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Voici les détails :
La facturation électronique dans le service public
Jusqu’en 2024, l’obligation de la facture électronique concerne uniquement les entités publiques et leurs clients. La plateforme Chorus Pro, créée en septembre 2016, permet le dépôt, la transmission et la réception des factures pour les entreprises travaillant avec les collectivités locales. Son objectif est de réduire l’impact environnemental des marchés publics et d’assurer de meilleurs délais de paiement.
Pour garantir la conformité de chaque entreprise, le déploiement s’est fait progressivement en suivant un calendrier de facturation :
- À partir du 1er janvier 2017, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés ont commencé à utiliser ce dispositif,
- La réforme s’est poursuivie avec l’adoption des entreprises de taille intermédiaire (ETI),
- Le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) ont commencé à utiliser cette nouvelle plateforme pour envoyer leurs factures aux clients du service public,
- Enfin, à partir du 1er janvier 2020, les micro-entreprises et les TPE ont adopté cette nouvelle législation.
La facture électronique obligatoire dans le secteur privé
La facturation électronique est-elle obligatoire en 2024 ? Initialement prévue pour 2023, l’obligation de la facture électronique a finalement été reportée à 2024. Dans l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021, l’État a défini un calendrier de déploiement pour les entreprises assujetties à la TVA. Tout comme dans le secteur public, les entreprises adopteront la facture électronique à une date précise en fonction de la taille de leur structure :
- À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront recevoir des factures au format électronique,
- À cette même date, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés devront également créer et transmettre des factures électroniques,
- Le 1er janvier 2025, ce sera le tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI),
- Enfin, le 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro-entreprises devront adopter cette réforme.
Même si cette nouvelle réforme peut susciter des craintes chez les entreprises, elle représentera un véritable atout dans la gestion de votre entreprise.
En adoptant la facturation électronique, vous gagnerez en productivité. Vous pourrez automatiser davantage les tâches liées à la création et à l’envoi des factures. Fini de créer chaque facture manuellement !
Les impayés sont l’une des préoccupations des entrepreneurs. Vous pourrez faire payer vos clients plus facilement grâce à la connexion avec des systèmes de paiement en ligne.
Vous pourrez également gérer votre entreprise en temps réel. Vous aurez une vision claire du chiffre d’affaires et de votre trésorerie rapidement.
Comment faire une facture électronique ?
Pour créer une facture électronique, vous devrez choisir un logiciel de facturation conforme à la nouvelle législation à partir de 2024. Une fois que vous aurez choisi un outil adapté, comment fonctionne concrètement la facture électronique ?
La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a défini les contours de la réforme pour mieux comprendre son fonctionnement. Un schéma en Y impliquera plusieurs acteurs :
- Le Portail Public de Facturation (PPF) : c’est une plateforme officielle mise en place par l’administration fiscale. Elle offre les mêmes fonctionnalités que le portail service public, Chorus Pro. De plus, elle jouera un rôle clé dans un autre volet de cette nouvelle loi : l’e-reporting. En effet, le PPF transmettra certaines informations à l’administration fiscale, telles que le montant de la TVA ou le montant de l’opération.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : tout comme le PPF, les PDP pourront transmettre les factures à l’administration fiscale. Elles devront s’immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable.
- Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : ce sont des opérateurs qui joueront un rôle dans la création et la transmission des factures, mais qui ne seront pas officiellement reconnus comme PDP par l’administration fiscale. Il peut s’agir de logiciels de facturation, de gestion commerciale ou de précomptabilité.
Par exemple, l’entreprise émettrice créera ses factures sur un opérateur de dématérialisation. L’OD se chargera de les déposer sur le PPF ou via une PDP. Cette dernière transmettra ensuite les informations à l’entreprise destinataire ainsi qu’au PPF.
En conclusion, à partir de 2024, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre des factures électroniques. Pour cela, elles devront passer par un opérateur de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire.
