La facture est un document essentiel à la fois sur le plan comptable et légal pour régir les échanges entre votre micro-entreprise et vos clients. Il est de votre responsabilité de comprendre les règles relatives à la création et à l’édition des factures, ainsi que les informations obligatoires à y mentionner. Découvrons ensemble comment créer une facture conforme aux normes.
Le rôle d’une facture pour un auto-entrepreneur
Qu’est-ce qu’une facture ?
- Une facture est un document légal qui établit les conditions d’une transaction entre un auto-entrepreneur et son client.
- Que vous proposiez des prestations de service ou des produits, la facture sert de preuve juridique et de pièce comptable justificative, ce qui est essentiel en cas de contrôle fiscal.
- En tant qu’auto-entrepreneur, la facture sert également de support pour calculer la TVA ou pour justifier votre franchise en base.
La facture, un document obligatoire pour l’auto-entrepreneur ?
- Dès lors qu’il y a une transaction entre un auto-entrepreneur et son client, vous êtes tenu de fournir une facture et de la conserver pendant 10 ans.
- Une facture doit être émise en 2 exemplaires : un pour vous et un pour votre client.
- Ce document doit respecter des règles de présentation légèrement différentes si votre client est un particulier ou un professionnel.
- En cas de non-respect de l’obligation d’émission d’une facture, vous vous exposez à une amende pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €. Cette amende peut s’ajouter à la moitié du montant de la transaction concernée.
Auto-entrepreneur : Comment rédiger une facture ?
Sachez tout d’abord que la forme de la facture est libre. Vous pouvez créer une facture à partir d’une feuille blanche, l’essentiel étant de l’identifier comme une facture et de la numéroter chronologiquement par rapport à la précédente.
Les éléments indispensables de la facture
Les mentions générales à indiquer sur le document
- Votre identification en tant qu’auto-entrepreneur (nom, prénom, éventuellement nom commercial).
- La mention “Entrepreneur individuel” ou “EI”.
- L’adresse de votre micro-entreprise.
- Le numéro de SIRET ou de SIREN de votre micro-entreprise.
- Pour les artisans : le numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) ainsi que le numéro du département d’immatriculation.
- Pour les commerçants : le numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi que la ville d’immatriculation.
- Pour les activités libérales : vous pouvez simplement indiquer “Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM”, bien que cela ne soit pas obligatoire.
Les mentions obligatoires relatives au client de l’auto-entrepreneur
- L’identification de votre client : nom et prénom, dénomination sociale le cas échéant.
- L’adresse du domicile ou, si votre client s’y oppose, du siège social de son entreprise.
- Un contact : numéro de téléphone ou adresse e-mail.
Les mentions obligatoires concernant le fonctionnement de la facturation de l’auto-entrepreneur
- La date d’émission de la facture : vous pouvez également indiquer une date de livraison de votre prestation ou de votre produit.
- Le numéro de la facture : toutes vos factures doivent suivre une numérotation unique et chronologique. Cette numérotation doit être continue.
- Par exemple, vous pouvez simplement noter la date suivie d’une suite chronologique de numéros : 2021-01, 2021-02, etc.
- Ajoutez les mois si vous souhaitez être plus précis.
- Enfin, si votre facture comporte plusieurs pages, indiquez le numéro sur chacune d’entre elles. Il est essentiel d’être rigoureux dans la numérotation de vos factures pour éviter tout problème lors d’un contrôle.
Les autres numérotations à mentionner sur votre facture
- Indiquez le numéro de bon de commande s’il en existe un.
- Si vous avez établi un devis au préalable, mentionnez le numéro du devis sur votre facture.
- Attention : le devis ne remplace pas la facture. Bien que ce document acquière une valeur juridique dès la signature et l’approbation de votre client, il n’est cependant pas obligatoire.
Pour plus d’informations, consultez notre article sur les devis pour les auto-entrepreneurs.
La description de la prestation ou des produits sur la facture de l’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez décrire précisément la nature de votre prestation.
- Il est recommandé d’être précis dans la désignation de vos produits ou services et de consacrer une ligne à chaque produit ou service.
- Indiquez la désignation des produits ou services (nom, marque, référence, etc.).
- Précisez la quantité et le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou service.
- Mentionnez les matériaux et la main-d’œuvre fournis le cas échéant.
- Si vous appliquez une remise sur l’un des produits ou services, indiquez-la sous chaque ligne concernée.
Le prix des prestations de l’auto-entrepreneur sur la facture
- Le prix total hors taxes (HT) de la prestation doit figurer en bas de chaque ligne. Il est recommandé de l’indiquer en gras. Si vous n’êtes pas en franchise de TVA, vous devez également indiquer le prix TTC.
- Les rabais et les remises doivent être indiqués. Le cas échéant, indiquez-les en dessous du montant total. Par exemple, si vous accordez une remise de 15 % sur le montant total, indiquez le montant après remise en hors taxes (HT) sous le montant total.
- Indiquez également les prix en toutes lettres.
- Vous pouvez également mentionner le mode de paiement utilisé pour régler la facture (carte bancaire, virement, etc.), bien que cela ne soit pas obligatoire.
Les mentions supplémentaires sur la facture de l’auto-entrepreneur
Ajoutez certaines informations en cas de facturation à un client B2B :
- Le délai de paiement et les conditions d’escompte si vous en pratiquez. Si vous ne mentionnez pas de date limite de paiement, la loi stipule que votre client doit vous régler sous 30 jours à compter de la réception de la prestation ou du produit.
- Le taux de pénalité de retard si le client ne vous paie pas dans les délais prévus.
- Le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € : cette indemnité est obligatoire et chaque client qui paie après la date limite de paiement est redevable de cette somme en plus du taux de pénalité.
Indiquez la mention suivante : “En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 €”.
Les mentions spécifiques sur la facture de l’auto-entrepreneur
- Si votre micro-entreprise est tenue de souscrire une assurance responsabilité civile (RC Pro) ou garantie décennale, mentionnez le nom de l’assureur, ses coordonnées ainsi que la couverture géographique des garanties.
La facturation de la TVA par l’auto-entrepreneur
- Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, indiquez la mention suivante sous le montant total de la facture : “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
- Si vous n’êtes plus en franchise de base de TVA (ce qui peut arriver si votre micro-entreprise dépasse les plafonds de chiffre d’affaires pendant 2 années consécutives), vous devrez apporter des modifications à vos factures :
- Ne mentionnez plus “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
- Indiquez votre numéro de TVA attribué par le service des impôts des entreprises (SIE).
- Appliquez la TVA correspondante (généralement 20 %, mais vérifiez selon votre catégorie de produits).
Pour plus de détails sur le fonctionnement de la TVA, consultez notre article dédié.
La TVA Intracommunautaire
- Si vous devez vendre des biens ou des services à une entreprise située dans l’Union européenne, vous devez généralement posséder un numéro de TVA intracommunautaire.
- C’est le service des impôts et des entreprises (SIE) qui vous attribue ce numéro.
- Indiquez ce numéro de TVA intracommunautaire sur votre facture en utilisant la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Retrouvez ici notre article détaillé sur la TVA intracommunautaire.
Créer une facture électronique
Bien qu’il soit possible d’utiliser une feuille de papier vierge pour créer une facture valide (à condition que toutes les mentions obligatoires y figurent), il est souvent plus pratique pour vous et votre client de créer une facture en ligne.
- Vous pouvez créer votre facture vous-même ou utiliser un outil dédié. Transmettez le document par e-mail ou via un lien sécurisé.
- Votre client doit attester qu’il a bien reçu votre facture et l’accepte, par exemple, en répondant à votre e-mail ou en apposant une signature électronique. Vous devez initialement informer votre client de l’envoi de la facture de manière électronique.
- Tout comme pour le devis, vous devez établir votre facture en 2 exemplaires.
- Conservez votre facture pendant 10 ans.
Découvrez notre outil de création et de gestion de factures sur Espace Auto-entrepreneur.
Auto-entrepreneur : Puis-je modifier ma facture ?
Il est strictement interdit de modifier une facture déjà émise. Cependant, en cas d’erreur ou de changement, vous pouvez annuler la facture et en créer une nouvelle comportant les modifications nécessaires.
Vous pouvez lui attribuer un nouveau numéro qui suit le précédent, ou lui donner un numéro complémentaire. Par exemple, si vous annulez la facture N°10, la facture modifiée peut être numérotée N°10-a.
Indiquez la mention “Annule et remplace la facture précédente”.
Ne supprimez pas la facture, même si elle est annulée, de votre comptabilité.
Vous pouvez également créer une “facture d’avoir”, mais cela peut compliquer votre comptabilité.
Le livre de recettes pour auto-entrepreneur
- En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez tenir un livre de recettes (ou un registre des achats) à jour. Celui-ci contient des informations sur vos transactions.
- Les références de vos factures doivent figurer dans ce livre des recettes.
Les conditions générales de vente de l’auto-entrepreneur
- Vous pouvez mentionner vos conditions générales de vente sur votre facture.
- Les conditions générales de vente sont obligatoires pour certaines activités, telles que les prestations de services et la vente de produits.
- Elles offrent un cadre supplémentaire en cas de litige entre votre client et votre micro-entreprise.
Auto-entrepreneur : quand transmettre ma facture à mon client ?
- Vous devez transmettre votre facture dès que la livraison est réalisée ou dès le début de la prestation de service.
- Si vous effectuez une prestation dans le temps pour un même client, vous pouvez établir une facturation périodique, par exemple à chaque fin de mois.
Pour simplifier vos démarches, n’hésitez pas à utiliser notre service de facturation complet dédié aux micro-entreprises.
Si vous avez la moindre question ou le moindre doute concernant votre facturation, vous pouvez contacter notre équipe de professionnels.
