Est-il nécessaire de faire une facture ?
Tout professionnel indépendant engagé dans une activité économique (vente ou prestation de services) envers un autre professionnel doit fournir une facture. Cette facture peut être établie par le vendeur lui-même, par le client (autofacturation) ou par un tiers agissant au nom et pour le compte du vendeur (sous-traitance de facturation), à condition que le vendeur ait accepté et signé un mandat.
Même les auto-entrepreneurs, bien qu’ils bénéficient de dispenses comptables importantes, doivent respecter ces obligations.
Quand faut-il établir une facture ?
La facture doit normalement être générée dès que la vente ou la prestation de services est réalisée, et au plus tard :
- le jour de la livraison des marchandises ;
- le dernier jour de l’exécution du service.
Dans le cas des livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA et des prestations de services pour lesquelles la taxe est autoliquidée par le preneur, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant la livraison de la marchandise ou l’exécution du service.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Les factures destinées aux professionnels doivent inclure les mentions obligatoires suivantes :
- Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services (raison sociale et adresse du siège social pour une société) ;
- Numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur (sauf pour certaines factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros) ;
- Nom, adresse (raison sociale et adresse du siège social) du client ;
- Forme juridique de la société du vendeur ou du prestataire, suivie de sa dénomination sociale ;
- Montant du capital social ;
- Numéro d’identification et mention RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur/prestataire ;
- Informations relatives à l’état de la société (par exemple, “en liquidation” ou “location gérance”) ;
- Numéro de la facture (unique et dans une séquence chronologique et continue) ;
- Date d’émission de la facture ;
- Date de la vente ou de la prestation de services (si différente de la date d’émission) ;
- Quantité et désignation précise de chaque bien livré ou service rendu, prix unitaire hors taxes, rabais, remises ou ristournes acquises ;
- Taux de TVA applicable ou mention d’une exonération le cas échéant ;
- Montant de la TVA à payer ;
- Mention “Autoliquidation” pour les opérations bénéficiant de ce régime ;
- Mention “Autofacturation” lorsque la facture est établie par le client ;
- Date limite de paiement ;
- Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
- Taux des pénalités de retard ;
- Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Sous quel format établir une facture ?
Une facture peut être générée au format papier ou électronique. Elle doit être remise à l’acheteur, même si celui-ci ne la demande pas. Le choix du support initial a des implications sur les modalités de conservation des factures.
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être garanties dès son émission et jusqu’à la fin de la période de conservation. Ainsi, en cas de transmission électronique, il est recommandé d’utiliser une signature électronique “qualifiée” ou un message structuré selon une norme convenue entre les parties.
Note : Une facture initialement conçue sur support papier, puis numérisée et envoyée par courrier électronique, est considérée, sur le plan fiscal, comme une facture papier. Pour qu’elle soit considérée comme électronique, la facture papier numérisée doit être sécurisée par une signature électronique de n’importe quel niveau, et l’émetteur doit conserver la facture dans les deux formats (papier et électronique). Le destinataire sera considéré comme ayant reçu une facture électronique et pourra la conserver sous forme dématérialisée. Cette tolérance était supposée prendre fin le 31 décembre 2014, mais elle a été prolongée :
- jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés et chiffre d’affaires ou total de bilan inférieur à 2 000 000 €) ;
- jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés et chiffre d’affaires inférieur à 50 000 000 € ou total de bilan inférieur à 43 000 000 €) ;
- jusqu’au 1er janvier 2018 pour les ETI (moins de 5 000 salariés et chiffre d’affaires ne dépassant pas 1 500 000 € ou total de bilan ne dépassant pas 2 000 000 €) ;
- jusqu’au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (chiffre d’affaires supérieur à 1 500 000 € ou total de bilan supérieur à 2 000 000 € ou effectif d’au moins 5 000 salariés).
La gestion des factures peut être effectuée directement sur un facturier papier, un tableur ou un traitement de texte, ou à l’aide d’un logiciel de facturation.
Combien de temps faut-il conserver une facture ?
Le vendeur et l’acheteur doivent chacun conserver une copie de la facture pendant au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Cependant, sur le plan fiscal, le délai est de 6 ans. En pratique, il est recommandé de les conserver pendant au moins 10 ans.
En conclusion, l’établissement d’une facture est obligatoire dans les échanges entre professionnels. Une facture doit contenir de nombreuses mentions obligatoires et être conservée pendant au moins 10 ans. Le non-respect des obligations de facturation ou des erreurs dans les factures peuvent entraîner de lourdes sanctions.
