En tant que chef d’entreprise, vous souhaitez sûrement réduire vos coûts. Envoyer vos factures par e-mail plutôt que par courrier postal peut être une solution intéressante. Bien que l’envoi de lettres traditionnelles soit courant, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la communication numérique. Et pour de bonnes raisons !
Les avantages de la facturation électronique
Outre la réduction des coûts, l’envoi de factures électroniques présente de nombreux avantages. La rapidité d’envoi en est un. De plus, une facture électronique ne risque pas de se perdre ou d’être endommagée. Un e-mail atteindra toujours son destinataire de manière rapide et sécurisée. De plus, il est possible d’envoyer directement un e-mail à la personne responsable des factures, ce qui n’est pas toujours possible avec une lettre papier. Les factures électroniques permettent également d’économiser de l’espace, puisqu’il n’est pas nécessaire de stocker du papier ou de posséder un fax ou une imprimante.
Cependant, si vous n’avez jamais envoyé de facture électronique, vous hésitez peut-être à franchir le pas. Pas de panique, des modèles sont disponibles pour faciliter cette transition. Dans la suite de cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour envoyer une facture par e-mail, ainsi que des modèles et des conseils pour créer des e-mails professionnels.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est l’envoi numérique d’une facture officielle pour des produits ou services vendus. Elle remplace l’envoi postal. Cette facture contient tous les détails des produits ou services facturés, ainsi que d’autres informations pertinentes telles que la date de prestation des services ou la date d’expédition des produits. Ainsi, le client sait facilement pour quoi il est facturé et quand payer sa facture.
Modèles de factures électroniques
L’utilisation de modèles facilite la création de factures électroniques professionnelles. Voici trois types de modèles d’e-mails que vous pouvez utiliser : le modèle standard, le modèle de suivi et le modèle de facture impayée. Vous n’aurez plus qu’à remplir les champs appropriés et à joindre une version PDF de votre facture à l’e-mail.
Modèle de facture électronique
Objet : Facture [numéro] pour [produits vendus ou services rendus] à régler le [date]
Bonjour [nom du client],
Nous espérons que vous allez bien. Veuillez trouver ci-joint la facture pour [produits ou services]. Cette facture est à régler avant le [date]. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter via [méthode(s) de communication] au [coordonnées].
Merci,
Nom de l’expéditeur et signature e-mail
Modèle d’e-mail de suivi
Objet : Demande de paiement pour la facture [numéro]
Bonjour [nom du client],
Je prends contact avec vous par rapport à la facture [numéro] concernant [produits vendus ou services rendus].
La date d’échéance du paiement est le [date]. Pour plus d’informations, veuillez consulter la facture jointe à cet e-mail.
N’hésitez pas à me contacter en cas de questions concernant cette facture ou sa date d’échéance.
Cordialement,
Nom de l’expéditeur et signature e-mail
Modèle de facture impayée
Objet : Retard de paiement de la facture [numéro]
Bonjour [nom du client],
Nous attendons toujours le règlement de la facture [numéro], dont l’échéance est arrivée à terme le [date d’échéance]. Le paiement a actuellement [x] jours de retard.
Merci de nous faire savoir quand ce paiement sera effectué. Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre service clientèle.
Cordialement,
Nom de l’expéditeur et signature e-mail
