La facturation est un aspect essentiel de votre micro-entreprise et il est important de connaître les règles de création et d’édition des factures ainsi que les informations obligatoires à y mentionner. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment faire une facture conforme à la réglementation.
Le rôle d’une facture pour un auto-entrepreneur
Qu’est-ce qu’une facture ?
- Une facture est un document juridique qui établit les conditions d’une transaction entre un auto-entrepreneur et son client.
- Que vous vendiez des services ou des produits, la facture est à la fois une preuve juridique et un document comptable nécessaire en cas de contrôle fiscal.
- En tant qu’auto-entrepreneur, la facture vous permet également de calculer la TVA ou de justifier votre franchise en base.
La facture, un document obligatoire pour l’auto-entrepreneur ?
- Dès lors qu’il y a une transaction entre vous et votre client, vous êtes tenu de délivrer une facture et de la conserver pendant 10 ans.
- Une facture doit être émise en 2 exemplaires : un pour vous et un pour votre client.
- La présentation de la facture peut varier selon que votre client est un particulier ou un professionnel.
- Ne pas émettre de facture vous expose à une amende pénale pouvant atteindre 75 000 €, en plus d’une pénalité correspondant à la moitié du montant de la transaction.
Auto-entrepreneur : Comment rédiger une facture ?
Il est important de savoir que la forme de la facture est libre. Vous pouvez la créer à partir d’une feuille vierge, l’essentiel étant de l’identifier comme une facture et de la numéroter chronologiquement.
Les éléments indispensables de la facture
Les mentions générales à faire figurer sur ce document
- Votre identification en tant qu’auto-entrepreneur (nom, prénom, nom commercial le cas échéant).
- La mention “Entrepreneur individuel” ou “EI”.
- L’adresse de votre micro-entreprise.
- Le numéro de SIRET ou de SIREN de votre micro-entreprise.
- Pour les artisans : le numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) ainsi que le numéro du département d’immatriculation.
- Pour les commerçants : le numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi que la ville d’immatriculation.
- Pour les activités libérales : vous pouvez simplement indiquer : “Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM”.
Les mentions obligatoires concernant le client de l’auto-entrepreneur
- L’identification de votre client : nom et prénom, dénomination sociale le cas échéant.
- L’adresse du domicile ou, si votre client s’y oppose, du siège social de son entreprise.
- Un moyen de contact : numéro de téléphone ou adresse email.
Les mentions obligatoires relatives au fonctionnement de la facturation de l’auto-entrepreneur
- La date d’émission de la facture : vous pouvez également indiquer la date de livraison de votre prestation ou de votre produit.
- Le numéro de la facture : toutes vos factures doivent suivre une numérotation unique et chronologique. Cette numérotation doit être continue.
N’hésitez pas à rester simple dans la numérotation de vos factures, par exemple en utilisant la date suivie d’une suite chronologique de numéros (ex : 2021-01, 2021-02, etc.). Vous pouvez également indiquer le mois si vous souhaitez être plus précis. En cas de facture comportant plusieurs pages, assurez-vous de numéroter chacune d’entre elles pour éviter tout problème lors d’un éventuel contrôle.
Les autres numérotations à mentionner sur votre facture
- Indiquez le numéro du bon de commande s’il y en a un.
- Si vous avez émis un devis préalablement, mentionnez également son numéro sur votre facture.
- Gardez à l’esprit que le devis ne remplace pas la facture. Bien que le devis ait une valeur juridique dès lors que votre client le signe et l’approuve, il n’est pas obligatoire.
Pour en savoir plus sur le devis de l’auto-entrepreneur, consultez notre article dédié.
La nature de la prestation ou des produits sur la facture
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez décrire précisément la nature de votre prestation. Nous vous recommandons d’être précis dans la désignation de vos produits ou services en indiquant une ligne distincte pour chaque produit ou service.
- Mentionnez la désignation des produits ou services (nom, marque, référence, etc.).
- Précisez la quantité et le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou service.
- Mentionnez les éventuels matériaux et main d’œuvre inclus.
- Si vous appliquez une remise sur un produit ou un service, indiquez-la sous chaque ligne concernée.
Le prix des prestations de l’auto-entrepreneur sur la facture
- Le prix total hors taxes (HT) de la prestation doit figurer en bas de chaque ligne. Il est recommandé de l’indiquer en gras. Si vous n’êtes pas en franchise de TVA, vous devez également indiquer le prix toutes taxes comprises (TTC).
- Les rabais et remises doivent être indiqués. Dans le cas d’une remise de 15 % sur le montant total, par exemple, vous devez l’indiquer en hors taxes (HT) sous le montant total.
- Il est également recommandé d’indiquer les prix en toutes lettres.
- Vous pouvez également mentionner le mode de paiement utilisé pour régler la facture, même si cela n’est pas obligatoire.
La facture de l’auto-entrepreneur : les mentions additionnelles
- Dans le cas d’une facturation à un client professionnel (B2B), ajoutez certaines informations :
- Le délai de paiement et les conditions d’escompte si vous en pratiquez. Si vous ne mentionnez pas la date limite de paiement, la loi impose à votre client de vous régler sous 30 jours à réception de la prestation ou du produit.
- Le taux de pénalité de retard si le client ne vous paye pas dans les délais prévus.
- Le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € : cette indemnité est obligatoire et chaque client qui vous règle après la date limite de paiement est redevable de cette somme en plus du taux de pénalité.
Indiquez sur votre facture : “En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 €”.
Les mentions particulières sur la facture de l’auto-entrepreneur
- Si votre micro-entreprise est tenue de souscrire à une assurance responsabilité civile (RC Pro) ou garantie décennale, mentionnez la dénomination de l’assureur, ses coordonnées et la couverture géographique des garanties.
La facturation de la TVA par l’auto-entrepreneur
- Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, indiquez sous le montant total de la facture : “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
- Si vous n’êtes plus en franchise de base de TVA, vous devrez apporter des modifications à vos factures :
- Ne mentionnez plus “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
- Indiquez votre numéro de TVA, donné par le service des impôts des entreprises (SIE).
- Appliquez la TVA correspondante (généralement 20 %, à vérifier selon votre catégorie de produits).
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la TVA, consultez notre article dédié.
La TVA Intracommunautaire
- Si vous devez vendre des biens ou des services à une entreprise située dans l’Union européenne, vous devrez généralement posséder un numéro de TVA intracommunautaire.
- C’est le service des impôts et des entreprises (SIE) qui vous attribue ce numéro.
- Indiquez votre numéro de TVA intracommunautaire sur votre facture en mentionnant “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Pour en savoir plus sur la TVA intracommunautaire, consultez notre article dédié.
Créer une facture électronique
Bien qu’il soit possible de créer une facture sur papier vierge, il est souvent plus pratique de créer une facture en ligne pour vous et votre client.
- Créez votre facture vous-même ou à l’aide d’un outil dédié. Transmettez le document par email ou par un lien sécurisé.
- Votre client doit attester qu’il a bien reçu votre facture et qu’il l’accepte, par exemple en vous renvoyant un email de confirmation ou en apposant sa signature électronique. Vous devez informer votre client de l’envoi de la facture sous forme électronique.
- Tout comme pour une facture papier, établissez votre facture en 2 exemplaires.
- Conservez votre facture pendant une durée de 10 ans.
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Auto-entrepreneur : puis-je modifier ma facture ?
Il est strictement interdit de modifier une facture déjà éditée. Cependant, en cas d’erreur ou de changement, vous pouvez annuler la facture et en créer une nouvelle avec les modifications nécessaires.
- Vous pouvez lui donner un nouveau numéro qui suit la numérotation précédente, ou utiliser une numérotation alternative (ex : N°10-a pour une facture annulant la facture N°10).
- Indiquez la mention : “Annule et remplace la facture précédente”.
- Ne supprimez pas la facture, même annulée, de votre comptabilité.
- Vous pouvez également créer une “facture d’avoir”, mais cela peut compliquer votre comptabilité.
Le livre de recettes pour auto-entrepreneur
- En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez tenir un livre de recettes à jour (ou un registre des achats) qui contient des informations sur vos transactions.
- Les références de vos factures doivent figurer dans ce livre des recettes.
Les conditions générales de vente de l’auto-entrepreneur
- Vous pouvez indiquer vos conditions générales de vente (CGV) sur votre facture.
- Les CGV sont obligatoires pour certaines activités, comme les prestations de services et la vente de produits.
- Elles constituent une protection supplémentaire en cas de litige entre votre client et votre micro-entreprise.
Auto-entrepreneur : quand transmettre ma facture à mon client ?
- Vous devez transmettre votre facture dès que la livraison a eu lieu ou dès le début de la prestation de service.
- Si vous effectuez une prestation sur une période donnée pour un même client, vous pouvez établir une facturation périodique, par exemple à chaque fin de mois.
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Si vous avez la moindre question ou le moindre doute concernant votre facturation, vous pouvez contacter notre équipe de professionnels.
