Une facture professionnelle est un document essentiel pour tout commerçant, artisan ou professionnel libéral. Pour être en bonne et due forme, une facture doit remplir certaines conditions relatives à sa forme, son contenu, son émission et sa conservation. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une facture professionnelle en respectant toutes les exigences et les obligations.
Est-il nécessaire de créer une facture professionnelle ?
Toute personne exerçant une activité économique de manière indépendante (vente ou prestation de services) envers un autre professionnel est tenue de délivrer une facture. Cette facture peut être établie par le vendeur lui-même, par son client (autofacturation), ou par un tiers agissant en son nom et pour son compte (sous-traitance de facturation), à condition qu’un mandat ait été accepté et signé par le vendeur.
Même les auto-entrepreneurs, qui bénéficient de nombreuses dispenses en matière comptable, sont soumis à cette obligation.
Quand créer une facture professionnelle ?
Une facture professionnelle doit être établie dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services, au plus tard :
- le jour de la livraison des marchandises ;
- le dernier jour de l’exécution du service.
Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est autoliquidée par le preneur, la facture doit être délivrée au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la marchandise a été livrée ou le service a été exécuté.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture professionnelle ?
Une facture professionnelle destinée à un professionnel doit comporter les mentions obligatoires suivantes :
- Nom et adresse du vendeur ou du prestataire de services (raison sociale et siège social pour une société)
- Numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur (sauf pour certaines factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros)
- Nom, adresse (raison sociale et siège social) du client
- Forme juridique de la société du vendeur ou du prestataire, suivie de sa dénomination sociale
- Montant du capital social
- Numéro d’identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur/prestataire
- Diverses mentions relatives à l’état de la société (par exemple, “en liquidation” ou “location gérance”)
- Numéro de la facture (chaque facture doit être numérotée de manière unique et selon une séquence chronologique et continue)
- Date d’émission de la facture
- Date de la vente ou de la prestation de services (si différente de la date d’émission)
- Pour chaque bien livré ou service rendu, indication de la quantité et de la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes, ainsi que tout rabais, remise ou ristourne acquis
- Taux de TVA applicable ou mention de l’exonération si applicable
- Montant de la TVA à payer
- Mention “Autoliquidation” pour les opérations bénéficiant de ce régime
- Mention “Autofacturation” lorsque la facture est établie par le client
- Date prévue du règlement
- Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- Taux des pénalités de retard
- Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
Sous quel format émettre une facture professionnelle ?
Une facture professionnelle peut être émise au format papier ou électronique. Elle doit être remise à l’acheteur, même si celui-ci ne la demande pas. Le choix du support initial a un impact sur les modalités de conservation des factures.
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être garanties dès son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ainsi, en cas de transmission par voie électronique, il est recommandé d’utiliser une signature électronique “qualifiée” ou un message structuré conformément à une norme convenue entre les parties.
Remarque : une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée et envoyée par courrier électronique est considérée, du point de vue fiscal, comme une facture papier. Pour être considérée comme une facture électronique, la facture papier numérisée doit être sécurisée par une signature électronique quel que soit son niveau, et l’émetteur doit conserver la facture sous les deux formats (papier et électronique). Le destinataire sera considéré comme ayant reçu une facture électronique et pourra la conserver sous forme dématérialisée. Cette tolérance est applicable jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises, jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME, jusqu’au 1er janvier 2018 pour les ETI et jusqu’au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises.
La gestion des factures peut être effectuée à l’aide d’un facturier papier, d’un tableur ou d’un traitement de texte, ou encore à l’aide d’un logiciel de facturation.
Combien de temps faut-il conserver une facture professionnelle ?
Le vendeur et l’acheteur doivent conserver chacun une copie de la facture pendant au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Sur le plan fiscal, le délai est de 6 ans. En pratique, il est recommandé de les conserver pendant au moins 10 ans.
En conclusion, l’établissement d’une facture professionnelle est une obligation pour tout professionnel. Une facture doit contenir de nombreuses mentions obligatoires et doit être conservée pendant au moins 10 ans. Le non-respect des obligations de facturation, les omissions ou les inexactitudes dans les factures peuvent entraîner de lourdes sanctions.
